Wprowadzenie na stałe do Kodeksu pracy regulacji dotyczących pracy zdalnej stało się nieuniknione. Z projektem zmian wystąpiło Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii, ponieważ aktualnie obowiązujące przepisy przewidują możliwość pracy zdalnej tylko w celu przeciwdziałania COVID‑19. Nowelizacja ma to zmienić.
Praca zdalna – definicja
Projekt ustawy definiuje pracę zdalną jako pracę wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, w tym w miejscu zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Ustalenie przez strony umowy o pracę, że praca będzie wykonywana zdalnie, może nastąpić zarówno na etapie zawierania umowy o pracę, jak również w trakcie zatrudnienia. W drugim przypadku decyzja o zmianie umowy o pracę w zakresie miejsca wykonywania pracy będzie mogła zapaść także w formie elektronicznej, np. w korespondencji mailowej.
Praca zdalna również w szczególnych przypadkach
Praca zdalna będzie mogła być wykonywana również na polecenie pracodawcy w szczególnych przypadkach, takich jak: obowiązywanie stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie trzech miesięcy po ich odwołaniu. Dotyczyć będzie także sytuacji, w której praca zdalna okaże się niezbędna ze względu na obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków świadczenia obowiązków służbowych, o ile z przyczyn niezależnych od pracodawcy zapewnienie tych warunków w dotychczasowym miejscu pracy pracownika stanie się czasowo niemożliwe.
Przy wydaniu polecenia świadczenia pracy w formie zdalnej konieczne będzie uprzednie złożenie przez pracownika oświadczenia, że posiada on warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej w każdym czasie.
Nowelizacja wprowadza także możliwość rezygnacji z wykonywania pracy zdalnej zarówno przez pracownika, jak i pracodawcę w okresie trzech miesięcy od jej podjęcia, jeżeli została ona wprowadzona w okresie obowiązywania umowy o pracę. Po upływie tego terminu przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy będzie możliwe na mocy porozumienia.
Praca zdalna okazjonalna
Dodatkowo, praca zdalna będzie mogła być wykonywana okazjonalnie, w wymiarze 12 dni w roku kalendarzowym, na wniosek złożony przez pracownika. W tym przypadku nie stosuje się jednak przepisów, które dotyczą m.in. obowiązku dostarczenia narzędzi i materiałów niezbędnych do wykonywania pracy, pokrycia kosztów związanych z taką pracą, przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy czy możliwości rezygnacji z wykonywania pracy w tej formie.
Zasady wykonywania pracy zdalnej
Jeżeli w zakładzie pracy działają związki zawodowe, zasady pracy zdalnej będą musiały być określone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, albo też w regulaminie ustalanym przez pracodawcę, jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia. Natomiast w przypadku braku związków zawodowych, zasady będzie określał regulamin ustalony przez pracodawcę, po konsultacji z przedstawicielami pracowników.
Jeżeli nie doszło do zawarcia porozumienia bądź nie został wydany regulamin, określenie zasad wykonywania pracy zdalnej będzie możliwe w poleceniu wykonywania pracy zdalnej lub w porozumieniu zawartym z pracownikiem.
Projektowane przepisy określają także minimalne elementy, które będzie musiało zawierać porozumienie z zakładową organizacją związkową: regulamin, porozumienie z pracownikiem lub polecenie wykonywania pracy zdalnej.
Regulacją, ograniczającą w pewnym stopniu decyzyjność pracodawcy jest wprowadzenie przepisu, który przewiduje, że wniosek niektórych kategorii pracowników o wykonywanie pracy zdalnej będzie dla pracodawcy wiążący. Taki wymóg dotyczy pracowników wychowujących dziecko do ukończenia przez nie czwartego roku życia oraz rodziców dzieci z niepełnosprawnością także po ukończeniu przez nie 18 roku życia. Pracodawca może jednak nie zaakceptować wniosku pracownika również w takich przypadkach, o ile wykonywanie pracy w formie zdanej jest niemożliwe ze względu na organizację lub rodzaj wykonywanej pracy.
Obowiązki pracodawcy w związku z pracą zdalną
Oceniając projektowaną regulację pod kątem obowiązków nałożonych na pracodawców w związku z wykonywaniem pracy zdalnej, należy zauważyć, że uszczegółowienie tych zagadnień było konieczne z uwagi na bardzo ogólny zapis aktualnie obowiązujących przepisów dotyczących pracy zdalnej.
Jedną z najważniejszych kwestii jest wprowadzenie przepisów dotyczących zasad bezpieczeństwa i higieny pracy zdalnej.
Pracodawca będzie zobowiązany m.in. do przestrzegania nałożonych na niego obowiązków wynikających z działu dziesiątego Kodeksu pracy, jednakże z wyłączeniem obowiązku organizowania stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami BHP, dbania o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego, a także o sprawność środków ochrony zbiorowej i ich stosowania zgodnie z przeznaczeniem czy obowiązku zapewnienia odpowiednich urządzeń sanitarnych i środków higieny osobistej.
Wprowadzone wyłączenie jest uzasadnione, gdyż to po stronie pracownika, który wyraził zgodę na wykonywanie pracy z w formie zdalnej, leży zapewnienie sobie takich warunków, aby były one optymalne ze względu na jego bezpieczeństwo i wygodę. Pracodawca natomiast zobowiązany jest do odpowiedniego przekazania wytycznych w zakresie bezpieczeństwa, chociażby poprzez obowiązek przeprowadzenia szkolenia BHP czy sporządzenia oceny ryzyka zawodowego przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy zdalnej.
W razie wystąpienia wypadku przy pracy zdalnej stosowane będą obowiązujące w Kodeksie pracy przepisy o wypadkach w pracy.
Zgłoszenie pracodawcy wypadku przy pracy zdalnej będzie oznaczało wyrażenie zgody przez pracownika na przeprowadzenie oględzin miejsca wypadku z uwzględnieniem konieczności ustalenia terminu ich przeprowadzenia z pracownikiem. Planowane regulacje w tym zakresie uwzględniają interesy obu stron stosunku pracy. Pracownik powinien być świadomy, że nadal musi przestrzegać norm BHP, natomiast pracodawca powinien uszanować prywatną przestrzeń i mir domowy pracownika.
Dodatkowo, pracodawca będzie zobowiązany także do zapewnienia pracownikowi pomocy technicznej i dostarczenia materiałów oraz narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Tutaj jednak strony stosunku pracy mogą wspólnie w porozumieniu ustalić, że pracownik będzie wykorzystywał własne narzędzia niezbędne do wykonywania pracy zdalnej za odpowiednio ustaloną rekompensatą finansową.
Praca zdalna – duża przestrzeń do indywidualnych ustaleń
Zarówno obowiązująca regulacja dotycząca pracy zdalnej, jak również planowane zmiany, nadal pozostawiają stronom stosunku pracy możliwość doprecyzowania zasad jej wykonywania w przepisach wewnątrzzakładowych bądź w porozumieniu. Należy pokreślić, że mimo świadczenia pracy w formie zdalnej pracodawca zachowuje wszelkie uprawnienia kontrolne wobec zatrudnionej osoby. Ważną zmianą jest to, że wykonywanie pracy zdalnej będzie możliwe również na wniosek pracownika, a nie – jak wcześniej – wyłącznie z inicjatywy pracodawcy. Niezadowolenie ze strony pracowników może budzić jednak zbyt krótki okres tzw. okazjonalnej pracy zdalnej, który ma wynosić zaledwie 12 dni w roku.
