Technologia i digitalizacja zmieniają dzisiejsze biura, ale zadrukowany papier jest w nich wciąż wszechobecny. Dzięki kilku prostym krokom można przeprowadzić optymalizację wydruku i osiągnąć zauważalne oszczędności.
Firma doradcza KPMG przyjrzała się skali wydatków ponoszonych przez polskie firmy w związku z drukowaniem. Okazało się, że przeciętny pracownik w Polsce drukuje miesięcznie około 650 kartek papieru formatu A4, co oznacza prawie cztery ryzy papieru na kwartał. To osiem tysięcy stron rocznie.
Eksperci KPMG wyliczyli, że średni koszt wydruku jednej strony dokumentu w formacie A4 wynosi 10 groszy, co oznacza, że działalność związana z drukowaniem przeciętnego pracownika to wydatek 800 złotych w skali roku. To samo drukowanie, bez ceny papieru, kosztów zakupu urządzeń i ich eksploatacji oraz serwisu. Jeśli znamy te wyliczenia, mniej nas dziwią raporty mówiące, że całkowite koszty drukowania i koszty operacyjne związane z tą sferą mogą pochłonąć nawet 10% przychodów firmy.
Kiedy szukamy oszczędności w naszym biznesie, mało komu do głowy przychodzi to, że całkiem sporo można zaoszczędzić na druku. Według danych Gartnera, pełna optymalizacja procesów drukowania w firmie pozwala na oszczędności rzędu nawet 3%.
W nowocześnie zarządzanych firmach na pierwszy plan wychodzi współczynnik TCO (Total Cost of Ownership – całkowity koszt posiadania). Sprawni menedżerowie wiedzą, że koszt zakupu urządzeń biurowych to nie wszystko. Szacuje się, że wydatki związane z nabyciem urządzenia wielofunkcyjnego lub drukarki to od 5 do 15% całkowitych kosztów związanych z eksploatacją sprzętu i wydrukami. Dlatego chcąc znacząco obniżyć koszty związane z drukiem w firmie, warto zacząć od analizy potrzeb i przeglądu posiadanego sprzętu.
Optymalizacja drukowania
By sprawdzić, jak firma radzi sobie w tym zakresie, warto przeprowadzić audyt. Jeśli nie mamy do tego odpowiednich kompetencji, z pomocą przyjdą specjaliści, którzy dokładnie wskażą słabe punkty, generujące niepotrzebne koszty. Odpowiedzą na trudne pytania typu: Czy dział księgowości drukujący faktury potrzebuje rozbudowanego urządzenia kolorowego? A czy dział marketingu, zamiast zlecać wydruki na zewnątrz, nie może ich znacznie niższym kosztem wykonywać na miejscu?
Kolejnym złym rozwiązaniem, przez które nie udaje się nam zaoszczędzić na druku, jest utrzymywanie sprzętu różnych producentów. Wówczas nie dość, że musimy posiadać spore zapasy niekompatybilnych materiałów eksploatacyjnych i części, to dodatkowo wiążemy się umowami serwisowymi z kilkoma podmiotami. Dużo taniej jest mieć jedną umowę.
Podobnie jest z niedopasowaniem sprzętu do potrzeb naszego biznesu. Nie zawsze kilka małych drukarek okazuje się tańszych od jednego rozwiązania profesjonalnego. Zamiast oddzielnej drukarki i faksu może warto wybrać urządzenie wielofunkcyjne. Podobnie w drugą stronę, kiedy wybieramy rozwiązania zbyt zaawansowane. Do tego warto zwrócić uwagę na szczegóły – na przykład czy dokumenty drukujemy dwustronnie i czy część komunikacji wewnętrznej nie mogłaby zostać przeniesiona z papieru do formy elektronicznej.
Kiedy szukamy oszczędności w biznesie, mało kto zdaje sobie sprawę z tego, jak wiele można zaoszczędzić na druku. Według szacunków Gartnera, pełna optymalizacja procesów drukowania w firmie pozwala na oszczędności rzędu nawet 3%.
Zaoszczędzić na druku możemy także, przenosząc część, wydawać by się mogło, profesjonalnych wydruków do naszej firmy. Coraz więcej tańszych i mniejszych urządzeń proponuje rozwiązania dostępne do tej pory tylko w profesjonalnych drukarniach. Na przykład drukarki OKI wyposażone w neonowe, białe lub fluorescencyjne tonery pozwolą przygotować wiele profesjonalnych materiałów reklamowych na miejscu, w firmie – na przykład: katalogi, plakaty czy zaproszenia.
Przy zakupie sprzętu poza parametrami, takimi jak: szybkość druku, rozdzielczość drukowania, obsługiwane formaty, warto zwrócić uwagę również na technologię druku wykorzystywaną w danym urządzeniu. Najmniej awaryjną technologią są drukarki zbudowane w oparciu o diody LED.
Podstawowa różnica pomiędzy drukarką laserową a drukarką LED to zastąpienie w tej drugiej skomplikowanego układu lasera i luster prostym i właściwie bezawaryjnym mechanizmem listwy świetlnej. Diody LED praktycznie się nie zużywają, co wprost przekłada się na długowieczność urządzenia drukującego. W przypadku LED‑ów liczba części, które mogłyby ulec uszkodzeniu, została zredukowana do minimum, co bezpośrednio wpływa na długie lata niezawodnej pracy urządzenia. Do tego światłoczuły bęben drukarki LED ma znacznie wyższą wydajność i pozwala wydrukować większą liczbę stron niż porównywalnej klasy drukarka laserowa. To jednoznacznie przekłada się na niższe koszty eksploatacyjne.
A przecież każdy przestój drukarki to koszt serwisu, a czasem konieczność dzierżawy urządzenia zastępczego. Bezawaryjny sprzęt pozwala wprost zaoszczędzić na druku przy niemal identycznych kosztach codziennej eksploatacji.
Cyberbezpieczeństwo, czyli jak zadbać o dokumenty w firmie
Nowoczesna drukarka zwiększa wymiar bezpieczeństwa w firmie, kontrolując drukowanie ze źródeł zewnętrznych (dyski, konta pocztowe, chmura, systemy pracy wspólnej) oraz wysyłkę plików firmowych na zewnętrzne urządzenia. Także blokując lub zezwalając na wydruk określonych plików na podstawie wielopoziomowej identyfikacji użytkownika (na przykład wg ról, stanowiska, urządzenia, hasła). Osoba zarządzająca drukarkami powinna prowadzić bieżące aktualizacje i przeglądać logi (ew. ustawić automatyczne alerty), aby zmniejszyć ryzyko korzystania z urządzenia poprzez osoby nieuprawnione lub w sposób przekraczający posiadane uprawnienia.
Jednak urządzenie biurowe to tylko element firmowego systemu cyberbezpieczeństwa. Nie mniej ważny jest wymiar danych osobowych. Tu niezbędne jest budowanie świadomości użytkowników co do wagi danych osobowych w działalności bieżącej firmy. Dane osobowe pracowników (m.in. imię, nazwisko, stanowisko, staż pracy, doświadczenie zawodowe) powinny być gromadzone w bazie zgłoszonej do GIODO i przetwarzane przez uprawnione osoby według określonych procedur. Niedopuszczalna jest sytuacja, kiedy akta osobowe leżą na biurku pracownika działu kadr lub kiedy pracownik odchodzi od stanowiska choćby na chwilę, pozostając zalogowany w systemie kadrowym.
Cyfryzacja to przyszłość
Nowoczesne urządzenia biurowe mogą stać się podstawą digitalizacji dokumentów w firmie. Umiejętnie przeprowadzony proces zamiany dokumentów papierowych na elektroniczne może zainicjować głęboką transformację firmy, usprawnić całość procesów oraz stworzyć podstawę do dalszych innowacji. Jak wynika z raportu przygotowanego na zlecenie OKI, 1/3 europejskich firm planuje wkrótce wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów. Wielu menedżerów jest też zainteresowanych transformacją swoich firm w tzw. cyfrowe przedsiębiorstwa (ang. digital enterprise), w których również procesy, projekty i efekty pracy przyjmują formę elektroniczną. Jednym z narzędzi służących optymalizacji firmowej sfery związanej z drukowaniem jest oprogramowanie do obiegu dokumentów. Taka aplikacja umożliwia użytkownikom konwertowanie dokumentów, ich dystrybucję oraz przesyłanie do wybranej lokalizacji. Zapewnia większą elastyczność w zakresie: edycji, dostępu, drukowania, pozyskiwania i udostępniania plików.
Digitalizacja dokumentów przynosi szereg korzyści dla firm. Pozwala m.in. dzięki mniejszej liczbie wydruków na obniżenie kosztów. Daje oszczędność czasu, gdyż zamiast przeszukiwać segregatory, można szybko wyszukać potrzebny dokument na dysku, a także zapewnia lepszą kontrolę dostępu, bo każde działanie wykonane na pliku jest monitorowane i zapisywane.
Digitalizacja dokumentów nie jest skomplikowana, jednak warto znać kilka podstawowych zasad.
Od czego zacząć? Są dwie podstawowe ścieżki postępowania. Ścieżka pierwsza to digitalizacja dokumentów przeprowadzona we własnym zakresie. Potrzebne są do tego odpowiednie urządzenia (skanujące do wybranej lokalizacji, np. dysku wspólnego) oraz oprogramowanie do zarządzania drukiem. OKI dostarcza darmowy software Sendys Explorer, w którym zostały zaimplementowane obie niezbędne funkcje (plus wiele innych, przydatnych opcji). Wystarczy zainstalować oprogramowanie, przeczytać instrukcję obsługi i można zacząć porządkowanie firmowej dokumentacji. Ścieżka druga to skorzystanie z kompleksowej usługi Smart Managed Document Solutions (SMART), oferowanej przez firmy IT, działające w sieci partnerów handlowych OKI. Firmy takie pomogą przeprowadzić audyt środowiska biurowego w firmie, określą potrzeby procesowe, techniczne, dokumentacyjne i kadrowe (kompetencje). Następnie zaprojektują całościowe rozwiązanie w optymalnej wydajności i cenie, przy założonym poziomie bezpieczeństwa. W ten sposób digitalizacja dokumentów zostanie przeprowadzona na szerszą skalę, umożliwiając firmie osiągnięcie dodatkowych korzyści biznesowych.
Ile można zaoszczędzić dzięki digitalizacji? To oczywiście zależy od skali drukowania i skanowania przez pracowników firmy. Jeśli przyjmiemy, że czas poświęcany przez pracowników związany z obsługą dokumentów (przetwarzaniem, szukaniem, aktualizacją) to około 10–20% czasu pracy, możemy wyobrazić sobie, o jakiej skali efektywnego wykorzystania możliwości pracowników mówimy. Tym bardziej że nie powinien występować naturalny opór przed zmianą – naprawdę mało kto lubi godzinami przedzierać się przez labirynt plików i katalogów, żeby znaleźć jedną potrzebną informację.
Druk to wielowymiarowa kwestia, obecna w każdej firmie. Przyjrzenie się jej bliżej i bardziej uważnie może przynieść wiele wymiernych korzyści dla nas i naszego przedsiębiorstwa.
Pomimo dynamicznego rozwoju nowych technologii bardzo ciężko wyobrazić sobie funkcjonowanie firm bez papieru i papierowych dokumentów. Cyfryzacja jest modnym zwrotem, jednak wciąż wolimy podpisywać papierowe umowy i pracować na kartkach papieru. A skoro potrzebujemy papieru, to również urządzeń, na których te dokumenty są drukowane. Drukarki są potrzebne i będą potrzebne. W przyszłości zapewne w formie usługi lub jako element szerszego rozwiązania do zarządzania pracą lub przepływem dokumentów w firmie.
Ten tekst jest częścią projektu How to do IT. To twój sprawdzony przewodnik po cyfrowej transformacji i technologiach dla biznesu. Zapisz się na newsletter projektu!
