Skuteczna komunikacja interpersonalna w pracy umożliwia wymianę informacji i buduje wzajemne zrozumienie, będąc fundamentem zarządzania oraz współpracy. Każdy biznes tworzą przecież ludzie.
Słabsze wyniki Twojej firmy mogą wynikać z braków komunikacyjnych i stanowić rezultat niewystarczającego zrozumienia procesu biznesowego przez pracowników. Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się, jak powinna wyglądać prawidłowa komunikacja w firmie, jakie są jej elementarne składniki i jak rozwijać swoje kompetencje skutecznego porozumiewania się.
Na czym polega komunikacja interpersonalna w firmie?
Podstawową funkcją jaką pełni komunikacja interpersonalna w firmie jest przepływ informacji. Może odbywać się twarzą w twarz, ale także z użyciem komunikatorów, poczty e‑mail czy stron internetowych. Według firmowej hierarchii zachodzi w dwóch kierunkach – pionowo oraz poziomo. Komunikacja pionowa umożliwia wymianę informacji między podwładnymi a przełożonymi, natomiast komunikacja pozioma polega na przekazywaniu i odbieraniu komunikatów przez pracowników na równorzędnych stanowiskach.
Co wchodzi w skład komunikacji interpersonalnej?
Samo przekazanie informacji nie stanowi komunikacji, jeśli komunikat nie trafi do odbiorcy. W skład komunikacji wchodzi zarówno wysyłanie, jak i odbieranie komunikatu. Jakość i efektywność komunikacji interpersonalnej zależą od skuteczności przekazania informacji, jak i od zaangażowanego słuchania. W kolejnej części artykuły opowiemy, jak najlepiej się komunikować i na co zwrócić szczególną uwagę podczas komunikacji w życiu zawodowym i prywatnym.
Jak mówić, żeby nas zrozumiano?
Przekazywanie komunikatu ma wiele warstw. Pierwszą z nich stanowią słowa, które wypowiadamy. Ich dobór nigdy nie pozostaje bez znaczenia. Konstruuj swoje wypowiedzi precyzyjnie i zwięźle. Pomoże Ci w tym wcześniejsze określenie tego, co i dlaczego chcesz powiedzieć. Dzięki temu przekażesz wszystkie niezbędne informacje oraz wyeliminujesz zbędne szczegóły, które mogłyby odciągnąć uwagę od głównego przekazu.
Druga warstwa komunikatu, choć milcząca, przekazuje najwięcej. Sposób, w jaki się komunikujesz, ma większe znaczenie, niż słowa, które wypowiadasz. Jeśli mówisz o otwartości, ale masz skrzyżowane ramiona lub odwróconą sylwetkę, nie przekażesz swojego komunikatu skutecznie. Zwróć uwagę na sygnały niewerbalne, ponieważ mogą one wzmocnić lub osłabić Twój przekaz.
Skuteczna komunikacja niewerbalna obejmuje:
· odpowiedni ubiór,
· otwartą postawę ciała,
· naturalne gesty,
· utrzymywanie kontaktu wzrokowego,
· energiczność i entuzjazm,
· wyważoną i nieprzypadkową gestykulację.
Jak słuchać ze zrozumieniem?
Większość z nas zapamiętuje mniej więcej połowę tego co usłyszy, a aktywne słuchanie nie jest naszym naturalnym odruchem. Jednak żaden lider nie będzie efektywny, jeśli nie będzie słyszał i rozumiał potrzeb swoich współpracowników. Aktywne słuchanie może znacząco poprawić jakość komunikacji, ponieważ stanowi jej elementarną połowę. Aby nie przeoczyć istotnych szczegółów komunikatu, które mogą być nieocenioną wskazówką w podejmowaniu decyzji, warto szlifować tą umiejętność.
3 techniki, dzięki którym staniesz się lepszym słuchaczem:
1. Przed rozmową przyjrzyj się swoim uprzedzeniom, które pojawiają się na myśl o Twoim rozmówcy. Zwiększysz szanse, że nie zniekształcą one istotnych informacji.
2. Zamiast myśleć o swojej odpowiedzi w czasie wypowiedzi Twojego rozmówcy, skoncentruj się na jej i na przekazywanych przez niego komunikatach. Wycisz umysł, a usłyszysz więcej.
3. Zachęcaj swojego partnera rozmowy do dalszego dzielenia się z Tobą informacjami. Komunikaty podtrzymujące kontakt to: utrzymywanie kontaktu wzrokowego, przytakiwanie, bieżące wyjaśnianie wątpliwości i mimika wyrażająca własną reakcję.
Jaka powinna być prawidłowa komunikacja w firmie?
W wyniku skutecznej komunikacji w firmie pracownicy rozumieją strategię, misję i wizję organizacji, dzięki czemu chętniej angażują się w jej działania. Wzajemne zrozumienie zwiększa poczucie sprawczości w pracy i lojalność wobec siebie nawzajem, zarówno w komunikacji pionowej, jak i poziomej. Skuteczna komunikacja wewnętrzna w firmie przekłada się nie tylko na jej wyniki biznesowe, ale także na jej kulturę organizacyjną, a co za tym idzie – na jej reputację, rotację kadr i szybkość wdrażania innowacji.
Zobacz, jak ICAN Institute pomoże Twojej firmie
Rezultatem zakłóceń w przepływie informacji i dostępie do niej są słabsze wyniki firmy, dlatego warto systematycznie budować świadomość biznesową oraz zachować transparentność w podejmowaniu działań i różnorakich decyzji. Komunikacja na każdym szczeblu jest kluczowa, ponieważ dzięki otwartości możliwe jest szybsze reagowanie na pojawiające się problemy, których nie dostrzeglibyśmy z dystansu.
Jak usprawnić komunikację w organizacji?
1. Zbuduj kulturę otwartej komunikacji
Stwórz przestrzeń do swobodnego dialogu, która umożliwi wymianę informacji w atmosferze wzajemnego szacunku i zaufania – na każdym poziomie organizacji.
2. Wdrażaj dopasowane narzędzia komunikacji
Odpowiednio dostosowane i intuicyjne narzędzia komunikacji wspierają płynny przepływ informacji oraz pozytywnie wpływają na efektywność pracy.
3. Zachowaj spójność w komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej
Autentyczne działania zgodne z deklaracjami wzmacniają wizerunek firmy w oczach obecnych pracowników, a także pozwalają przyciągnąć najlepszych specjalistów.
4. Przygotuj liderów do komunikacji
Wiedza ekspercka nie jest wystarczającym czynnikiem skutecznego przywództwa. Zainwestuj w szkolenia dla menedżerów, aby zapewnić im kompetencje komunikacyjne.
Chcesz poprawić efektywność Twojej organizacji i zbudować otwartą kulturę dialogu?
Zacznij od podniesienia kompetencji komunikacyjnych swoich menedżerów i pracowników. ICAN Institute wesprze Cię w każdym z kluczowych obszarów efektywnego rozwoju biznesu. W ramach szkoleń zamkniętych dla firm tworzymy rozwiązania oparte na najnowszych i najlepszych światowych rozwiązaniach, dopasowanych do lokalnych realiów i celów naszych klientów.
Nasze główne obszary specjalizacji, które poprawią skuteczność komunikacji w organizacji obejmują kształcenie:
· Kluczowych kompetencji menedżerskich, czyli podnoszenie świadomości poprzez diagnozę preferowanych ról oraz stylu przywództwa.
· Kultury i dobrostanu organizacyjnego, tak aby stała się źródłem przewagi konkurencyjnej dzięki nowym nawykom pracy oraz oparciu o inkluzywność, różnorodność i poczucie przynależności.
· Przywództwo i rozwój osobisty lidera, czyli zaawansowana diagnostyka, coaching i mentoring dla wyższej kadry zarządzającej
· Podnoszenie efektywności zespołów, poprzez rozwijanie ich umiejętności komunikacji oraz coaching i zarządzanie talentami.
Chciałbyś dowiedzieć się więcej o współpracy z ICAN Institute w obszarze projektów korporacyjnych?
Dowiedz się więcej o naszych szkoleniach dla zespołów
Twoja firma mierzy się z wyzwaniami, ale nie wiesz, czy współpraca z ICAN Institute odpowie na potrzeby Twojej organizacji?
Porozmawiajmy o rozwoju Twojej firmy
Skuteczna komunikacja w miejscu pracy to jeden z najważniejszych filarów sukcesu organizacji. Dzięki niej pracownicy czują się bardziej zaangażowani, a także mają większe poczucie sprawczości, co przekłada się na ich motywację i lojalność wobec pracodawcy. Nie można jednak zapominać, że skuteczne komunikowanie się to proces, który wymaga ciągłego udoskonalania. Od odpowiednich narzędzi, przez rozwój liderów, aż po spójność działań oraz przekazów wewnętrznych i zewnętrznych – każdy element ma znaczenie. Warto także inwestować w rozwój kompetencji komunikacyjnych w firmie, na przykład poprzez szkolenia, które pomagają liderom i zespołom efektywnie porozumiewać się, budować zaufanie i rozwijać relacje.
