Kolejny rok pracy w komunikacji wewnętrznej zainspirował mnie do opisania jednej z kluczowych umiejętności niezbędnych do pracy w tym obszarze. Poniżej podaję kilka wskazówek, które pomogą zorientować się, na czym polega tworzenie tekstów na potrzeby komunikacji wewnętrznej.
Wpis Moniki sprowokował mnie do krótkiego podsumowania dotychczasowych doświadczeń w kilku różnych organizacjach. Oczywiście każda z nich ma swoją specyfikę i trudno je porównywać 1:1, jednak pewne elementy okazują się stałe, niezależnie od kultury organizacyjnej, i razem składają się na określony charakter komunikacji wewnętrznej. Jednym z jej podstawowych składników jest m.in. tworzenie tekstów firmowych.
PRZECZYTAJ TAKŻE: Nie dajmy sie zwariować »
Jak złapać noworoczny oddech?
Niezależnie od branżowej sezonowości, listopadowo‑grudniowym słowem‑kluczem są święta. Działy sprzedażowe walczą w terenie o to, aby świąteczne promocje stały się prawdziwą bombą, podczas gdy działy wspierające, m.in. personalny czy komunikacji, dekorują biuro… bombkami.
Przede wszystkim pisanie
Każdy, kto sądzi, że praca w komunikacji wewnętrznej polega przede wszystkim na spotkaniach, nieoficjalnych rozmowach na papierosie i trzymaniu ręki na pulsie korytarzowych plotek, jest w błędzie. W przeważającej części dzień osoby odpowiedzialnej za ten obszar wcale nie upływa na kontaktach społecznych, a na tworzeniu tekstów. To właśnie pisanie jest podstawową działalnością – w dobie dominacji komunikacji elektronicznej, kiedy e‑mail, magazyny elektroniczne i media społecznościowe stanowią wiodące źródła informacji, tworzenie tekstów i wypełnianie treściami firmowych kanałów komunikacji należy do głównych zadań komunikacji wewnętrznej.
Oczywiście budowanie relacji jest nie mniej istotne, w końcu to w ten sposób zbierane są najważniejsze, oficjalne i nieoficjalne informacje firmowe, niezbędne do pracy w komunikacji wewnętrznej. Patrząc jednak na czas, jaki poświęca się na bezpośrednie interakcje z pracownikami i pisanie, to drugie jest zdecydowanie dużo bardziej czasochłonne.
Każdy szczegół ma znaczenie
Pisanie na potrzeby komunikacji wewnętrznej, chociaż wykorzystuje również materię języka, znacząco różni się od pracy dziennikarza czy na przykład PR‑owca. W przypadku informacji komunikowanych pracownikom liczy się każdy najmniejszy szczegół, od kwestii pisania „klient” wielką lub małą literą, przez kolejność wymieniania w tekście nazwisk pracowników, po kolor czcionki i szerokość marginesów.
Wypełnianie treściami firmowych kanałów komunikacji to główne zadania komunikacji wewnętrznej
Czytelnicy informacji firmowych są zazwyczaj zaangażowani emocjonalnie w przekazywane treści i nierzadko mają silne poczucie podmiotowości. Skutkuje to udzielaniem natychmiastowej informacji zwrotnej przez pracowników – nawet jeżeli w przesłanym komunikacie pojawiła się niewielka, nieistotna nieścisłość, po dwóch minutach od publikacji specjalista ds. komunikacji wewnętrznej zostanie o niej poinformowany. Niemal pedantyczna dbałość o każdy szczegół, dystans do własnego tekstu, odporność na jego wielokrotne modyfikacje i wprowadzanie do treści wielokrotnych zmian wynikających z wielu, często sprzecznych ze sobą uwag, są koniecznością w codziennej pracy osoby pracującej w komunikacji wewnętrznej.
Zmysł polityczny niezbędny
Teksty firmowe są najczęściej efektem wielopoziomowego kompromisu pomiędzy celami nadawcy (zazwyczaj kierownictwa firmy), oczekiwaniami odbiorców (pracownikami lub ich grupą) a zadaniami i najlepszymi praktykami komunikacji wewnętrznej. Osoba odpowiedzialna za komunikację w firmie przedstawia propozycję działań wraz z treścią konkretnych komunikatów, a następnie na drodze kilkupoziomowych akceptacji, nanoszenia zmian i uwag dopiero powstaje finalna wersja, która zostaje zakomunikowana pracownikom.
Sprawne posługiwanie się piórem, biegłość w tworzeniu tekstów korporacyjnych i znajomość firmowej specyfiki to jednak jeszcze nie wszystko w obszarze komunikacji wewnętrznej. Często sekret powodzenia polega na umiejętności czytania i uwzględniania w działaniach komunikacyjnych nieoficjalnych, ale jakże istotnych zasad gry korporacyjnej obowiązujących w danej organizacji, tzw. office politics, ale to już temat na zupełnie inny wpis...
PRZECZYTAJ TAKŻE: Kto powinien się tym zająć? »
Komunikacja wewnętrzna i jej miejsce w firmie
Powierzyć ją jakiemuś działowi czy stworzyć osobną komórkę?
