Pierwsze informacje o pandemii wywołały różne reakcje wśród przedsiębiorców. Jedni wpadli w panikę i zaczęli podejmować chaotyczne decyzje, inni zachowali spokój i wrócili do fundamentalnych założeń swoich firm. Prawdą bowiem jest, że – jak mówi chińskie przysłowie – „gdy nadchodzi burza, jedni zamykają okiennice, inni natomiast stawiają wiatraki”.
Minęło ponad pięćdziesiąt dni funkcjonowania firm sektora MŚP w warunkach, których nikt nie przewidział. COVID‑19 zaatakował z olbrzymią siłą nie tylko nasze poczucie bezpieczeństwa, zagroził naszemu zdrowiu, ale również uderzył w niemal każdy obszar biznesu. Miarą tych chwil były chaos, panika i dezinformacja. Takie emocje pojawiły się u większości przedsiębiorców. Niepewność jutra zablokowała strategie i plany biznesowe.
Dziś wszyscy zastanawiamy się, co będzie dalej i jak powinniśmy postępować w tych nowych okolicznościach?
Nie znam firmy, która na wypadek globalnej epidemii miała przygotowany scenariusz antykryzysowy. A jednak byli tacy przedsiębiorcy, którzy – nawet w pierwszych dniach pandemii – nie wpadli w panikę. Dokonali szybkiej analizy, podjęli decyzje strategiczne i z większym lub mniejszym powodzeniem starali się funkcjonować w niepewnej rzeczywistości. To jednak nieliczne przykłady – zdecydowana większość właścicieli firm stanęła w miejscu, czekając na rozwój sytuacji i nie podejmując żadnych decyzji.
Zastanówmy się, na ile wypracowane wcześniej strategie i programy mogą pomóc w obecnej sytuacji? Czy doświadczenia ostatnich tygodni dadzą nam odpowiedź?
Trzy rodzaje zachowań w sytuacji kryzysowej z perspektywy doradcy strategicznego
Pierwsza grupa przedsiębiorców
Reakcja: przedsiębiorcy reagowali bardzo nerwowo, zachowując się jakby wyruszali na wojnę, nie do końca wiedząc, gdzie składowane są broń i amunicja. Zgłaszali doradcom problem i oczekiwali natychmiastowych rozwiązań i decyzji.
Rozwiązanie: przedsiębiorcy, którzy mają strategie rozwojowe lub sukcesyjne firmy, zawsze mogą się do nich odwołać. Dzięki nim znajdują rozwiązania dla pojawiających się wyzwań.
Spora część przedsiębiorców błyskawicznie przypomina sobie bardziej lub mniej odległe działania mające na celu budowę strategii firmy. Około 20% menedżerów korzystających z naszego wsparcia deklaruje, że realizuje te zapisy, działa według planu i potrzebuje jedynie doraźnej, „punktowej” pomocy w podejmowaniu konkretnych decyzji.
Druga grupa przedsiębiorców
Reakcja: ci przedsiębiorcy deklarowali, że strategie ich firm od dawna leżą na dnie szuflady. Dawno do nich nie wracali, ponieważ w czasie koniunktury ich firmy świetnie prosperowały. Najczęściej mówili: „do czasu wybuchu pandemii i paniki z nią związanej wszystko szło świetnie, teraz mamy mnóstwo problemów”.
Rozwiązanie: konieczne jest odszukanie spisanej strategii firmy oraz jej odświeżenie, a następnie przekazanie lub przypomnienie jej założeń pracownikom. Nowo powołani menedżerowie będą potrzebować na to trochę czasu. Aktualne działania powinny być oparte na zdobytej wiedzy i zastosowaniu odpowiedniego scenariusza strategicznego.
Trzecia grupa przedsiębiorców
Reakcja: tych przedsiębiorców kryzys całkowicie zaskoczył. Nie mieli oni realnych planów, sporządzonych analiz i niezbędnych narzędzi. Brakowało im też kompetencji koniecznych do zarządzania, szczególnie w kryzysie.
Rozwiązanie: w tej sytuacji kluczowe jest znalezienie odpowiedzi na poniższe pytania diagnostyczne:
czy firma ma spisany plan rozwoju firmy?;
czy dysponuje opisanymi procesami i procedurami związanymi z zarządzaniem?;
jaki rodzaj strategii realizowała do momentu wybuchu kryzysu?;
czy przeprowadzała test odporności kryzysowej?
Prawdopodobnie większość odpowiedzi na powyższe pytania będzie brzmiała: „myśleliśmy o tym, ale nie mieliśmy czasu”, „dotychczas nie było nam to potrzebne”, „jesteśmy małą firmą, nie słyszeliśmy o tym”.
Po co nam strategia?
Nawet jeśli dotychczas twoja firma nie miała spisanej strategii, nadszedł najwyższy czas, by to zmienić. W pierwszym kroku trzeba się zastanowić, co da się zrobić od razu, które z działań można zaplanować w krótko- i długoterminowej perspektywie. Jeśli twoja wiedza i doświadczenie nie są wystarczające na dzisiejsze kryzysowe czasy, warto skorzystać z pomocy urzędu miasta, Izby Rzemiosła i Przedsiębiorczości, firm konsultingowych. Przy odpowiednim wsparciu łatwiej szukać optymalnych rozwiązań.
Strategia firmy nie zawiera wszystkich możliwych scenariuszy, które mogą się wydarzyć. Należy w niej natomiast określić misję i wizję firmy, cele, plany, oszacować zasoby, założyć horyzont działań. Nawiązując do terminologii wojennej: trzeba mieć przygotowaną broń, zapasy amunicji, kompetentnych żołnierzy oraz świadomych i gotowych dowódców. I co równie ważne – wiedzieć, gdzie jest wróg. Kiedy jest się tak przygotowanym, szanse wygranej znacząco wzrastają.
Statystyki podają, że mniej więcej 10% organizacji wychodzi z globalnych kryzysów znacznie silniejsze, tyle samo bankrutuje. Los pozostałych 80% zależy tylko od rynku. Przy dobrze przygotowanej strategii i realizacji jej założeń, rośnie prawdopodobieństwo znalezienia się w tej pierwszej grupie.
Najważniejsze rady w czasie kryzysu:
✓ Przyjmij postawę lidera - odrzuć postawę „zarządcy folwarcznego”.
✓ Daj szansę pracownikom – odrzuć mikrozarządzanie, deleguj.
✓ Wprowadź środki bezpieczeństwa.
✓ Zrób analizę strategiczną.
✓ Oszacuj ryzyko i dokonaj jego dywersyfikacji.
✓ Zweryfikuj zasoby (materialne, niematerialne, ludzkie).
✓ Określ kierunki działań strategicznych.
✓ Wyeliminuj rutynę.
✓ Systematycznie komunikuj się z klientami, słuchaj ich potrzeb, śledź zmiany rynkowe.
✓ Rozważ możliwości inwestycyjne (w kryzysie znaczna część produktów może być tańsza).
✓ Sprawdź możliwość dostępnego finansowania zewnętrznego.
W ciągu kilkunastu lat współpracy z ponad 200 firmami MŚP otrzymaliśmy tysiące dowodów potwierdzających, że posiadanie strategii rozwoju ma głęboki sens – zapobiega wielu problemom w przedsiębiorstwach, a także umożliwia zwinne i skuteczne działanie w czasie kryzysów.
Aby było to jednak możliwe, niezbędna jest odpowiednia postawa osób zarządzających. Podstawą sukcesu jest bowiem elastyczny i gotowy na działanie lider. Jeśli jest on świadomy dotychczasowych błędów i konieczności ich naprawienia oraz zależy mu na zbudowaniu odpowiedniej strategii firmy, to przy wsparciu rzetelnego partnera kryzys może okazać się szansą na rozwój jego firmy.
