W erze cyfrowej, w której przyszło nam żyć, gdzie wszelakie dane i informacje pochodzące ze sprawdzonego źródła są na wagę złota, umiejętne zarządzanie wiedzą stało się jednym z najważniejszych aspektów działalności współczesnych organizacji. Firmy, które potrafią skutecznie gromadzić, przechowywać i wykorzystywać wiedzę, zyskują przewagę konkurencyjną, przyspieszają procesy decyzyjne i stymulują innowacje. Jednak w miarę jak świat biznesu ewoluuje, tradycyjne metody zarządzania wiedzą często okazują się niewystarczające. W odpowiedzi na dynamiczne zmiany i rosnące wymagania rynku pojawiają się nowoczesne koncepcje zarządzania wiedzą, które w niektórych przypadkach wręcz rewolucjonizują podejście do tej dziedziny. Warto więc nieco bliżej przyjrzeć się najnowszym trendom i technologiom, które kształtują sposób, w jaki organizacje zarządzają swoim intelektualnym kapitałem.
Na czym dokładnie polega zarządzanie wiedzą? Czy jego rosnąca popularność to tylko chwilowy trend, który szybko przeminie, czy też nowa rzeczywistość i realna szansa na rozwój prowadzonego biznesu? Jakie są najbardziej znane modele zarządzania wiedzą? Z jakich narzędzi korzysta się w tym zakresie? O osiągnięciu jakich korzyści można mówić, gdy wdroży się charakteryzowane rozwiązanie? Co w dziedzinie zarządzania wiedzą w organizacji przyniesie przyszłość? W Twojej głowie pojawiło się wiele podobnych pytań? Już teraz sprawdź na nie odpowiedzi, aby dowiedzieć się więcej!
Zarządzanie wiedzą w organizacji – czym jest? Definicja pojęcia
Mianem zarządzania wiedzą (knowledge management) określa się systematyczny proces identyfikacji, gromadzenia, organizowania, przechowywania, udostępniania i wykorzystywania wiedzy i informacji w celu poprawy efektywności operacyjnej, wspierania innowacji i podejmowania lepszych decyzji biznesowych. To pojęcie odnosi się do sytuacji, w której osobiste doświadczenia, kompetencje oraz wiedza poszczególnych członków zespołu do baz danych wspólnych dla całej organizacji. Zarządzanie wiedzą to przykład multidyscyplinarnego podejścia, obejmującego zarówno wiedzę jawną (dokumentowaną, zapisaną w formie danych i informacji), jak i wiedzę cichą (nieformalną, opartą na doświadczeniach, intuicji i umiejętnościach pracowników).
Zarządzanie wiedzą w przedsiębiorstwie – moda czy styl?
Utrzymująca się od pewnego czasu popularność omawianej tematyki sprawia, że pojawiają się uzasadnione wątpliwości co do tego, czy jest to tylko przelotna moda i chwytliwe hasło, czy może należy uznać tę problematykę za standard, który już na dobre wszedł w styl prowadzenia niejednego biznesu. A trzeba wyraźnie podkreślić, że aktualnie świadome zarządzanie wiedzą staje się nieodzownym elementem strategii każdego nowoczesnego przedsiębiorstwa. Taki stan jest pokłosiem tego, że w dzisiejszych czasach mamy do czynienia ze społeczeństwem opartym na wiedzy stanowiącym część składową gospodarki informacyjnej, które docenia rzeczywistą wartość tego czynnika. Widać więc, że zarządzanie wiedzą w organizacji trzeba traktować nie jako modę, która szybko przeminie i ewentualnie powróci po upływie kilku sezonów, tylko trend, który już na stałe wpisał się w sposób funkcjonowania współczesnych mniejszych oraz większych firm, ponieważ jest ważnym źródłem wzrostu.
Zarządzanie wiedzą a budowanie przewagi konkurencyjnej
Należy podkreślić, że racjonalnie realizowane zarządzanie wiedzą w organizacji to podstawowy składnik recepty na sukces w postaci skutecznego zdobycia oraz długoterminowego utrzymania przewagi konkurencyjnej. Firmy, które inwestują własne zasoby (zwłaszcza czas, energię, pieniądze, czy ludzi) w rozwój tego typu systemów zyskują na wiarygodności, są bardziej innowacyjne oraz nabywają cenną zdolność do szybkiego dostosowywania się do zmian rynkowych. Unikalne know‑how pozwala im wyróżnić się na tle innych przedsiębiorstw prowadzących analogiczną działalność. W efekcie widać, że te aktywne w tym obszarze organizacje są lepiej przygotowane do rywalizacji z konkurentami w branży i mogą krok po kroku budować swoją pozycję lidera w danej dziedzinie, ponieważ potrafią przewidywać trendy oraz wręcz natychmiastowo reagować na ewentualne kryzysy, czy zawirowania.
Modele i strategie zarządzania wiedzą w organizacji
Analizując kwestię zarządzania wiedzą we współczesnych przedsiębiorstwach warto nie tylko zwracać uwagę na praktyczne aspekty tego zagadnienia, ale również skupiać się na teoretycznych podstawach, które można uznać za swego rodzaju kierunkowskaz dla dalszych rozważań. Najpopularniejsza klasyfikacja wskazuje na trzy strategie: model procesowy zarządzania wiedzą, model zasobowy zarządzania wiedzą oraz model japoński zarządzania wiedzą. Poniżej prezentujemy krótką charakterystykę każdej z tych technik.
Model procesowy zarządzania wiedzą
Co warto wiedzieć o modelu procesowym zarządzania wiedzą? Pierwsza informacja, jaką trzeba zapamiętać jest taka, że jego twórcami są T. H. Davenport oraz L. Prusak. Druga ważna kwestia wskazuje na to, że w tym przypadku prym wiodą praktyczne doświadczenia. Natomiast proces zarządzania wiedzą w organizacji dzieli się na trzy etapy:
· nabywanie wiedzy, a więc jej tworzenie poprzez doskonalenie zasobów ludzkich,
· dzielenie się skodyfikowaną wiedzą – zarówno wewnątrz organizacji, jak i poza nią,
· przekształcanie posiadanej wiedzy w podejmowane decyzje.
Model zasobowy zarządzania wiedzą
Z kolei model zasobowy zarządzania wiedzą, którego twórcą jest D. Leonard‑Barton ma solidne podstawy i zakłada, że impulsem do prawidłowego funkcjonowania systemu jest istnienie związku pomiędzy następującymi elementami:
· po pierwsze – system zarządzania wiedzą i umiejętnościami pracowników,
· po drugie – eksperymentowaniem,
· po trzecie – przekazywaniem wiedzy,
· po czwarte – wspólnym rozwiązywaniem problemów,
· po piąte – używaniem nowych technologii oraz narzędzi.
Zgodnie z tym modelem powstałym w pierwszej połowie lat 90. ubiegłego wieku to właśnie wiedzę uznaje się za najważniejszy zasób każdej firmy, a jej źródłem może być samo przedsiębiorstwo albo jego otoczenie. Specyficzne dla tego podejścia jest nawiązywanie do tradycji, a nie kierowanie się nowoczesnością.
Model japoński zarządzania wiedzą
A o co chodzi w modelu japońskim zarządzania wiedzą, którego twórcami są I. Nonaka oraz H. Takeuchi? Został on opracowany na początku lat 90. XX wieku i opiera się na tak zwanej „spirali wiedzy”, symbolizującej cykl powtarzających się czterech procesów konwersji wiedzy (socjalizacji, eksternalizacji, kombinacji oraz internalizacji). Model japoński zwraca uwagę na istnienie cichej wiedzy oraz wiedzy formalnej, a także konieczność ciągłego doskonalenia procesu zarządzania tym zasobem firmy. Charakterystyczny element stanowi tutaj przekonanie, że w tworzenie wiedzy powinien być zaangażowany każdy członek zespołu, z tym, że ma pełnić w tym przedsięwzięciu przypisaną sobie rolę. Ta strategia zarządzania wiedzą jest uznawana za jedną z najbardziej nowoczesnych, ponieważ można zauważyć, że jej założenia wybiegają daleko w przyszłość.
Zarządzanie wiedzą w praktyce – najpopularniejsze narzędzia
Chcesz usprawnić przebieg procesu zarządzania wiedzą w organizacji? W tym celu musisz skorzystać z narzędzi, które ułatwią oraz przyspieszą realizację wszystkich zadań, jakie się na niego składają. Na tej liście warto umieścić na przykład repozytoria wiedzy, systemy zarządzania dokumentami (DMS), wewnętrzne bazy danych, platformy do rozdzielania zadań i prowadzenia projektów, komunikatory online, oprogramowania do analizy danych, systemy sztucznej inteligencji, czy aplikacje do tworzenia i przechowywania notatek. Z tych i innych narzędzi korzysta się na różnych etapach zarządzania wiedzą. Przydają się one chociażby w fazie zbierania informacji, co może mieć miejsce podczas spotkań, szkoleń wewnętrznych lub zewnętrznych, czy też być bezpośrednim wynikiem coachingu albo mentoringu. W efekcie powstają namacalne owoce wiedzy, które są zgromadzone w jednym miejscu. Będą to między innymi: procedury działania i instrukcje postępowania w określonych przypadkach, kodeksy najlepszych praktyk, filmy instruktażowe, checklisty albo standardy obsługi klienta.
Który z zaprezentowanych wariantów jest najlepszy? Z wymienionych wcześniej narzędzi do zarządzania wiedzą w przedsiębiorstwie można korzystać łącznie albo wybierać spośród nich tylko pojedyncze rozwiązania, które w danym przypadku sprawiają wrażenie najbardziej trafnych, ponieważ są dopasowane do specyficznych potrzeb organizacji. Dobrym wyjściem okazuje się testowanie po kolei poszczególnych opcji, aby sprawdzić ich skuteczność i znaleźć dokładnie to, czego potrzeba do osiągnięcia zamierzonych rezultatów.
Korzyści wynikające z umiejętnego zarządzania wiedzą
Umiejętne zarządzanie wiedzą przynosi organizacji szereg korzyści, które można zauważyć na wielu poziomach jej działalności. Do kluczowych profitów zalicza się: usprawnienie przepływu informacji pomiędzy pracownikami, skrócenie czasu potrzebnego na wykonywanie pracy, zmniejszenie liczby popełnianych błędów, zwiększenie efektywności procesu decyzyjnego (dzięki możliwości korzystania z doświadczeń innych osób oraz kierowania się wnioskami wynikającymi z przeszłych działań), stymulację innowacji i kreatywności (co sprzyja generowaniu oryginalnych rozwiązań oraz pomysłów na nowe produkty i usługi), wszechstronny rozwój przedsiębiorstwa, zabezpieczenie kapitału intelektualnego przed utratą, zwiększenie konkurencyjności w branży (między innymi poprzez szybsze reagowanie na zmiany rynkowe), redukcję ponoszonych kosztów za sprawą skutecznego gospodarowania dostępnymi zasobami, czy lepsze zrozumienie potrzeb klientów.
Jednocześnie knowledge management jest swego rodzaju poduszka bezpieczeństwa, z której korzysta się w sytuacjach kryzysowych. Widać więc, że wiedza w organizacji to prawdziwy skarb, który trzeba odpowiednio chronić i dystrybuować wśród członków zespołu, aby jak najwięcej z niej czerpać podczas wykonywania obowiązków zawodowych wynikających z zajmowanego stanowiska.
Co się dzieje z wiedzą w organizacji?
Wiedza w organizacji jest żywym zasobem, ponieważ nieustannie się rozwija i zmienia pod wpływem nowych doświadczeń, interakcji międzyludzkich, innowacji oraz adaptacji do zmieniających się warunków rynkowych i technologicznych. Pracownicy zdobywają nowe umiejętności i informacje, które wzbogacają bazę wiedzy organizacyjnej, a współpraca oraz komunikacja między nimi przyczyniają się do ciągłego przepływu i aktualizacji wiedzy. Organizacje uczą się na podstawie swoich doświadczeń, co prowadzi do ciągłego rozwoju i modyfikacji wiedzy, która jest dostosowywana do nowych wyzwań i celów. Ponadto, zarządzanie zasobami ludzkimi wymaga, aby wiedza była zachowywana, przekazywana i aktualizowana, co zapewnia ciągłość operacyjną i zapobiega utracie cennych informacji. Te dynamiczne procesy sprawiają, że wiedza jest żywym, aktywnym zasobem, który wymaga stałego zarządzania i pielęgnacji, aby przynosić korzyści organizacji i wspierać jej rozwój.
Zarządzanie wiedzą a przyszłość
Jak łatwo się domyślić, zarządzanie wiedzą w organizacji, jako kluczowy element strategii biznesowej, będzie ewoluować wraz z postępem technologicznym i zmieniającymi się potrzebami organizacji. Oto kilka przewidywań dotyczących zarządzania wiedzą w perspektywie kilku najbliższych lat:
· wzrost znaczenia sztucznej inteligencji w zakresie dostarczania użytecznych informacji,
· rozwój narzędzi do współpracy i komunikacji online,
· pojawienie się zaawansowanych rozwiązań do analizy danych,
· modernizacja aplikacji i platform opartych na chmurze,
· zastosowanie gamifikacji do mobilizowania pracowników do dzielenia się wiedzą,
· inwestowanie w rozwój umiejętności cyfrowych pracowników.
Przyszłość zarządzania wiedzą będzie zatem w głównej mierze kształtowana przez zaawansowane technologie, które umożliwią bardziej efektywne i intuicyjne zarządzanie informacjami. Organizacje, które będą w stanie zaadoptować te innowacje, zyskają przewagę konkurencyjną, dzięki lepszemu wykorzystaniu zasobów intelektualnych, szybszemu podejmowaniu decyzji i większej innowacyjności. Inwestycje w rozwój kompetencji cyfrowych i nowoczesne narzędzia do skutecznego zarządzania wiedzą będą kluczowe dla sukcesu w nadchodzących latach.
SEKCJA FAQ
Co to jest zarządzanie wiedzą?
Zarządzanie wiedzą to proces systematycznego administrowania informacjami i wiedzą wewnątrz organizacji. Obejmuje gromadzenie, analizowanie, przechowywanie oraz udostępnianie wiedzy pracownikom w celu poprawy efektywności podejmowanych przez nich działań. Metody te pozwalają na lepsze wykorzystanie dostępnych zasobów intelektualnych i doświadczeń zdobytych przez firmę na przestrzeni lat.
Jak przebiega proces zarządzania wiedzą w organizacji?
Zarządzanie wiedzą w organizacji to proces składający się z kilku etapów. Choć wiele zależy od przyjętej strategii, charakteru działalności przedsiębiorstwa, czy specyfiki branży, można wskazać, że w każdym przypadku za najważniejsze uznaje się następujące fazy: zidentyfikowanie istotnych źródeł wiedzy, nabywanie wiedzy poprzez naukę, zbieranie informacji, tworzenie raportów, instrukcji, schematów działania i procedur, organizacja wiedzy (klasyfikacja i porządkowanie zebranych danych), zabezpieczenie wiedzy w łatwo dostępnych bazach danych, udostępnianie wiedzy, wykorzystywanie zgromadzonej wiedzy do rozwiązywania problemów i usprawnienia procesów, ciągłe aktualizowanie i rozwijanie baz wiedzy oraz monitorowanie i ocena skuteczności procesu zarządzania wiedzą, a potem wprowadzanie ewentualnych usprawnień.
Jakie są modele zarządzania wiedzą?
Wyróżnia się trzy podstawowe modele zarządzania wiedzą w organizacji: model japoński, model zasobowy oraz model procesowy.
Jakie są cele zarządzania wiedzą?
Za najważniejsze cele zarządzania wiedzą (knowledge management) uznaje się: tworzenie, gromadzenie i porządkowanie wiedzy oraz zapewnianie jej sprawnego przepływu, stymulowanie innowacji poprzez wymianę pomysłów, budowanie przewagi konkurencyjnej oraz zapobieganie utracie kluczowych informacji, co ma znaczenie zwłaszcza w obliczu zmian kadrowych. Te cele mogą więc mieć charakter taktyczny, operacyjny lub strategiczny.
Co daje zarządzanie wiedzą w organizacji?
Najważniejsze korzyści, jakie przynosi umiejętnie realizowane zarządzanie wiedzą i racjonalne wykorzystanie dostępnych zasobów to na przykład: wzrost kreatywności i wydajności, skrócenie czasu poświęcanego na podejmowanie decyzji, brak problemów z dublowaniem zadań, osiąganie lepszych wyników, ubogacenie kultury organizacyjnej, wyróżnienie się na tle konkurencji oraz zmniejszenie kosztów za sprawą wykorzystywania już istniejących rozwiązań.
Jakie są rodzaje wiedzy?
W zależności od przyjętych kryteriów wyróżnia się różne rodzaje wiedzy. Jeden z najczęściej stosowanych podziałów wskazuje na wiedzę ogólną oraz ekspercką, często mówi się też o wiedzy użytecznej i bezużytecznej. Istnieje także wiedza ukryta (cicha) oraz dostępna (formalna), jak również wiedza ezoteryczna (tajemna, przeznaczona dla ograniczonego grona wtajemniczonych) oraz egzoteryczna (powszechna, dostępna dla każdego).
