Cztery elementy kompleksowej strategii zarządzania danymi

W dzisiejszych czasach chyba nikogo nie trzeba przekonywać, że warto inwestować w rozwiązania do zarządzania danymi. Mówi się, że dane to nowa ropa naftowa, a hasła data‑driven czy data as an asset wielu firmom nie są już obce. Jak to się jednak dzieje, że mimo dużych inwestycji w tym obszarze problemy z danymi tylko rosną?

Wyzwaniem, z którym trzeba się dzisiaj zmierzyć, nie jest przechowywanie i przetwarzanie danych, ale kompleksowa strategia zarządzania nimi. Do niedawna dane były postrzegane jako produkt uboczny procesów biznesowych. Dane udowodniły jednak swoją siłę i organizacje powinny zacząć je traktować zupełnie inaczej.

Dojrzała organizacja jest w stanie prowadzić jednocześnie wiele różnych projektów, podczas których świetnie radzi sobie z zarządzaniem danymi, aplikacjami, budżetem i dostępnymi zasobami. Każdy z projektów realizuje swoje cele i często z większym lub mniejszym poślizgiem dobiega do wyznaczonego celu biznesowego. W związku z tym rodzi się pytanie: po co organizacje potrzebują kompleksowej strategii zarządzania danymi i jakie problemy ona rozwiązuje?

Aby odpowiedzieć na to pytanie, warto wrócić do wizji idealnej organizacji, która realizuje wiele różnych projektów. W praktyce większość z nich korzysta z podobnych danych, jednak bez polityki współdzielenia i polityki związanej z ponownym wykorzystywaniem koszty pracy w pewnym stopniu się dublują. Podczas realizacji projektów użytkownicy biznesowi stykają się z tymi samymi danymi pochodzącymi z różnych systemów źródłowych, jednak występują one w różnych standardach, co powoduje dodatkowe nakłady czasu potrzebne na ich uzgadnianie i weryfikację. Końcowi odbiorcy analiz i raportów natrafiają na niespójności pomiędzy różnymi raportami i nie wiedzą, skąd one wynikają, gdyż żadne ze źródeł nie ma odpowiedniej dokumentacji lub jest ona trudno dostępna.

Na podstawie tych przykładów widać, że wdrożenie kompleksowej strategii zarządzania danymi to przede wszystkim oszczędność czasu, ale też dużo lepsze wykorzystywanie istniejących zasobów każdej organizacji. Wprowadzając odpowiednią kulturę zarządzania danymi, organizacje mają też szansę uniknąć incydentów związanych z bezpieczeństwem danych, które mogą w znaczący sposób nadszarpnąć ich reputację.

Nowoczesne firmy, takie jak Interamerican, który chce zostać w pełni cyfrową firmą ubezpieczeniową, wiedzą, że zaufanie ma ogromne znaczenie w kontekście utrzymania klientów. Firma w ramach wprowadzania strategii zarządzania danymi skupiła się na ładzie danych (ang. data governance), który wiązał się z określeniem właścicieli danych, miejsc przetwarzania danych, analizą ryzyka, a także wprowadzeniem odpowiednich polityk bezpieczeństwa. Firma uznała, że są to kluczowe aspekty, które utwierdzą klientów w tym, że ich dane są bezpieczne.

Kompleksową strategię zarządzania danymi można traktować jak mapę podróży, która usystematyzuje wszystkie aktywności związane z danymi. Dzięki temu każde działanie związane z przetwarzaniem lub analizą danych będzie albo wykorzystywało istniejące elementy, albo dodawało nowe, które będą mogły być w łatwy sposób wyszukane i wykorzystane przez innych. Dodatkowo wszystkie inicjatywy będą prowadzone z poszanowaniem odpowiednich polityk i procedur, co zapewni odpowiedni poziom bezpieczeństwa i zaufania do organizacji.

Kompleksowa strategia zarządzania danymi składa się z 4 kluczowych elementów:

• Pierwszy to identyfikacja. Mówimy tu o procesach mających na celu identyfikację danych oraz ich znaczenia, a także skatalogowanie. Do wsparcia tego celu wykorzystuje się popularne ostatnio katalogi danych (ang. data catalog) spotykane w rozwiązaniach wspierających procesy data governance różnych dostawców.

• Drugi element to przechowywanie i udostępnianie. Głównym celem jest stworzenie takich mechanizmów, które są proste, ale też bezpieczne i dostępne. Tutaj pomocne mogą być mechanizmy wirtualizacji, które umożliwiają udostępnianie danych przechowywanych w różny sposób w jednym miejscu. Warto podkreślić fundamentalną zmianę w podejściu do udostępniania danych. Kluczowe jest wdrożenie przy każdym, nawet jednorazowym procesie udostępniania danych myślenia o reużywalności. Z reużywalnością wiąże się dokumentacja i standaryzacja danych, dzięki czemu każdy kolejny użytkownik może samodzielnie je odszukać i pozyskać.

• Trzeci element to procesy. Procesy mają wspierać indywidualnych użytkowników w samodzielnym pozyskaniu niezbędnych gotowych do wykorzystania danych z różnych systemów. Aby dostać gotowe do wykorzystania dane, użytkownicy muszą mieć swobodny dostęp zarówno do odpowiednich narzędzi, jak i procesów, które je przygotują.

• Ostatni element to ład danych, czyli wdrożenie, komunikowanie polityk i mechanizmów efektywnego wykorzystania danych oraz zarządzanie nimi. W dzisiejszych czasach istnieje zwyczajnie zbyt wiele różnych systemów i źródeł danych, aby jednostki mogły to zapamiętać. Nie powinno być tak, że wiedza o kluczowym zasobie organizacji, jakim są dane, jest przekazywana ustnie pomiędzy indywidualnymi osobami w firmie.

Od czego zacząć? Najlepiej zastanowić się nad silnymi i słabymi stronami istniejącego środowiska danych na poziomie każdego z wymienionych elementów. Następnie należy określić mierzalne i identyfikowalne cele, które usprawnią dostęp do danych i dzielenie się nimi.

Idea kompleksowej strategii zarządzania danymi nie polega na zbudowaniu idealnego rozwiązania, które przewidzi wszystkie możliwe przypadki. Siła tkwi w możliwości jej rozwoju wraz z całą organizacją. Kiedy pojawiają się nowe potrzeby, istniejące mechanizmy powinny potrafić je wykryć. Dodatkowo powinny zostać zidentyfikowane niezbędne zmiany, które należy wdrożyć celem rozwinięcia istniejących procedur czy procesów. Kompleksowa strategia zarządzania danymi to plan działania i postępowania na dzisiejsze i przyszłe potrzeby zarządzania danymi.

Kolejnym krokiem w budowaniu przewagi konkurencyjnej jest wykorzystanie zaawansowanej analityki w kluczowych procesach biznesowych. Dzięki odpowiedniej kulturze danych osadzenie strategii działania na analityce może w krótkim czasie zacząć przynosić wymierne korzyści.