Słowo benefit pochodzi z języka łacińskiego i powstało z połączenia 2 słów: bene - dobrze, facere - czynić. Najogólniej mówiąc, benefity to dodatkowe świadczenia, korzyści oferowane pracownikom przez pracodawcę. Benefity najczęściej stanowią dodatek pozapłacowy do wynagrodzenia zasadniczego.
Istotny staje się również fakt, że środowisko pracy nie powinno być jedynie miejscem zarabiania, ale również miejscem realizowania swoich potrzeb i pasji. Abraham Maslow twierdził, że motywacja zależy od ludzkich potrzeb. Benefity pozapłacowe stanowią czynnik motywacyjny, dający możliwość realizacji potrzeb, począwszy od tych najbardziej podstawowych, a kończąc na samorealizacji. Jak zatem wdrożyć pakiet benefitów pozapłacowych w firmie, by były pasował do faktycznych potrzeb pracowników? Przede wszystkim trzeba ich zapytać, na czym im najbardziej zależy. Świadomość pracodawców o znaczeniu pozapłacowych czynników motywacyjnych rośnie. Wpływ na to mają między innymi trudności ze znalezieniem odpowiednich pracowników, zwiększająca się rotacja kadr w firmach, czy chociażby panująca od roku pandemia koronawirusa.
Zbadaj potrzeby pracowników
Najprostszą metodą, która umożliwi zbadanie oczekiwań zatrudnionej kadry, jest ankieta. Powinny wypełnić ją wszystkie osoby pracujące w organizacji, bez względu na to, czy są członkami zarządu, menedżerami, specjalistami, czy pracują na hali produkcyjnej. Ankieta skierowana do każdego pracownika, bez względu na zajmowane stanowisko, da rzetelny obraz potrzeb i pozwoli wprowadzić pożądane benefity.
Formularz do badania przygotować można w formie elektronicznej wykorzystując gotowe narzędzia do tworzenia ankiet (dla pracowników mających dostęp do komputera w pracy) lub w formie tradycyjnej, papierowej (głównie dla pracowników niższego szczebla – produkcja, magazyn). Decydując się na formę tradycyjną, wydrukowane arkusze należy umieścić w pomieszczeniach socjalnych, tam gdzie pracownicy spędzają przerwy. Uzupełnione formularze powinny być wrzucone do przygotowanej wcześniej urny. Warto podkreślić, że ankietowani chętniej wypełnią formularz (dotyczy formy elektronicznej i tradycyjnej), jeśli będzie on anonimowy, a przeprowadzenie badania zostanie poprzedzone wskazaniem jego celu oraz krótką instrukcją, jak poprawnie wypełnić ankietę.
Jak skonstruować ankietę?
Arkusz badający potrzeby pracowników powinien być krótki i zawierać maksymalnie 5 pytań. Należy mieć na uwadze, że pytania w ankiecie będą inne w przypadku organizacji, w których system benefitów już został wdrożony i będzie ulegać ewentualnej zmianie, a inne u pracodawców, którzy nie oferują jeszcze żadnych dodatków pozapłacowych. Poniżej propozycje pytań:
Przykłady pytań dla organizacji, w których pracownicy już korzystają z benefitów:
Z jakich dodatków pozapłacowych obecnie korzystasz? - pytanie wielokrotnego wyboru. Do pytania można dodać element wartościujący: Wybrane dodatki uszereguj od 1 do 5, gdzie 1 oznacza benefit najbardziej, a 5 najmniej pożądany.
Co byś zmieniła/zmienił? - pytanie otwarte. Jak oceniasz jakość tej oferty?
Z jakich dodatków na pewno nie skorzystasz i dlaczego? - pytanie wielokrotnego wyboru.
Jakie dodatkowe benefity powinny zostać wprowadzone? Dlaczego? - pytanie otwarte z możliwością udzielenia dłuższej odpowiedzi.
Przykłady pytań dla organizacji, w których dodatki pozapłacowe dopiero będą wdrażane:
Z jakich dodatków pozapłacowych najchętniej skorzystasz? Dlaczego? - pytanie otwarte, z możliwością udzielenia dłuższej odpowiedzi. Do pytania można dodać element wartościujący: Wybrane dodatki uszereguj od 1 do 5, gdzie 1 oznacza benefit najbardziej, a 5 najmniej pożądany.
Z jakiej oferty na pewno nie skorzystasz? Dlaczego? - pytanie otwarte, z możliwością udzielenia dłuższej odpowiedzi.
Jakie czynniki zadecydują o tym, że skorzystasz z danego benefitu? - pytanie otwarte, z możliwością udzielenia dłuższej odpowiedzi.
Informacja zwrotna jako najważniejszy element projektu
Bardzo ważnym elementem projektu, mającego na celu wdrożenie benefitów pozapłacowych w organizacji, jest przekazanie pracownikom wyników przeprowadzonej ankiety. Informacja zwrotna powinna być szczegółowa i zawierać dane liczbowe z badań, które będą najlepszym argumentem uzasadniającym decyzję o wprowadzeniu, bądź nie, danego benefitu. Pracowników z pewnością zainteresuje informacja o tym, jakie dodatki i kiedy pojawią się w oferowanym pakiecie oraz jakich nie uda się zapewnić lub pojawią się później, wraz z podaniem powodów decyzji. Jeżeli na podstawie wyników ankiety zapadnie decyzja o wycofaniu jakiegoś świadczenia, to również należy o tym poinformować pracowników. Przekazanie informacji zwrotnej wzbudzi większe zaufanie wśród pracowników i pozwoli im poczuć, że firma liczy się z ich zdaniem. W przyszłości chętniej więc wezmą udział w podobnych projektach.
Zasady funkcjonowania benefitów
Proces wdrożenia czy modyfikacji pakietu benefitów powinien być poprzedzony prezentacją zasad, na jakich zatrudnieni mogą z nich korzystać. Komunikacja promująca wprowadzone świadczenia dodatkowe może być przeprowadzona w formie wiadomości e‑mail, ale warto też zorganizować spotkania, by np. rozwiać wątpliwości dotyczące korzystania z benefitów. Jedną z ciekawszych form promocji są plakaty informacyjne, które umieścić można w pomieszczeniach socjalnych, kuchni, czy pokoju relaksu. Rzetelnie przeprowadzona akcja komunikująca będzie skutkować tym, że benefity będą cieszyć się dużo większym zainteresowaniem. Jeżeli dodatki pozapłacowe oferowane są przez dostawców zewnętrznych, warto zorganizować spotkanie z przedstawicielami takich firm, którzy przeprowadzą prezentację i wyjaśni zasady korzystania z benefitów.
Cykliczny monitoring
Istotnym elementem projektu związanego z wprowadzeniem lub modyfikacją dodatków pozapłacowych jest stałe monitorowanie ich wykorzystania. Badania ankietowe powinny być wykonywane minimum raz w roku. A jeżeli benefity wprowadzane są pojedynczo, to nawet kilka razy w roku. Ankietę z pytaniami o wybór konkretnego dostawcy danego benefitu można przeprowadzić przed jego wprowadzeniem. Celem tych działań jest weryfikacja, czy oferowane benefity cały czas korespondują z oczekiwaniami pracowników, eliminowanie tych, które przestały być popularne i wprowadzanie nowych, bardziej pożądanych. Idzie za tym efektywne wykorzystanie budżetu przeznaczonego na benefity. Cykliczny monitoring satysfakcji z oferowanych pracownikom benefitów powinien być prowadzony we współpracy z firmami dostarczającymi benefity. Mogą one przekazać informacje dotyczące poziomu wykorzystania swojej oferty, ale również pracować nad jakością i dostępnością proponowanych usług.
Zaspokojone potrzeby to wymierne korzyści dla organizacji
Jakie zatem korzyści przyniesie organizacji zorganizowany, jak opisano powyżej, proces wdrożenia lub modyfikacji dodatków pozapłacowych? Jest ich kilka, a wszystkie przekładają się na wymierne wyniki finansowe firmy:
poczucie, że firma dba o ludzi i liczy się ze zdaniem pracowników,
satysfakcja z pracy w konkretnej firmie,
większa liczba pracowników korzystających z benefitów,
wyższy poziom zaangażowania w wykonywane obowiązki, udział w dodatkowych projektach i zadaniach,
lepsza integracja pracowników (budowanie relacji, przywiązanie do firmy),
niższy wskaźnik rotacji,
redukcja kosztów związanych z niepopularnymi benefitami,
chęć podjęcia współpracy z organizacją (rekrutacja),
budowanie pozytywnego wizerunku pracodawcy na rynku pracy.
Współczesne organizacje niejednokrotnie oferują szerokie i bardzo zróżnicowane pakiety świadczeń pozapłacowych, ale czy zawsze pamiętają o tym, aby były one dopasowane do potrzeb pracowników? Prześciganie się we wprowadzaniu coraz bardziej nietypowych dodatków, bez konsultacji z zatrudnionymi jest pozbawione sensu, gdyż rolą benefitów jest motywować i być odpowiedzią na oczekiwania pracowników. Dbanie o każdego członka zespołu powinno mieć priorytetowe znaczenie dla pracodawców z uwagi na fakt, że człowiek to najważniejsze ogniwo w organizacji, bez którego funkcjonowanie na rynku nie będzie możliwe.
