Nowa rzeczywistość, nowy model pracy

Prawie co trzecia firma postrzega inteligentne technologie jako jeden z głównych czynników decydujących o wyborze lokalizacji na swoje nowe biuro. Tak było jeszcze kilka miesięcy temu. Przed pandemią, maskami, rękawiczkami i koniecznością zachowania dwóch metrów dystansu pomiędzy ludźmi. Jak będzie wyglądał powrót do pracy w biurach? Jak zmienią się oczekiwania firm wobec przestrzeni biurowej i nowych technologii?

W kwietniu tego roku firma Colliers przeprowadziła badania wśród największych najemców, sprawdzając, jakie są ich przewidywania dotyczące przyszłości rynku biurowego. Wyniki wskazują, że ponad 50% respondentów nie spodziewa się zmian w obszarze zainteresowania powierzchnią biurową. Jedna trzecia pytanych uznała, że popyt spadnie, a ok. 12% prognozuje wzrost.

Home office zdało egzamin

Bardziej jednomyślni są najemcy w kwestiach negocjacji stawek najmu. Wraz z ograniczeniem skali biznesu wiele firm, szukając oszczędności, już podjęło kroki w celu renegocjowania umów najmu. Liczne analizy pokazują, że w nowej pokoronawirusowej rzeczywistości najemcy będą z większą rozwagą inwestować w wynajmowaną powierzchnię. W wielu przypadkach praca zdalna się sprawdziła.

Pracownicy szybko zaadaptowali się do nowych warunków wymagających większej elastyczności. Z drugiej strony biura udowodniły swoją wartość, a pracownicy docenili, czym są komfortowe warunki pracy – możliwość wykonywania obowiązków w skupieniu i ciszy, przy stabilnym łączu internetowym i – co najważniejsze – wśród ludzi. Praca zdalna pokazała, jak wielka wartość płynie ze spotkań bezpośrednich, jak ważne są praca zespołowa, burze mózgów twarzą w twarz, szansa na omówienie projektów w grupie, przy obserwacji nierozpikselowanej mowy ciała. W tym kontekście biura zyskują, potwierdzając, że są nam potrzebne. Co zatem się zmieni?

Zmiana modelu pracy

Na pewno zmieni się model pracy i przywiązanie do biurka. Nie każdy musi codziennie pracować z biura, niekoniecznie też między 9 a 17. Firmy funkcjonujące do tej pory w tradycyjnym formacie, w którym każdy pracownik miał własne biurko, będą musiały przestawić się na nowe tory. Czas na zasadę czystych biurek i desk sharingu. Mniej gabinetów zarządowych i dla kadry menedżerskiej, więcej zróżnicowanych salek konferencyjnych i pokojów do cichej pracy. Mniej powierzchni, ale lepsze jej zorganizowanie zgodnie z jej funkcją i docelowym przeznaczeniem. Czy w czasach zmian znajdzie się miejsce dla nowych technologii?

W pragmatycznym podejściu do wyposażenia biura firmy będą szukały narzędzi, które pomogą im je wdrożyć i ułatwią codzienne zarządzanie powierzchnią. Oto przykład kilku rozwiązań technologicznych, których będą potrzebowały.

Rozwiązania dla pracownika:

• Aplikacja do rezerwacji biurek i sal konferencyjnych Przy mniejszej liczbie biurek niż pracowników przydatne okażą się narzędzia, które pozwolą zdalnie sprawdzić dostępność i zarezerwować miejsce pracy. Ich zaletą będzie z pewnością wykorzystanie informacji w czasie rzeczywistym, czy dane miejsce, sala są faktycznie zajęte, czy może zostały zarezerwowane w systemie, ale ostatecznie nikt się w nich nie pojawił. Dzięki temu system będzie na bieżąco aktualizować dostępność stanowisk pracy, a pracownicy nie będą marnować czasu, jadąc do biura na próżno.

• Aplikacja do kontroli warunków środowiskowych Klimatyzacja, oświetlenie, audio/wideo, rolety – to tylko część komponentów środowiska biurowego, które mają wpływ na osobiste poczucie komfortu. Zwłaszcza w czasach pandemii, pracując w zaciszu własnego domu, każdy stworzył sam swoje osobiste stanowisko pracy. Ludzi przyzwyczaili się do tego, że mają możliwość kreowania go po swojemu, uchylając okno, kiedy brakuje im świeżego powietrza, zasłaniając lub odsłaniając zasłony, gdy do pokoju wpada za mało lub za dużo światła. Zabierając pracownikom ich biurko, organizacja tym bardziej musi umożliwić im dostosowanie przestrzeni do ich potrzeb.

• Funkcja – lokalizuj i znajdź drogę Wpadając do biura od czasu do czasu, pracownicy będą dłużej uczyć się jego topografii. Im większe biuro, tym trudniej będzie im odnaleźć konkretną salkę konferencyjną, zwłaszcza jeśli korzystają z niej sporadycznie. Przydatną funkcją może być nawigacja wewnątrzbudynkowa. System zlokalizuje położenie danej osoby i wskaże jej drogę do miejsca spotkania. Opcja lokalizacji może również posłużyć do nadawania uprawnień użytkownikowi. Dzięki temu pracownik wkraczając w strefę swojej rezerwacji, automatycznie będzie mógł nią sterować, np. dostosowując oświetlenie do charakteru spotkania (prezentacja, spotkanie kreatywne, praca własna).

Rozwiązania dla pracodawcy:

• Zdalny system sterowania w chmurze Okres izolacji udowodnił, jak ważnym aspektem systemów budynkowych jest możliwość zdalnego zalogowania się do nich, np. za pomocą aplikacji webowej. Nie trzeba jechać na miejsce, aby sprawdzić status działania klimatyzacji czy systemu oświetlenia. Można to zrobić z każdego miejsca i podjąć w razie potrzeby działania naprawcze, bez konieczności obecności w biurze. Wystarczy dostęp do panelu administratora.

• System do kontroli zajętości powierzchni biurowej Do tej pory najczęstszą metodą weryfikacji zajętości biura były badania przeprowadzane raz na jakiś czas przez firmę zarządzającą powierzchnią. Bardzo często polegały one na liczeniu osób przebywających w biurze przez kilku pracowników, którzy notowali, ile osób o danej porze znajduje się w pomieszczeniu. Wyniki takiego ćwiczenia były obarczone dużym błędem, ale pozwalały na określenie pewnych trendów. Jednak w czasach maksymalizacji wykorzystania każdego metra kwadratowego biura i braku przypisania biurek do pracowników takie metody nie znajdą już zastosowania. Niezbędny będzie system, który pozwoli na analizę zajętości biura w czasie rzeczywistym – agregujący dane za wskazany okres, określający godziny szczytu obłożenia i, co najważniejsze, dostarczający wiarygodnych informacji.

Czas na dyskusje i analizy

Powyższe przykłady to tylko część aplikacji i systemów, które znajdą zastosowanie w nowych realiach biznesowych. Ich dobór i zakres funkcjonalny będą głównym przedmiotem dyskusji podejmowanych w gronie osób o różnych specjalizacjach – od architektów, facility menedżerów po IT, administrację i HR. Ciężar rozmów przesunie się z wyglądu i szeroko pojętego designu biura do określenia, w jaki sposób będzie się z niego korzystać. Niektóre firmy mają już to doświadczenie za sobą. Cisco oraz Deloitte analizują zużycie biura, wykorzystując inteligentny system oświetlenia. Oprawy oświetleniowe wyposażono w specjalne sensory, które zbierają dane o obłożeniu pomieszczeń. Dzięki uzyskanym analizom firma Deloitte mogła wprowadzić na większą skalę zasadę dzielenia się biurkami, udostępniając tę samą przestrzeń biurową ponad 1000 dodatkowych pracowników, ograniczając koszty najmu w innej lokalizacji.