Nie marnuj czasu na dobieranie pojedynczych słów, gdy zostaje ci kilka minut na wysłanie e‑maila, prezentacji czy komunikatu prasowego. Poświęć je na to, by wyostrzyć swój przekaz. Masz do wyboru aż trzy strategie.
Pisanie jest trudne, a pisanie pod presją czasu jeszcze trudniejsze. Gdy deadline zbliża się wielkimi krokami, wiele osób wpada w panikę i marnuje cenne minuty, by wprowadzić stosunkowo niewielkie zmiany na poziomie zdań. Tu zmienią słowo, tam jakieś słowo wytną (a następnie wkleją je z powrotem, ale w innym szyku). Jasne, zawsze trzeba sprawdzić pisownię i skorygować każdy dokument przed kliknięciem „Wyślij”.
Ale jeśli twoja wiadomość nie jest tak jasna, jak powinna, zmiana słowa „zakup” na „kup” jest jak zmiana ustawienia leżaków na Titanicu – w niczym ci nie pomoże.
Kiedy brakuje ci czasu – co, bądźmy szczerzy, zdarza się często – najlepsze wyniki uzyskasz, jeśli postawisz na zmiany, które wyostrzą twój przekaz. Zamiast spędzać ostatnie pięć minut na obsesyjnym szlifowaniu pojedynczych zdań, spróbuj skoncentrować się na całości tekstu. Pomogą ci w tym trzy strategie, które poznałam dzięki Jane Rosenzweig, dyrektor Centrum Pisania na Uniwersytecie Harvarda.
1. Wytnij przydługi wstęp i przejdź od razu do sedna.
Spójrz na ten akapit otwierający notatkę budżetową:
Budżety są na ogół skomplikowane i trudne do stworzenia ze względu na liczbę interesariuszy, których należy zadowolić w różnych sytuacjach. Nie mamy nieskończonych zasobów i nie możemy przez cały czas zadowalać wszystkich. Musimy myśleć strategicznie. Gdy weźmiemy pod uwagę wady i zalety zwiększania wydatków na marketing cyfrowy, sprawy stają się jeszcze bardziej skomplikowane. Ponieważ dane nie wspierają rozwoju marketingu cyfrowego, po dokładnym przeanalizowaniu doszedłem do wniosku, że powinniśmy skupić się na rozwoju naszego zespołu sprzedaży.
Wszystko w tym akapicie stanowi wstęp do meritum. Czytelnik już przy drugim zdaniu może sobie pomyśleć „kiedy autor dojdzie do brzegu”. Trudno się dziwić, bo w powyższym przykładzie dużo owijania w bawełnę, a mało konkretów. To wstęp w stylu „Od zarania dziejów ludzie myśleli o tej kwestii. Oto ogólny i niezbyt pouczający przegląd ich spostrzeżeń. Dopiero, gdy cię wystarczająco znudzę, a ty będziesz na tyle wytrwały, że nie uśniesz, podzielę się z tobą moimi konkretnymi przemyśleniami na ten temat”.
Pisanie zdań wprowadzających do prezentacji może ci pomóc, bo pozwoli ci dotrzeć do głównego przekazu, z którym chcesz zostawić czytelnika. Ale nie musisz dzielić się z odbiorcą wszystkimi swoimi rozważaniami, całym ciągiem myślowym, bo w ten sposób łatwo przesłonisz twój punkt widzenia. Dlatego najlepiej będzie, jeśli wyeksponujesz ostatnie zdanie:
Po dokładnym przeanalizowaniu sytuacji doszedłem do wniosku, że powinniśmy powiększyć nasz zespół sprzedaży.
Nie musisz odtwarzać całej historii zagadnienia i twojego procesu myślowego. Jeśli napisanie długiego wstępu pomaga ci uporządkować myśli, nie musisz też z tego rezygnować. Ale potraktuj to jako swoją rozgrzewkę i w ostatniej wersji tekstu po prostu usuń zbędny balast w postaci nadprogramowych zdań. W większości przypadków czytelnicy nie muszą słyszeć każdej myśli, jaką ktokolwiek kiedykolwiek miał na ów temat. Muszą wiedzieć, co powinni myśleć teraz. Gdy eksponujesz swój główny punkt, skupiasz uwagę czytelnika tam, gdzie należy. Zachowaj tylko podstawowe informacje, które wzmacniają twoją wiarygodność. Resztę – wytnij.
2. Zmień informacyjne zdania wprowadzające tak, by pobudzić ciekawość czytelników.
Pierwsze zdania, nagłówki, „tematy/tytułu” akapitów mówią czytelnikom, czego mogą się spodziewać w dalszej części tekstu. Rozważ różnicę między tymi dwoma zdaniami wprowadzającymi:
Spotkałem się z klientem w czwartek.
Po spotkaniu z klientem w czwartek, musimy przemyśleć naszą strategię.
Chociaż wersja pierwsza oferuje potencjalnie przydatne informacje (odbyło się spotkanie, coś stało się w czwartek), czytelnicy nie dowiadują się, jakie to ma dla nich znaczenie. Mogą łatwo zignorować tę część prezentacji czy e‑maila, uznając, że to akurat „nie dla nich”.
W drugim przykładzie akapit od razu skupia uwagę czytelnika: czwartkowe spotkanie ma znaczenie, ponieważ wydarzyło się coś, co zmusza zespół do modyfikacji strategii. Trzeba ten fragment przeczytać, by dowiedzieć się, co należy zmienić, dlaczego i być może – jaki jest podział zadań.
Nawet, jeśli chcesz tylko opisać spotkanie, rozmowę czy produkt, temat powinien informować czytelników, na czym mają skoncentrować swoją uwagę. Rozważ te dwa zdania, które mogą rozpocząć akapit opisujący spotkanie z klientem:
Spotkałem się z klientem w jego biurze w Częstochowie.
Moje spotkanie z klientem koncentrowało się na planach przyszłego rozwoju.
Oba zdania wtajemniczają czytelników w to, że odbyło się spotkanie z klientem. Po przeczytaniu wersji pierwszej wiedzą oni tylko, że spotkanie miało miejsce w Częstochowie. Natomiast wersja druga wyraźnie wskazuje, że udało się poznać plany na przyszły wzrost. Kiedy zaczynasz akapit od soczystego twierdzenia, uczysz czytelników, czego się spodziewać – i przypominasz sobie, co powinna dostarczyć reszta akapitu. Jeśli wyrobisz w sobie nawyk pisania takich zdań wprowadzających, w przyszłości będziesz mieć mniej do zrobienia.
3. Upewnij się, że w twoich tekstach są ludzie, którzy coś robią lub mają zrobić (chyba, że ci na tym nie zależy).
Rozważ różnicę między tymi dwoma zdaniami:
Wszyscy menedżerowie powinni zatwierdzić i złożyć raporty z wydatków do piątku do południa.
Raporty z wydatków powinny być zatwierdzone i złożone do piątku do południa.
Z pierwszego zdanie wynika, kto i co powinien robić. Menedżerowie mają zatwierdzać i przesyłać raporty. Z drugiego dowiadujemy się, że coś trzeba zrobić, ale nie wiemy, kto ma się tym zająć. Czy menedżerowie powinni zatwierdzać raporty, ale pozostawić ich przesyłanie członkom zespołu? A może menedżerowie są odpowiedzialni za oba etapy? Albo oba powinni delegować? Czy wszyscy w zespole wiedzą, kto jest odpowiedzialny za zatwierdzanie raportów dotyczących wydatków?
Być może już słyszałeś, że zawsze powinieneś używać czasowników w stronie czynnej, by zwiększyć perswazyjność swoich tekstów i wpłynąć u innych na poczucie odpowiedzialności za konkretne zadania, np. zrób, podpisz, zaakceptuj (lub grzeczniej proszę zrób/podpisz/zaakceptuj). Komunikując się w ten sposób, możesz precyzyjnie określić, jakie zadania powinni zrealizować odbiorcy lub podkreślić, kto coś już zrobił.
Czasami strona czynna nie będzie wskazana. Rozważ różnicę między tymi dwoma zdaniami:
Prezes zdecydował o zamknięciu dwóch oddziałów.
Podjęto decyzję o zamknięciu dwóch oddziałów.
Z pierwszego zdania wiemy, co się dzieje i kto za tym stoi. Prezes podjął decyzję, a tą decyzją było zamknięcie lokalizacji oddziałów. Z drugiego zdania wiemy tylko, że oddziały zostaną zamknięte, ale nie, kto się na ten krok zdecydował. Którą wersję wybrać?
Wybór zależy od celu komunikacji. Jeśli chcesz przekazać informację o zmianach w firmie, ale nie zależy ci na podkreślaniu roli prezesa, lepsza będzie wersja druga. Z kolei, jeśli piszesz o serii odważnych decyzji podjętych przez szefa, sięgniesz po pierwszą propozycję.
Następnym razem, gdy skończysz jakikolwiek tekst i zostanie ci kilku minut na jego odesłanie, wypróbuj te trzy strategie. Jeśli przyzwyczaisz się do ich używania, szybko zauważysz, że nie będziesz musiał robić tak wielu drobiazgowych poprawek w ostatniej chwili.
