Jak zostać mistrzem komunikacji?

Sposób, w jakim komunikujesz się z innymi, może być źródłem twojej przewagi – w firmie, w zespole, na rynku pracy. Jak usprawnić swoją komunikację? Skorzystaj z czterech podpowiedzi.

Nikt nie kwestionuje, że umiejętna komunikacja jest niezbędna do odniesienia sukcesu. Problem w tym, że wiele osób uważa, że komunikuje się na tyle skutecznie, by nie musieć doskonalić się w tym zakresie. Wskazują na to chociażby słynne badania przytoczone w książce The Leader’s Voice Boyda Clarka i Rona Crosslanda. Według nich aż 90% menedżerów wysoko ocenia swoje umiejętności w zakresie komunikacji. Niestety, opinię tę podziela jedynie 30% pracowników.

Wiele osób nieświadomie wciąż popełnia te same błędy komunikacyjne, skazując się na zastój kariery, kiepskie relacje w pracy, frustrację. Jak zostać mistrzem komunikacji?

Oto cztery podpowiedzi, dzięki którym zrewidujesz swój styl komunikacyjny i pozbędziesz się przyzwyczajeń, które mogą negatywnie wpływać na odbiór twoich wypowiedzi.

1. Nie przeceniaj swoich umiejętności

Menadżerowie na komunikację z zespołem i poświęcają codziennie 70‑90% czasu swojej pracy (Effective Leadership is all About Communicating, McGill University). Aby ten czas, nie był stracony, warto weryfikować swoją skuteczność. Sprawdzaj, czy jesteś dobrze rozumiany przez pracowników i doceniaj przy tym rolę aktywnego słuchania. Wydając polecenia, nie zakładaj, że zostałeś świetnie zrozumiany, lecz weryfikuj to, dopytując się, czy wszystko dobrze wyjaśniłeś. Staraj się też przekazywać informacje w możliwie najbardziej jasny sposób.

Proste, zbyt ogólne polecenie typu „Zaktualizuj prezentację na spotkanie z klientem” pozostawia duże pole do interpretacji i rodzi wiele pytań u odbiorcy takiego komunikatu: Czy mam zrobić standardową prezentację i dokleić jeden slajd z ofertą specjalną dla nowego klienta? Czy wystarczy, że zmienię paginację i dane kontaktowe? Czy mam tę prezentację przekazać do zaopiniowania, a  jeśli tak – to kiedy? A może wystarczy, że wezmę ją na spotkanie?

W wydawaniu poleceń ważne jest nie tylko podanie terminu realizacji, ale też szczegółów dotyczących twoich oczekiwań. W przypadku wspomnianej prezentacji możesz np.:

• określić maksymalną liczbę slajdów,

• poprosić o wstawienie 2‑3 slajdów o kontraktach twojej firmy w tej branży,

• zalecić zamieszczenie wypowiedzi ostatniego klienta, który dzięki waszym usługom uzyskał branżową nagrodę,

• ustalić, że chcesz zapoznać się z prezentacją minimum dwa dni przed spotkaniem, by ewentualnie nanieść poprawki.

Z takimi wytycznymi twój pracownik będzie miał większe szanse sprostać twoim oczekiwaniom. Wymaga to jednak od ciebie precyzji i dbałości o werbalizowanie swoich oczekiwań w  sposób konkretny.

2. Zachowaj spójność między tym, co mówisz i jak mówisz

Przyjrzyj się krytycznym okiem swoim wypowiedziom w kontekście postawy, gestów, mimiki. Czy coś zaburza twój komunikat? Czy wszystkie elementy przekazu są zawsze spójne? Czy dbasz o to, by spojrzenie wyrażało to, co słowa, a słowa to, co gesty? Pamiętaj, że za interpretację przekazu nawet w 70% odpowiada nie to, co mówisz, lecz to, w jaki sposób to mówisz. Mowa ciała ma istotne znaczenie przy interpretacji przekazu werbalnego!

• Jeśli chcesz być dla kogoś miły, ale twoje spojrzenie mówi „zejdź mi z drogi”, nie zaskarbisz sobie czyjejś sympatii.

• Gdy bez uśmiechu deklarujesz w poniedziałek, że miałeś wspaniały weekend, a twoje oczy są zapuchnięte od płaczu, wiele osób w openspasie będzie mieć wątpliwości, czy aby na pewno tak było.

• Jeśli na statusie sprzedażowym zapewnisz wszystkich, że masz już w garści klienta, a w tym czasie twoje czoło zaleje pot, a ręce zaczną drżeć, szef nabierze sporych wątpliwości.

• Jeśli twój pracownik zapyta cię o coś ważnego, a ty w pośpiechu skwitujesz to zdawkową odpowiedzią i niezadowolonym wyrazem twarzy, najprawdopodobniej następnym razem nie usłyszysz o ważnym problemie, bo takim spojrzeniem zniechęciłeś go skutecznie do „zawracania ci głowy”.

To tylko kilka przykładów, które obrazują znaczenie mowy ciała. Pamiętaj o niej zawsze, jeśli chcesz wypadać autentycznie w oczach rozmówcy.

3. Nim powiesz coś w emocjach, przemyśl to dwa razy

Emocje często sabotują komunikację. Gdy czujesz, że biorą nad tobą górę, wstrzymaj się z werbalizacją swoich myśli. Nie oznacza to, że masz być konformistą i milczeć w sprawach ważnych, w których być może nie masz decydującego głosu, ale czujesz potrzebę przedstawienia swojego stanowiska. Pamiętaj jednak, aby nie zawsze (i nie ze wszystkimi) dzielić się swoimi przemyśleniami. Zwłaszcza jeśli towarzyszą ci silne emocje, bo: byłeś zaangażowany w projekt, dla ciebie który znaczył wiele; czujesz się pokrzywdzony niesprawiedliwą oceną; ktoś uraził twoje uczucia swoim mało śmiesznym żartem.

Nie chodzi o to, byś nie bronił się przed słownym atakiem i nie dzielił swoimi odczuciami, ale byś w „sytuacjach ryzyka” bardziej świadomie formułował przekaz. To sprawi, że zamiast emocjonalnej odpowiedzi, ustosunkujesz się do sytuacji w sposób stanowczy i profesjonalny. Bez zbędnych ataków, podtekstów i pretensji, które mogą eskalować niekonstruktywny konflikt. Aby to zadziałało, musisz nauczyć się rozpoznawać moment, gdy emocje zaburzają twoją ocenę sytuacji i świadomie kontrolować swoje reakcje.

4. Odkryj moc słów

Choć to zazwyczaj kwestie indywidualne, niemal każdy ma swoje słowa ulubione oraz takie, których nie znosi. Im szybciej nauczysz się słownej instrukcji współpracowników, tym szybciej zyskasz ich sympatię, skuteczniej się z nimi dogadasz i efektywniej zrealizujesz swoje cele.

Wypowiedziane w złym momencie słowa mogą zaprzepaścić – dosłownie - twoją karierę. Tak samo jak wypowiedziane w dobrym momencie mogą ci pomóc z uzyskaniu awansu, podwyżki czy dodatkowego budżetu na realizację projektu. Pewna rekruterka zapytana o to, jaka odpowiedź dyskwalifikuje kandydata, stwierdziła, że najmniejszym uznaniem darzy osoby, które na problemowe pytania odpowiadają „To proste!”. Jej zdaniem w biznesie nie ma rzeczy prostych, a liczba zmiennych, które mogą wpłynąć na rozwiązanie jest tak duża, że takie bezproblemowe podejście do problemu po prostu skazuje na porażkę.

W niektórych firmach negacja jest kulturowo zabroniona. Rozpoczęcie wypowiedzi od „nie” podczas burzliwej dyskusji na temat nowego kluczowego projektu, może nawet zniszczyć wizerunek. Milej widziane jest bycie na „tak”. W ten sposób demonstrujesz, że nie ma dla ciebie rzeczy niemożliwych i że masz mnóstwo energii do działania. Wcale nie chodzi o to, by mimo wielu przeciwskazań realizować plan od początku skazany na porażkę, ale o to, by szukać rozwiązań potencjalnych problemów, a nie od razu zakładać, że projekt i tak się nie uda. Rozpoczynanie komunikatu od „nie” może być zrozumiane jako brak chęci poszukania takich rozwiązań.