Stosując zasadę Pareta, liderzy mogą osiągać większe sukcesy mniejszym kosztem i dzięki temu skupiać się na tym, co jest dla nich naprawdę ważne.
Kiedy byłem świeżo upieczonym studentem Oksfordu, mój opiekun naukowy stwierdził, że nie powinienem w ogóle uczęszczać na wykłady. „Znacznie lepiej jest czytać książki – wyjaśnił. – I pamiętaj, żeby nigdy nie czytać żadnej z nich od deski do deski, z wyjątkiem takich, które będziesz czytał dla przyjemności. Czytając dla celów związanych z nauką lub pracą, powinieneś umieć szybko ustalać, o czym jest dana książka, nie tracąc czasu na czytanie jej całej. Zawsze powinieneś przeczytać zakończenie, potem wstęp, potem jeszcze raz zakończenie, a następnie przejrzeć inne ciekawe fragmenty”. Tak naprawdę opiekun dał mi zatem do zrozumienia, że 80% wartościowych treści można znaleźć na 20% (a nawet mniejszej liczbie) stron książki, poświęcając na to 20% czasu, jaki zajęłoby przeczytanie jej całej.
Zacząłem stosować tę metodę uczenia się i ją rozszerzyłem. W Oksfordzie nie ma systemu ciągłych ocen studentów, a stopnie otrzymuje się wyłącznie w trakcie finałów – egzaminów zdawanych na ostatnim roku. Po przeanalizowaniu tak zwanej form book, czyli zestawienia pytań egzaminacyjnych z wcześniejszych lat, doszedłem do wniosku, że na co najmniej 80% (a czasem nawet na 100%) pytań egzaminacyjnych można prawidłowo odpowiedzieć, jeśli ma się orientację w 20% obowiązującego na egzaminie materiału, a nawet przy mniejszym zasobie wiadomości. Znacznie większe wrażenie na egzaminatorach wywoływali przy tym studenci mający głęboką wiedzę o stosunkowo wąskim zakresie zagadnień niż ci, którzy mieli powierzchowną wiedzę o wszystkim. Dzięki temu spostrzeżeniu proces mojej nauki stał się wyjątkowo efektywny. W jakiś sposób, nie pracując zbyt ciężko, skończyłem studia z wyróżnieniem. Kiedyś myślałem, że było to dowodem naiwności oksfordzkiej kadry nauczycielskiej, teraz jednak (być może będąc w błędzie) wolę myśleć, że jej członkowie uczyli nas po prostu, jak działa świat […].
Artykuł jest fragmentem książki Reguła 80/20. Zasada, która odmienia świat (wyd. Onepress, 2020) dostępnej na stronie onepress.pl.
Zasada 80/20 może i powinna być stosowana w codziennym życiu przez wszystkich inteligentnych ludzi, przez wszystkie organizacje, wszystkie grupy społeczne i wszystkie możliwe rodzaje ludzkich zbiorowości. Jej zaletą jest to, że pomaga zarówno jednostkom, jak i ich grupom osiągać znacznie więcej znacznie mniejszym kosztem. Zasada 80/20 może zwiększać jednostkową efektywność i pogłębiać poczucie szczęścia każdego z nas, poprawiać wskaźniki rentowności wszelkiego rodzaju korporacji i efektywność każdej organizacji, a nawet zwiększać – zarówno w ujęciu jakościowym, jak i ilościowym – skuteczność funkcjonowania sfery usług publicznych, obniżając jednocześnie wiążące się z tym koszty […].
Zasada 80/20 stanowi, że do większości skutków, efektów czy nagród prowadzi niewielka liczba (zdecydowana mniejszość) przyczyn, działań lub wysiłków. Gdybyśmy chcieli ująć ją dosłownie, oznaczałaby, że na przykład 80% osiągnięć w pracy zapewniamy sobie, poświęcając im zaledwie 20% czasu. Tak więc, z punktu widzenia praktyki, cztery piąte naszych wysiłków – czyli ich zdecydowana większość – okazuje się zasadniczo nieistotne […].
Zasada 80/20 według Kocha
Zasada 80/20 jest znana większości menedżerów. Problem polega na tym, że mało kto potrafi ją skutecznie stosować. Richard Koch, który osiągnął wybitne sukcesy w biznesie, określa siebie jako osobę leniwą i unikającą pracy. Nawet biorąc poprawkę na element autoironii, warto wziąć pod uwagę jego szereg praktycznych rad, które pozwoliły mu osiągnąć konkretne, mierzalne wyniki biznesowe przy zachowaniu mało stresującego, zdrowego i dającego dużo satysfakcji trybu życia.
Wiele przykładów funkcjonowania zasady 80/20 zaobserwowano i zweryfikowano w obszarze biznesu. 80% ogólnego wolumenu sprzedaży zapewnia zwykle firmom mniej więcej 20% wytwarzanych przez nie produktów (i 20% klientów). Odnosi się to także do zysków organizacji, bo mniej więcej 80% z nich także zapewnia im zwykle zaledwie 20% produktów czy klientów […]. Dlaczego warto poświęcać uwagę zasadzie 80/20? Bo niezależnie od tego, czy zdajemy sobie z tego sprawę, czy nie, zasada ta odnosi się do naszego życia, społeczności, w jakich funkcjonujemy, i miejsc, w których pracujemy. Zrozumienie jej jest w stanie zapewnić nam wobec tego doskonały wgląd w to, co tak naprawdę dzieje się w otaczającym nas świecie […].
Jak posługiwać się zasadą 80/20?
Istnieją dwa sposoby posługiwania się zasadą 80/20. Przedstawia je ramka o tym tytule. W tradycyjnym ujęciu zasada 80/20 wymaga analizy 80/20, ilościowej metody precyzyjnego określania relacji między przyczynami/wkładem/wysiłkiem a skutkami/wynikami/nagrodą. Posługując się tą metodą, traktujemy istnienie relacji typu 80/20 jako hipotezę, a następnie gromadzimy fakty, aby odkryć relację rzeczywistą. To procedura empiryczna, która może prowadzić do odkrycia dowolnej proporcji w zakresie od 50/50 do 99,9/0,1. Jeżeli obserwujemy stan wyraźnej nierównowagi między wkładem a efektami (tworzącymi na przykład relację 65/35 czy też inną, nawet bardziej niezrównoważoną), zwykle podejmujemy określone działania.
Nowym, uzupełniającym sposobem posługiwania się zasadą 80/20 jest metodyka, którą nazywam myśleniem w kategoriach 80/20. Taki sposób myślenia wymaga dogłębnej refleksji na temat określonej, istotnej dla nas kwestii, a następnie ustalenia, czy w tej konkretnej sferze funkcjonuje zasada 80/20. Następnie możemy zacząć działać na podstawie wyciągniętych przez siebie wniosków.
Myślenie w kategoriach 80/20 nie wymaga gromadzenia danych ani testowania hipotez, co oznacza, że czasami może wprowadzać nas w błąd – niebezpiecznie jest na przykład zakładać, że po ustaleniu istnienia relacji wiemy, co stanowi 20% proporcji – ale twierdzę, że myślenie w kategoriach 80/20 i tak jest znacznie mniej zawodne niż sposób myślenia uznawany za konwencjonalny. Proces myślenia w kategoriach 80/20 jest znacznie przystępniejszy i szybszy niż analiza 80/20, chociaż warto wybierać właśnie ją, gdy mamy do czynienia z niezwykle istotnym problemem i trudno mieć całkowitą pewność co do własnych szacunków […].
Pracuj mniej, zarabiaj więcej, baw się lepiej
Zasada 80/20, podobnie jak prawda, może cię wyzwolić. Możesz pracować mniej, a jednocześnie zarabiać więcej i bardziej cieszyć się życiem. Aby to osiągnąć, wystarczy, że zaczniesz naprawdę myśleć w kategoriach 80/20 i zgromadzisz szereg kluczowych informacji, które – jeżeli się nimi posłużysz – mogą zmienić twoje życie. Piękno myślenia w kategoriach 80/20 polega na tym, że jest to proces pragmatyczny, generowany wewnętrznie i skoncentrowany na jednostce. W tym wszystkim tkwi pewien niewielki haczyk. To ty musisz myśleć […].
Myślenie w kategoriach 80/20 przynosi szereg nielicznych, ale wyjątkowo znaczących spostrzeżeń. Nie są one jednakowe dla każdego, więc jeśli uznasz, że któreś nie odpowiada twoim doświadczeniom, pomiń je i szukaj takich, które uznasz za przydatne dla konkretnych uwarunkowań, w jakich funkcjonujesz […]. Aby nauczyć się myśleć w kategoriach 80/20 o osiągnięciach i szczęściu, najlepiej zacząć od kwestii czasu.
W świadomości społecznej rola i znaczenie czasu pozostają znacząco niedoceniane. Wiele osób rozumie to intuicyjnie, a kilkuset tysiącom zapracowanych menedżerów wydaje się, że znaleźli rozwiązanie w postaci zarządzania czasem. W ten sposób nigdy nie dotrą jednak do sedna problemu. Musimy całkowicie zmienić podejście do czasu. Nie potrzebujemy zarządzania czasem – potrzebujemy rewolucji w jego pojmowaniu […]. Nie powinien nas martwić brak czasu, ale tendencja do poświęcania większości czasu zajęciom o niewielkiej wartości. Przyspieszanie czy zwiększanie poziomu „efektywności” korzystania z czasu nic nie daje; taki sposób myślenia to tak naprawdę raczej źródło problemu niż jego rozwiązanie.
Myślenie w kategoriach 80/20 wiąże się z postrzeganiem czasu w sposób nieco bardziej „wschodni”, a zatem nie jako sekwencji zdarzeń przebiegających od lewej strony do prawej, jak bywa on przedstawiany w niemal wszystkich ujęciach graficznych, do których przyzwyczaiła nas obowiązująca kultura biznesowa.
Lepiej traktować czas jako byt o charakterze zsynchronizowanym i cyklicznym, tak jak traktowali go wynalazcy zegara. Czas stale się odtwarza, niosąc ze sobą okazje do nauki, do pogłębiania szeregu cennych relacji, do wytwarzania lepszych produktów lub osiągania lepszych efektów oraz do zapewniania coraz większej wartości własnemu życiu. Nie istniejemy wyłącznie w teraźniejszości. Wywodzimy się z przeszłości, która jest dla nas skarbnicą dotychczasowych doświadczeń, i dążymy do przyszłości, a zatem także jest ona w naszej teraźniejszości obecna. Dlatego za znacznie lepiej od przebiegającego od lewej do prawej wykresu przedstawiającego graficznie nasze życie mógłby posłużyć nam zestaw trzech uszeregowanych od najmniejszego do największego współśrodkowych trójkątów równobocznych, który widać na poniższym schemacie:
Gdy zaczniemy pojmować czas w taki sposób, okaże się, że powinniśmy przez całe życie pamiętać o najcenniejszych i najbardziej wartościowych 20% tego, co mamy – o naszej osobowości, zdolnościach, przyjaźniach, a nawet naszych zasobach w ujęciu fizycznym – i dokładać starań, aby to pielęgnować, rozwijać, poszerzać i pogłębiać, bo dzięki temu będziemy coraz bardziej efektywni, wartościowi i szczęśliwi. Da się to osiągnąć wyłącznie dzięki konsekwentnie rozwijanym i trwałym relacjom, opartym na optymistycznym założeniu, że przyszłość będzie lepsza niż teraźniejszość, bo możemy pomnożyć 20% tego, co było dla nas najlepsze w przeszłości i teraźniejszości, aby ją stworzyć.
Przyszłość postrzegana w ten sposób to nie przypadkowy film, w którym gramy, mając świadomość, że została już mniej niż połowa i że czas upływa w tempie wzbudzającym nasze przerażenie. To raczej pewien nowy wymiar teraźniejszości i przeszłości, dający nam możliwość stworzenia czegoś lepszego. Myślenie w kategoriach 80/20 daje pewność, że jest to zawsze możliwe. Musimy tylko zapewnić swobodę najbardziej pozytywnym 20% naszej osobowości i ukierunkować je najlepiej, jak potrafimy.
Instrukcja dla rewolucjonistów w sferze czasu
Oto siedem etapów działań prowadzących do rewolucji w pojmowaniu czasu.
1. Przeprowadź trudną operację umysłową oddzielenia wysiłku od nagrody
Protestancka etyka pracy jest tak głęboko zakorzeniona w nas wszystkich, niezależnie od wyznania, że musimy podejmować świadome wysiłki, aby się od niej uwolnić. Problem polega na tym, że lubimy ciężką pracę, a przynajmniej poczucie dumy z jej wykonywania. Musimy jednak z całą jaskrawością zdać sobie sprawę z tego, że ciężka praca, zwłaszcza świadczona na rzecz kogoś innego, nie jest skutecznym sposobem na osiąganie tego, na czym nam zależy. Zyski z ciężkiej pracy są niewielkie. Zyski zapewniane przez znajomość rzeczy i robienie tego, co sami chcemy robić – kolosalne.
Wybierz sobie patronów produktywnego lenistwa. Moimi są Ronald Reagan i Warren Buffett. Reagan, aktor grający w filmach klasy B, bez trudu stał się ulubieńcem republikańskiej prawicy, gubernatorem Kalifornii i niezwykle skutecznym prezydentem. Jakie atuty miał Reagan? Był przystojny, miał cudownie melodyjny głos, którym posługiwał się instynktownie przy każdej odpowiedniej ku temu okazji (za jego „szczytowe osiągnięcie” w tym zakresie można niewątpliwie uznać to, co zakomunikował Nancy, gdy został postrzelony: „Kochanie, zapomniałem się uchylić”), miał kilku wyjątkowo bystrych szefów kampanii, staromodny urok oraz disnejowską wizję Ameryki i świata. Nigdy nie był wyjątkowo sumienny i nigdy nie zwracał szczególnej uwagi na realia, więc jego zasługi w sferze inspirowania Amerykanów do walki z komunizmem należy uznać za naprawdę niezwykłe.
Warren Buffett był przez pewien czas najbogatszym człowiekiem w Stanach Zjednoczonych. Osiągnął to jednak nie dzięki pracy, ale dlatego że inwestował. Początkowo dysponował bardzo niewielkim kapitałem, ale przez wiele lat uzyskiwał zwroty z inwestycji znacznie przekraczające średnie stawki giełdowe. Praktycznie nie prowadził przy tym analiz (zaczął inwestować przed wynalezieniem suwaków logarytmicznych), lecz opierał się na szeregu konsekwentnie wykorzystywanych obserwacji.
