Współczesny biznes, by wygrywać w zmiennym środowisku, musi szybko testować i wdrażać nowe narzędzia IT ułatwiające codzienne zmagania zarówno menadżerom, jak i pracownikom liniowym. Ale jak to zrobić, skoro programiści mają pełne ręce roboty, a koszty kolejnych projektów pożerają sporą część budżetu? Tu na ratunek przychodzą platformy low‑code takie jak Microsoft Power Apps.
Partnerem materiału jest Microsoft.
Rzeczywistość, z jaką mierzą się obecnie firmy opiera się na bardzo dużej zmienności i wielu niewiadomych. By przetrwać, muszą one stale optymalizować wewnętrzne procesy i eksperymentować z nowymi narzędziami i produktami. Wiele z tych narzędzi opiera się na wytężonej pracy programistów i deweloperów, tymczasem tych wyspecjalizowanych pracowników brakuje w Polsce od lat ok 50 tys. a świat nie zwalnia. Wiele przedsiębiorstw wybiera współpracę z zewnętrznymi specjalistami, co, poza wysokimi kosztami, wymaga wieloetapowej komunikacji. To zaś sprawia, że zarzucenie lub zmiana koncepcji każdego nowatorskiego projektu narzędzia wiąże się z wysokim ryzykiem odciskającym swe piętno na budżecie.
Okazuje się, że najprostsze zapytania, modyfikacje istniejących aplikacji biznesowych, lub nowe projekty są w stanie urastać do nieproporcjonalnych rozmiarów, nadwątlając budżet firmy, a klienci wewnętrzni frustrują się wydłużającym się oczekiwaniem na realizację, która dawno już mogła stracić swój priorytet względem rosnącej liczby projektów oczekujących w kolejce. Istnieją jednak rozwiązania umożliwiające pracownikom – nawet tym, którzy nie posiadają doświadczenia, ani wiedzy programistycznej – samodzielne stworzenie programu, lub aplikacji, która w pełni odpowiada na ich potrzeby. Mowa o Citizen Developement – trendzie biznesowym, który zachęca pracowników do eksperymentowania z platformami programistycznymi low‑code – wymagającymi niewielkiej, lub żadnej pracy związanej z programowaniem. Zasada działania takich platform bliska jest budowaniu z klocków Lego. Oferują one środowisko, w którym osoby doskonale znające procesy zachodzące w firmie i posiadające wiedzę instytucjonalną tworzą niemal dowolne relacje logiczne pomiędzy gotowymi do użycia elementami. Dzięki temu, że same wiedzą czego trzeba, by zoptymalizować konkretne działania i pozbyć się, lub zautomatyzować poszczególne elementy procesu, są też w stanie na bieżąco testować i ulepszać swoją konstrukcję.
Wskocz na wyższy poziom
Skuteczność i użyteczność poszczególnych platform low‑code zależy od paru czynników. Łatwość obsługi jest szczególnie ważna i ceniona, ale oprócz tego należy zwrócić uwagę na same elementy – owe klocki Lego, oferowane przez dostawcę platformy. Im jest ich więcej, tym więcej i lepiej dopasowanych procesów możemy zbudować. Ważne jest także, by te fundamentalne elementy pozostawały kompatybilne z innymi aplikacjami wykorzystywanymi w naszym przedsiębiorstwie, a także, by gwarantowały bezpieczeństwo. Jednym z takich narzędzi jest choćby Power Apps firmy Microsoft.
Większość osób w firmach potrafi się posługiwać programem PowerPoint. Prawie każdy coś robi w Excelu. Podejście low‑code przypomina sytuację, w której wyjściowym narzędziem do budowania aplikacji na telefon jest ekran do tworzenia prezentacji, a opisywanie działania naszych okienek czy przycisków definiują formuły z Excela. Dodajmy do tego ponad 300 gotowych konektorów, podłączających nasze dzieło do niemal każdego narzędzia – od Outlooka, przez SharePoint i cały pakiet Dynamics 365, po Salesforce, SAP i bazy danych Oracle czy SQL.– tłumaczy Michał Rok, ekspert techniczny Microsoft.
Platforma Power Apps gwarantuje nie tylko kompatybilność z produktami firmy Microsoft ale także z innymi popularnymi narzędziami, bez których współczesny biznes nie może funkcjonować. To wszystko tworzy bezkompromisowe środowisko, w którym pracownicy mogą odzwierciedlać i poprzez które mogą zarządzać najbardziej skomplikowanymi procesami. Najlepiej świadczy o tym historia niedawnej transformacji cyfrowej lotniska Heathrow i jednego z jego ambitnych pracowników liniowych.
Moment „Eureka”
Wszystko zaczęło się, gdy lotnisko Heathrow wdrożyło narzędzia Microsoft Office 365 w ramach swojego planu digitalizacji. Kadra menad‑żerska lotniska poprosiła pracowników liniowych o zbadanie użyteczności tych narzędzi i przekazanie swoich opinii. Jednym z tych pracow‑ników był Samit Saini, który wtedy pracował w ochronie.
Pewnej nocy Samit po kolei testował nowe narzędzia. Parę z nich, takie jak Microsoft Excel, PowerPoint i Word, były mu dobrze znane. W końcu odkrył Microsoft Power Apps, pozwalającą tworzyć aplikacje za pomocą intuicyjnych narzędzi wizualnych. Saini szybko zrozumiał, że to narzędzie może ułatwić wiele operacji na lotnisku i zafascynowany swoim znaleziskiem zbudował swoją pierwszą aplikację testową jeszcze tej samej nocy. Saini chciał jak najszybciej podzielić się swoim odkryciem z kadrą menadżerską, ale wiedział, że najpierw musi znaleźć sposób na to, by pokazać potencjał Power Apps.
Istnieją rozwiązania umożliwiające pracownikom – nawet tym, którzy nie posiadają wiedzy programistycznej – samodzielne stworzenie aplikacji, która w pełni odpowiada na ich potrzeby.
Przez lata Saini używał na swoim stanowisku czegoś, co nazywa się „książką językową”. Zawierała ona wszystkie zasady obowiązujące na lotnisku dotyczące tego, co można, a czego nie można zabrać na pokład samolotu, przetłumaczone na wiele języków. Książka językowa, przechowywana w punktach kontroli bezpieczeństwa, była fantastyczną pomocą dla personelu ochrony. Do tej pory jednak wszelkie próby zdigitalizowania książki okazywały się za drogie i zbyt pracochłonne.
Mając do dyspozycji Power Apps, Saini zbudował swoją mobilną książkę językową w ciągu tygodnia, a następnie pokazał ją swojemu menadżerowi. Ten nie krył entuzjazmu – dość stwierdzić, że dziś z tej aplikacji korzystają wszyscy pracownicy ochrony i menedżerowie Heathrow. Wieść o jej sukcesie obiegła całe lotnisko, a nazwisko jej twórcy stało się wszystkim dobrze znane. Informacja dotarła do pracowników działu IT, którzy byli ciekawi nie tylko potencjału Power Apps, ale także człowieka, który pierwszy wykorzystał to nowe rozwiązanie. W końcu stworzono stanowisko Specjalisty ds. Rozwiązań IT specjalnie dla Samita Saini.
Inspirujący wzrost
Silna motywacja Saini do samodoskonalenia wraz z wykorzystaniem niskokosztowego, prostego narzędzia do kodowania, jakim jest Power Apps rozpoczęła prawdziwą rewolucję na Heathrow. Pracownicy z różnych działów ochoczo zaczęli proponować własne projekty aplikacji, które byli w stanie sami zaprogramować. Powstała także sieć wsparcia dla programistów Power Apps, którą koordynował nowy Specjalista ds. Rozwiązań IT. Organizowane są comiesięczne spotkania, na których pracownicy mogą wymieniać się spostrzeżeniami na temat prowadzonych przez siebie projektów, oprócz tego, każdy projekt developerski rozwijany w Power Apps jest dodawany do Microsoft Share Point, gdzie administratorzy mogą śledzić ich rozwój, napotkane przeszkody, aktualizacje i dodane funkcje.
Saini, korzystając z Power Apps i własnej pomysłowości zachęcił pracowników liniowych do kreatywnej optymalizacji procesów i rozwiązywania problemów. W efekcie, zostały wyzwolone niewykorzystywane wcześniej pokłady innowacyjności u ludzi, którzy posiadają dogłębną znajomość codziennych zadań i dokładnie wiedzą co jest im potrzebne, by wykonywać je lepiej. Dzięki wprowadzeniu zasad Citizen Developement, szeregowi pracownicy lotniska opracowali 30 aplikacji pozwalających na wyeliminowanie 75 tys. stron dokumentów i zmniejszenie czasu potrzebnego na wprowadzanie danych o prawie 1000 godzin.
Transformacyjny potencjał Power Apps jako środowiska low‑code jest realny, o czym przekonali się menadżerowie lotniska Heathrow. Nic dziwnego, że w raporcie z 2019 roku firma Gartner uznała platformę Microsoftu jako jeden z najlepszych produktów tego typu przyznając, że spośród wszystkich ocenianych platform low‑code, to właśnie Power Apps jest jednym z najprostszych narzędzi, a jego użytkownicy są w stanie wdrażać swoje pomysły nawet w mniej niż dwa miesiące. Zadowolenie i efektywność użytkowników Power Apps pokazuje, ze to właśnie ta platforma pozwala firmom na osiągnięcie elastyczności wymaganej w chaotycznym i zmiennym środowisku biznesowym.
