Każdy, kto w swojej pracy ma do czynienia z różnego rodzaju negocjacjami handlowymi, zawieraniem kontraktów, przetargami, zarządzaniem zespołem, planowaniem mniejszych, bądź większych inwestycji, z całą pewnością wie, jak ważne są tego rodzaju rozmowy, skuteczność wypracowywania jak najlepszych rozwiązań, zawieranie kompromisów, czy planowanie strategii korzystnych dla każdej ze stron. Obszary negocjacji mogą być bardzo szerokie i naprawdę różne. Zarówno w ważnych biznesowych sprawach, jak i w codziennej pracy z ludźmi, a nawet w życiu prywatnym, umiejętność skutecznych i efektywnych negocjacji to ważna kompetencja, często wręcz na wagę złota, bardzo przydatna tak w życiu osobistym, jak i służbowym. Dlatego zapraszamy na mały poradnik, w którym omówimy, jak dobrze negocjować, jakie zasady negocjacji obowiązują przy tego typu rozmowach i jak się do nich świetnie przygotować.
Negocjacje w biznesie
Na początek spróbujmy krótko odpowiedzieć sobie na pytanie: czym tak właściwie są negocjacje? Najprościej mówiąc, pojęcie negocjacji jest to pewien proces, czynność, podczas której dwie strony spotykają się ze sobą i próbują dość do porozumienia – najlepiej takiego, które dla obu z nich będzie w jakiś sposób korzystne i satysfakcjonujące. Ich interesy mogą być zbieżne i spójne (wtedy negocjacje z założenia będą przebiegały szybciej oraz sprawniej), ale mogą być również ze sobą sprzeczne (w takim przypadku wypracowanie akceptowalnego dla obu stron kompromisu nie zawsze jest łatwe, ale tak czy tak, powinno stać się priorytetem). Skuteczne negocjacje na ogół obejmują długi proces – często, aby dojść do konsensusu w danej kwestii, konieczne jest umówienie nie jednego, ale kilku spotkań. W sferze biznesowej najczęściej z tym tematem spotykamy się w sytuacjach takich jak negocjacje z klientem (dotychczasowym albo potencjalnym), zawieranie umów, różnego rodzaju transakcji, ustalanie zasad dalszej współpracy.
Rodzaje negocjacji
Negocjacje biznesowe, czyli takie na płaszczyźnie służbowej, można podzielić na 3 podstawowe kryteria:
1) Negocjacje zwyczajne – tego typu negocjacje dotyczą na ogół wewnętrznego życia firmy, ustaleń lub rozwiązywania zaistniałych problemów, na przykład w odniesieniu do kwestii urlopowych, godzin pracy, wynagrodzenia, obowiązków na danym stanowisku.
2) Negocjacje handlowe – tutaj mamy do czynienia ze sferą typowo biznesową – pozyskiwaniem nowych klientów, braniem udziału w przetargach, podpisywaniem kontraktów.
3) Negocjacje prawne – tyczą się spraw oficjalnych, odwołujących się do aktualnie obowiązujących przepisów i norm prawnych.
Kryteria oceny negocjacji
Choć ostateczny efekt negocjacji może być dla każdej ze stron mniej lub bardziej zadowalający oraz oceniony w sposób subiektywny, warto znać ogólne kryteria oceny negocjacji, które mogą okazać się pomocne przy podejmowaniu różnego rodzaju decyzji. Jak prowadzić negocjacje? Czym się kierować podczas takich rozmów? Często wyróżnia się trzy podstawowe normy: rozsądek, sprawność oraz konstruktywność:
- rozsądek – w przypadku skutecznych negocjacji to właśnie zdrowy rozsądek i ocena danej sytuacji „na chłodno” powinny grać kluczową rolę. Nie ma tutaj miejsca na uleganie emocjom, impulsywne, a w efekcie często niezbyt profesjonalne zachowania. Warto zastanowić się, czy ostatecznie wypracowane rozwiązanie jest rozsądne. Co to jednak w praktyce oznacza? Obie strony powinny być choć w pewnym stopniu zadowolone i uzyskać wymierne korzyści. Efekt negocjacji, który udało się osiągnąć, musi być także zgodny z obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami moralnymi, w poszanowaniu i uwzględnieniu interesów szerszej społeczności oraz otoczenia, którego pośrednio lub bezpośrednio będzie on dotyczyć.
- sprawność – negocjacje powinny być przeprowadzane w odpowiednim czasie, efektywnie i wydajnie, bez narażania danego przedsiębiorstwa na niepotrzebne straty.
- konstruktywność – przy prowadzeniu negocjacji ogromną rolę odgrywa nie tylko sam efekt końcowy i wypracowany kompromis, ale również dbałość o zachowanie dobrych, życzliwych i profesjonalnych relacji pomiędzy stronami. Warto wziąć pod uwagę nie tylko obecne kwestie, ale również spojrzeć przyszłościowo, zwłaszcza jeżeli z danym partnerem biznesowym planujemy również dalszą współpracę.
Strategie negocjowania
Style i techniki negocjacji, a także typy negocjatorów i typy negocjacji mogą być różne**.** Warto poznać kilka podstawowych strategii negocjowania, aby wybrać dla siebie te najbardziej odpowiednie:
- unikanie – polega na niedopuszczaniu do sytuacji negocjacyjnych oraz konfliktowych,
- łagodzenie – znaczne ustępstwo na rzecz drugiej strony negocjującej kosztem własnych założeń i interesów,
- kompromis – wypracowanie tak zwanego „złotego środka”, gdzie obie strony wypracowują rozwiązanie, które przynosi im obopólne korzyści, przy jednoczesnym pójściu na pewne ustępstwa w negocjacjach,
- dominacja – wywieranie dużego nacisku i próba przeforsowania swojej racji i własnych celów biznesowych nawet kosztem zaufania i wspólnej relacji,
- kooperacja – negocjacje kooperacyjne to próba maksymalizacji jak najlepszego zrealizowania interesów i założeń obu negocjatorów.
Łatwo zauważyć, że najbardziej pożądane strategie negocjacyjne, które pozwalają osiągnąć dobre efekty negocjacji, a jednocześnie zachować dobre stosunki ze swoim rozmówcą, będzie to chęć próby podjęcia kompromisu oraz kooperacji. Strategie opierające się na wycofywaniu się i unikaniu mogą w efekcie sprawić, że nie osiągniemy choćby minimum spodziewanych i zaplanowanych założeń, natomiast zbytnia dominacja, choć może okazać się owocna i przynieść nam świetne efekty w obszarze własnych celów, jest strategią jednocześnie bardzo ryzykowną, ponieważ może skutkować zerwaniem porozumienia i osłabieniem wzajemnych kontaktów.
Prowadzenie negocjacji to proces nie zawsze łatwy i przyjemny, jednak przy odrobinie dobrej woli można się tego nauczyć. Istnieją nawet specjalne kursy i szkolenia pomagające zwiększyć swoje kompetencje i umiejętności w tym zakresie, poznać różne przydatne i skuteczne style negocjowania i sposoby negocjacji, metody i techniki negocjacyjne. Prowadzenie negocjacji
Zasady w negocjacjach
Kolejne pytanie, na które warto sobie odpowiedzieć w tym temacie, to zasady prowadzenia skutecznych negocjacji, których warto, a nawet powinno się bezwzględnie trzymać. Przede wszystkim należy z szacunkiem i pełnym profesjonalizmem odnosić się do drugiej strony, nawet jeżeli jej zdanie jest zupełnie sprzeczne z naszym punktem widzenia, intencjami i rezultatem, który pragniemy osiągnąć. W sytuacji, gdy zmuszeni jesteśmy pójść na pewne ustępstwa (co jest rzeczą całkowicie naturalną i najczęściej będzie, w mniejszym bądź większym stopniu, miało miejsce), warto mimo wszystko nie okazywać słabości, ustępować raczej powoli i stopniowo, bez zbyt dużego przekraczania przyjętych wcześniej dla siebie założeń i granic.
Warto wypracować sobie pewien balans, który polega na chęci zawarcia porozumienia, przy jednoczesnym zachowaniu dla siebie przynajmniej minimum zaplanowanych korzyści i celów. Polecamy także otwartą, elastyczną postawę – często druga strona może mieć istotnie ciekawe, obopólnie korzystne i warte rozważenia pomysły. Nie warto natomiast posiłkować się groźbami ani sięgać po inne agresywne werbalnie środki.
Etapy negocjacji w biznesie
Warto wiedzieć, że efektywne negocjacje można podzielić na kilka poszczególnych, łatwych do wyodrębnienia etapów. Ich znajomość może okazać się pomocna przy przygotowaniach i planowaniu ważnych rozmów czy to na polu biznesowym, czy to prywatnym.
1) Przygotowanie – pierwszy etap powinien mieć miejsce jeszcze zanim dwie strony spotkają i skonfrontują się ze sobą. Często mówi się, że dobre przygotowanie do negocjacji to już połowa sukcesu, dlatego zdecydowanie warto wziąć sobie tę radę do serca i przyłożyć się w 100% do planowania negocjacji, jeszcze zanim faktycznie się one odbędą.
W jaki sposób przygotować się do negocjacji?
W jaki sposób się do tego zabrać? Jak przygotować się do negocjacji? Przede wszystkim kluczowe jest odpowiednie podłoże merytoryczne – warto zaplanować, a nawet rozpisać sobie w punktach, co chcemy powiedzieć, jakie są nasze założenia, najważniejszy dla nas przedmiot negocjacji, w przypadku jakich kwestii jesteśmy w stanie pójść na ewentualne ustępstwa, a w jakich ważne jest dla nas, by mimo wszystko jednak obstawać przy swoim. Warto popracować także nad swoimi umiejętnościami miękkimi – pewnością siebie, empatią, inteligencją emocjonalną, odpowiednią mimiką, modulacją głosu, postawą ciała. Nie bez znaczenia są także takie, wydawałoby się może mało istotne i przyziemne rzeczy, jak na przykład odpowiedni, elegancki strój, miejsce i czas spotkania.
Najlepiej przygotować sobie także w głowie wszelkie możliwe scenariusze – wtedy nic nas nie zaskoczy i bez względu na odpowiedź, czy reakcję drugiej strony, będziemy wiedzieć czy jest to dla nas akceptowane, czy też nie. Łatwiej będzie nam także wybrnąć z trudnej sytuacji, czy też odpowiedzieć na trudne pytania. Staranne zaplanowanie przebiegu negocjacji zdecydowanie pomoże nam uniknąć niepotrzebnych nerwów oraz stresu. A dzięki temu będziemy prezentować się o wiele bardziej przekonująco i profesjonalnie.
Jak napisać scenariusz negocjacji?
Oczywiście można stworzyć dla siebie przykładowy scenariusz, tak zwany plan negocjacji. Warto zawrzeć w nim takie elementy jak: konkretne własne argumenty oraz spodziewane kontrargumenty drugiej strony. Jeśli chcemy maksymalnie dobrze przygotować się do trudnych negocjacji lub po raz pierwszy będziemy brali udział w tego typu rozmowach, możemy również poćwiczyć „na sucho” przebieg planowanego spotkania – na przykład z zaufaną osobą, czy też w pojedynkę, na przykład nagrywając samego siebie, dzięki czemu zyskamy świetną bazę do pracy nad sobą – zauważymy swoje ewentualne niedociągnięcia i rzeczy, nad którymi warto byłoby jeszcze popracować, czy to merytorycznie, czy też w odniesieniu do modulacji głosu, czy odpowiedniej postawy ciała.
2) Rozpoczęcie – faktyczne rozpoczęcie negocjacji to już etap, w którym spotykają się ze sobą obie strony. Zwykle najpierw ma miejsce przestawienie się uczestników oraz omówienie planowanego przebiegu rozmów, a następnie wyodrębniony zostaje główny temat spotkania, cele negocjacji i ich zakres oraz przedstawienie wyjściowych poglądów obu negocjatorów.
Od czego zacząć negocjacje?
Poza oczywistymi kwestiami, jak powitanie i okazanie zainteresowania oraz szacunku drugiej stronie, ważne jest także zadbanie o wywarcie jak najlepszego pierwszego wrażenia. Warto dodatkowo poszukać wspólnego gruntu – czegoś, co ułatwi zawarcie pierwszej nici porozumienia. Przez chwilę można porozmawiać na mniej zobowiązujące, wprowadzające tematy, czyli przeprowadzić tak zwany „small talk” na temat pogody, warunków drogowych, a dopiero w kolejnym kroku przejść do faktycznego tematu spotkania – pomoże to przełamać pierwsze lody, zapoznać się ze sobą i dowiedzieć o sobie czegoś więcej, zwłaszcza jeżeli jest to na przykład nasz nowy potencjalny partner biznesowy, czy też klient, z którym dotychczas nie mieliśmy jeszcze wcześniej do czynienia.
3) Właściwe negocjacje – tutaj ma miejsce przedstawianie kolejnych propozycji jednej oraz drugiej strony wzajemnie konwersujących osób, argumentowanie, odrzucanie i aprobowanie kolejnych pomysłów i założeń. Pierwsza propozycja z reguły zawsze zostaje odrzucona, ponieważ dba o interesy głównie jednego negocjatora. Kolejne to zazwyczaj mniejsze i większe ustępstwa i próby osiągnięcia satysfakcjonującego dla obu stron kompromisu.
Na czym polega proces negocjacji?
Krótko mówiąc, jest to spotkanie (najczęściej formalne, czyli biznesowe, ale może być również nieformalne – prywatne), w którym jego uczestnicy (dwie strony, ale nie oznacza to, że muszą to być dwie osoby, może być ich również więcej), którzy prezentują odmienne stanowiska w danym temacie, próbują wzajemnie przekonać się do swoich racji, dążąc jednocześnie do satysfakcjonującego dla obu stron kompromisu, pozwalającego na osiągnięcie porozumienia w danym temacie. W sferze biznesowej negocjacje często kończą się nawiązaniem wzajemnej współpracy, podpisaniem umowy, kontraktu i tym podobne. Kompromis w negocjacjach powinien być celem, do którego obie strony starają się dążyć.
4) Zakończenie negocjacji – w którym momencie można uznać, że negocjacje można określić jako zakończone? W momencie dojścia do wzajemnego konsensusu lub zerwania negocjacji, jeśli obie strony, mimo szczerych chęci, nie będą w stanie dogadać się ze sobą i wystąpi niemożność uzgodnienia stanowisk. W takiej sytuacji zawarcie umowy/kontraktu niestety nie dojdzie do skutku. A w przypadku, gdy mowa o sytuacji konfliktowej, nie będzie ona rozwiązana. Oczywiście można ustalić termin kolejnego spotkania i dalszych negocjacji, jeżeli jest taka potrzeba i szansa na dojście do porozumienia w przyszłości.
Wszelkie ustalenia oraz warunki ich realizacji należy sporządzić na piśmie. Często przygotowuje się tak zwany protokół końcowy. Ustalenia wyłącznie ustne często nie są wiążące i nie dają nam gwarancji, że zostaną dotrzymane, dlatego lepiej unikać wyłącznie takiej formy negocjacji.
