Współczesne środowisko biznesowe stawia przed liderami zespołów wiele wyzwań, którym sprostanie wymaga ciągłego doskonalenia kompetencji miękkich i twardych. Wśród umiejętności zasługujących na uwagę znajduje się między innymi delegowanie zadań. Czy ta technika zarządzania jest trudna do wytrenowania? Jak robić to skutecznie? Jakich zasad należy się trzymać, aby osiągać pożądane rezultaty? Dlaczego managerowie powinni szkolić się w tym zakresie? Sprawdź, co warto wiedzieć na temat delegowania zadań, uprawnień i obowiązków – poniżej analizujemy kluczowe aspekty tego ważnego dla każdej organizacji procesu!
Delegowanie zadań – czym różni się od wydawania poleceń?
Proces delegowania zadań polega na zleceniu wykonania konkretnych czynności osobom, które wyrażają taką chęć i mogą to zrobić, dzięki swojemu potencjałowi, talentowi oraz mocnym stronom, jakie posiadają. Celem opisywanego podejścia jest decentralizacja organizacji, jak również zadbanie o nieustanny rozwój osobisty i zawodowy pracowników. W zależności od sytuacji ta strategia może odnosić się zarówno do jednorazowych projektów, jak i do cyklicznie powtarzających się czynności. Istotą jest tutaj przekazanie uprawnień oraz ustanowienie współodpowiedzialności.
Delegowanie zadań należy odróżnić od wydawania poleceń. W tym pierwszym przypadku chodzi przede wszystkim o podział władzy, uprawnień i odpowiedzialności – wyznacza się kierunek, a drogę, którą dojdzie się do tego celu, każdy wybiera sobie we własnym zakresie. To szansa dla pracownika na wykazanie się kreatywnością i zaprezentowanie swych możliwości. Poza tym polecenia wydaje się wszystkim przedstawicielom personelu, natomiast adresatami oddelegowanych czynności (wykraczających poza zakres stanowiska) są wybrane osoby, na których można polegać.
Jakie potencjalne zagrożenia mogą pojawić się w zakresie delegowania zadań? Jednym z nich jest na przykład poczucie niesprawiedliwości wśród współpracowników, którzy nie zostali w ten sposób wyróżnieni przez przełożonego. Istnieje też ryzyko, że oddelegowany projekt będzie wykonany inaczej niż chciał tego lider zespołu. W tym przypadku wiele problemów może wynikać także z niedostatecznego wyjaśnienia szczegółów zadania.
Jakich spraw nie powinno dotyczyć delegowanie zadań?
Jest również kategoria spraw, których dla dobra całego przedsiębiorstwa delegowanie zadań nie powinno dotyczyć. Co znajduje się na tej liście? Można umieścić tu kwestie osobiste, poufne, błahe, nadzwyczajnie trudne, wyjątkowo skomplikowane, o strategicznym charakterze, ryzykowne, nagłe oraz awaryjne. Manager nie może też zrzucać na podwładnego zadań, których po prostu nie chce mu się wykonać.
Delegowanie zadań pracownikom – 7 praktycznych wskazówek
Jakich zasad trzeba się trzymać, aby prawidłowo delegować zadania? Oto reguły, które należy zapamiętać:
1. Zleć realizację danego obowiązku osobie, która będzie w stanie je wykonać.
2. Upewnij się, że delegowana czynność jest zgodna z doświadczeniem, umiejętnościami oraz indywidualnymi zdolnościami konkretnego pracownika.
3. Zdefiniuj kryteria sukcesu, aby było wiadomo, jakie są standardy jakości oraz oczekiwania, a także termin i cel, do którego się dąży.
4. Często rozmawiaj z osobą pracującą nad danym zadaniem w celu rozwiania ewentualnych wątpliwości – udzielanie wsparcia i sprawna komunikacja to podstawa.
5. Regularnie monitoruj postępy i na bieżąco dostarczaj konstruktywny feedback.
6. Zaufaj pracownikom oraz pozwól im działać samodzielnie.
7. Stwarzaj podwładnym przestrzeń do rozwoju wiedzy i umiejętności oraz daj dostęp do niezbędnych zasobów.
Korzyści z delegowania zadań
Wiesz już, czym jest delegowanie zadań. Teraz sprawdź, co zyskasz, przekazując przynajmniej część swoich obowiązków innej osobie. Najważniejsze korzyści to:
· efektywne wykorzystanie posiadanych zasobów,
· optymalizacja procesów w firmie,
· skuteczniejsze zarządzanie czasem i poprawa terminowości,
· przyspieszenie procesu podejmowania decyzji,
· wzrost produktywności całego zespołu,
· rozwijanie umiejętności pracowników i zwiększanie ich zaangażowania,
· zmotywowanie zatrudnionych do osiągania lepszych wyników,
· uniknięcie przeciążenia obowiązkami i związanego z tym wypalenia zawodowego u liderów,
· budowanie zaufania pomiędzy przełożonym a podwładnymi,
· zwiększenie elastyczności podczas organizacji pracy,
· szansa dla managerów na skoncentrowanie na kwestiach priorytetowych.
Deleguj zadania, aby skupić się na tym, co robisz najlepiej!
Widać więc, że delegowanie pojedynczych zadań ma wiele mocnych stron, dlatego po prostu nie opłaca się ignorować tego potencjału. Wręcz przeciwnie, trzeba pełnymi garściami czerpać z wymienionych powyżej atutów, dopasowując to podejście do specyfiki konkretnej organizacji. Właśnie tak postępują mądrzy managerowie, świadomi siły drzemiącej w tym narzędziu. Ty również możesz dołączyć do tego grona. Pamiętaj, że doba ma tylko 24 godziny, a nikt nie ma mocy, żeby się rozdwoić – nie miej obaw, że oddelegowując zdania, pozbawisz się zajmowanego dotychczas stanowiska. Dzięki temu zoptymalizujesz jednak pracę swoją i całego zespołu, oszczędzając sporo czasu, który później przeznaczysz na wykonywanie zadań o większym znaczeniu strategicznym, niż te rutynowe, oddelegowane innym.
W przypadku kierownictwa różnego szczebla sztuka delegowania powinna być stale doskonalona. Oczywiście codzienna praktyka jest ważna, jednak liczy się także wiedza, którą zdobywa się na przykład poprzez uczestnictwo w profesjonalnych szkoleniach poruszających wskazaną tematykę. Specjaliści w tym fachu dzielą się tam swoim doświadczeniem, przekazując wskazówki warte zapamiętania oraz wykorzystania w pracy z podległym sobie zespołem.
SEKCJA FAQ
Co oznacza delegowanie zadań?
Delegowanie zadań w firmie – zgodnie z definicją tego pojęcia, w ten sposób nazywa się technikę zarządzania polegającą na tym, że następuje podział zadań do wykonania poprzez przydzielenie ich innym pracownikom, współdzieląc tym samym odpowiedzialność za ich zrealizowanie. Istotę tej procedury stanowi zaufanie, jakim delegujący obdarza osobę przyjmującą, zlecając czynność, która nie leży w zakresie jej zwyczajowych obowiązków. Wyróżnia się dwa rodzaje delegowania zadań: pionowe (tradycyjne, obowiązujące tam, gdzie obowiązuje ścisła hierarchia) oraz poziome (funkcjonujące najczęściej w zespołach projektowych o niskim stopniu zhierarchizowania). Charakteryzowane podejście generuje wiele korzyści dla całej organizacji, w której zostaje wdrożone. Jednak delegowanie zadań należy odróżnić od wydawania poleceń – są to dwa, całkiem odmienne określenia, definiowane w zupełnie inny sposób. Warto o tym pamiętać w praktyce, aby posługiwać się właściwą siatką pojęciową.
Na czym polega proces delegowania?
Delegowanie obowiązków jest procesem, zatem składa się z kilku etapów następujących po sobie w odpowiedniej kolejności. Kluczowe okazuje się stworzenie systemu organizacji pracy dopasowanego do konkretnej sytuacji. Pierwszy krok, jaki trzeba wykonać, to jasne zdefiniowanie, które czynności służbowe wymagają oddelegowania. Wtedy przychodzi czas na właściwe przyporządkowanie zadań do poszczególnych pracowników, biorąc pod uwagę ich zdolności, doświadczenie, wykształcenie, czy zainteresowania. Osoba przydzielająca powinna przekazać kompletny pakiet informacji na temat tego, co dokładnie trzeba zrobić – pamiętaj jednak, aby delegować zadania, a nie metody ich wykonania. Końcowa faza to weryfikacja poprawności i ocena jakości zrealizowanego zadania oraz udzielenie informacji zwrotnej w tym zakresie.
Co to jest delegowanie uprawnień?
Delegowanie uprawnień sprowadza się do nadania komuś prawa do wykonania jakiejś ściśle określonej czynności. Na jakich poziomach może się ono odbywać? Pierwszy – pełny, drugi – dzielony, trzeci – polegający na zastępowaniu, czwarty – sprowadzający się do instruowania oraz piąty – brak delegowania. Istnieje też sześć stopni delegowania, które wyodrębnił Hanrey Sherman.
