Jak skutecznie rekrutować w czasie kryzysu?

Obecne prognozy dotyczące bezrobocia w Polce wskazują, że do końca 2020 roku wzrośnie ono do 10–13%. Pracę straci ok. 1,5 mln osób. Co te liczby mogą oznaczać dla twojej firmy?

Jeżeli twoja firma planuje prowadzenie rekrutacji, prawdopodobnie zaleje ją „pozwolnieniowa fala”, która sprawi, że dotrą do niej setki, a może nawet tysiące aplikacji osób zwolnionych w efekcie kryzysu wywołanego pandemią Covid‑19. Sytuacja ta może z całą pewnością być szansą na pozyskanie talentów, które w innych okolicznościach nie trafiłyby do drzwi twojej organizacji. Jednak bez odpowiedniego przygotowania potencjalna korzyść wynikająca ze zwiększonej liczby kandydatów może szybko przerodzić się w realne wyzwanie.

Realistyczny czarny scenariusz

Wyobraź sobie, że w ramach każdej rekrutacji prowadzonej przez twoją firmę liczba dotychczas otrzymywanych aplikacji wzrasta kilkudziesięciokrotnie. Z moich rozmów z kadrą zarządzającą firm, które w dalszym ciągu rekrutują, wynika, że to już się dzieje. Jeśli organizacja nie posiada odpowiednich narzędzi do szybkiej i trafnej selekcji, ryzykuje tym, że osoby odpowiedzialne za procesy rekrutacyjne ugrzęzną w weryfikacji nadesłanych aplikacji, a ich pozostałe działania zostaną sparaliżowane albo selekcja będzie dokonywana losowo, a część aplikacji nie zostanie nawet otworzona.

W pierwszym przypadku konsekwencje są oczywiste, szczególnie jeśli za selekcję w całości lub częściowo odpowiadają menedżerowie odpowiedzialni za biznes. W drugim przypadku ryzykujemy przeoczenie osób, które mogłyby się okazać bardzo wartościowymi biznesowo pracownikami (high performers).

Dodatkowo, jeśli głównym sposobem podejmowania decyzji selekcyjnych na pierwszym etapie jest metoda obarczona największym ryzykiem błędu, czyli weryfikacja CV, w obu scenariuszach znacząco wzrasta ryzyko nieudanej rekrutacji, której koszt opisałam w artykule Ile nieudane rekrutacje kosztują twoją firmę?.

Na to wszystko należy nałożyć doświadczenia kandydatów zdobyte w ramach tak przeprowadzonych procesów rekrutacyjnych. W przypadku, kiedy osoby odpowiedzialne za rekrutację nie mają nawet czasu na zapoznanie się z aplikacjami lub kiedy proces znacząco się przedłuża, a kandydaci nie otrzymują na bieżąco informacji o statusie rekrutacji, ryzyko negatywnej oceny procesu wzrasta wielokrotnie. To z kolei może oznaczać zagrożenie pogorszenia wizerunku firmy jako pożądanego pracodawcy, co może pociągać za sobą dwie kluczowe konsekwencje:

1. potencjalne straty finansowe. Jak przekonała się firma Virgin Media należąca do Richarda Bransona, negatywne doświadczenia kandydatów przekładają się na decyzje zakupowe. Virgin Media rocznie traciła 4,4 mln funtów z powodu negatywnych doświadczeń kandydatów, którzy w ich efekcie rezygnowali z zakupu usług firmy.

2. utratę zdolności przyciągania talentów. Szybkie rozprzestrzenianie się w internecie negatywnych opinii to dzisiaj norma. Jeśli pojawiają się one w odniesieniu do pracodawców, znacząco obniża się zdolność firmy do przyciągania kandydatów z największym potencjałem.

Jak uniknąć czarnego scenariusza?

Niezbędne są trzy działania. Po pierwsze należy przeanalizować dotychczasowe procesy rekrutacyjne i zasoby czasowe wymagane do ich realizacji. Po drugie – zweryfikować poziom przygotowania do nowej rzeczywistości. W końcu po trzecie - podjąć decyzje dotyczące koniecznych zmian, dzięki którym uniknie się paraliżu.

Analiza dotychczasowych procesów rekrutacyjnych i weryfikacja poziomu przygotowania do nowej rzeczywistości

Czasowy wymiar procesu

1. Jaka była skala dotychczasowych rekrutacji? Ile średnio aplikacji przypadało na jeden proces?

2. Ile średnio czasu przypada na weryfikację jednej aplikacji?

3. Jeśli nie wprowadzimy żadnych zmian w dotychczasowym procesie rekrutacji, ile czasu sumarycznie będzie potrzeba na obsługę wszystkich rekrutacji, kiedy liczba kandydatów znacząco wzrośnie?

Podział odpowiedzialności w procesie oraz stosowane narzędzia

1. Jaki jest dotychczasowy podział odpowiedzialności w ramach procesów rekrutacyjnych?

2. W jakim wymiarze w proces zaangażowani są menedżerowie odpowiedzialni za działania biznesowe?

3. Jeśli dotychczasowy proces nie ulegnie zmianie, kto w nowych realiach nie będzie miał czasu na wykonywanie innych zadań poza rekrutacją i selekcją?

4. Jakie koszty będzie za sobą pociągać prowadzenie rekrutacji w dotychczasowy sposób przy wielokrotnie większej liczbie kandydatów? W tym przypadku należy wziąć pod uwagę m.in. koszt czasu pracy osób zaangażowanych w proces rekrutacji, szczególnie menedżerów zatrudniających oraz koszt utraconych korzyści związany z faktem ich zmniejszonego zaangażowania w działania biznesowe.

5. Na jakiej podstawie dokonywana jest decyzja o akceptacji kandydata do kolejnego etapu?

6. Czy narzędzia stosowane w dotychczasowych procesach rekrutacji i selekcji pozwalają na szybką i trafną ocenę kandydatów?

7. Czy na wczesnych etapach mamy rzetelne dane dotyczące poziomu kompetencji kandydatów oraz ich dopasowania do kultury firmy?

8. Czy do menedżerów odpowiedzialnych za działania biznesowe trafiają jedynie ci kandydaci, których kompetencje zostały rzetelnie zweryfikowane?

9. Czy firma potrzebuje zewnętrznego wsparcia w zakresie stworzenia odpowiednich narzędzi lub/oraz prowadzenia rekrutacji, aby główna działalność firmy nie była zagrożona?

Weryfikacja doświadczeń kandydatów

1. Czy doświadczenia kandydatów w ramach prowadzonych procesów rekrutacji są mierzone? Jeśli tak:

a. Czy dotychczasowe wyniki wskazują na pozytywne, czy negatywne doświadczenia? b. Jakie usprawnienia możemy wprowadzić w ramach procesów na podstawie zebranych danych?

2. Jak zorganizowana jest komunikacja z kandydatami w trakcie procesu rekrutacji?

3. Czy kandydaci są informowani o statusie swojej aplikacji na każdym etapie rekrutacji?

4. Czy w przypadku większej liczby aplikacji osoby odpowiedzialne za rekrutację w dalszym ciągu będą w stanie utrzymywać bieżącą komunikację z kandydatami? Ile czasu będzie to zajmować?

5. W którym miejscu pojawia się największe ryzyko negatywnych doświadczeń kandydatów? Jakie działania są niezbędne, aby temu zaradzić?

Podjęcie decyzji dotyczących niezbędnych zmian

Dzięki odpowiedziom na powyższe pytania dużo prostsze będzie określenie, jakie powinny być kolejne kroki. Ponadto mając świadomość nowej rzeczywistości oraz tego, co obecnie oferuje branża HR‑tech, warto również rozważyć digitalizację i automatyzację procesów, które umożliwiają ich łatwą skalowalność, minimalizują zaangażowanie czasowe i w konsekwencji przyczyniają się do redukcji kosztów. Rozwiązaniem może być też wdrożenie narzędzi psychometrycznych online, które pozwalają na trafną ocenę kompetencji setek tysięcy kandydatów już na pierwszym etapie rekrutacji przy minimalnym zaangażowaniu czasowym osób prowadzących rekrutację.

Podsumowując, prognozowana (i już obecnie obserwowana fala zwolnień) niesie ze sobą zarówno zagrożenia, jak i możliwości, a wśród nich:

1. ryzyko negatywnych doświadczeń kandydatów (CX) oraz negatywnego wpływu na employer branding, jeśli stosowane procesy są nieskalowalne i czasowo przekraczają możliwości działów HR i menedżerów zatrudniających;

2. ryzyko zaburzenia dotychczasowego procesu selekcji – brak możliwości rzetelnego przeprocesowania aplikacji nawet w takim wymiarze, jak to miało miejsce przed falą zwolnień;

3. ryzyko spowolnienia procesu odtworzenia miejsc pracy – szczególnie niebezpieczne dla tych firm, które obecnie są zmuszone do zwolnień i będą chciały jak najszybciej powrócić do pełnej operacyjności wraz z łagodzeniem obostrzeń w kolejnych branżach;

4. dostęp do większej liczby talentów, spośród których można pozyskać niezwykle wartościowych pracowników, pod warunkiem, że procesy rekrutacyjne są wyskalowane do trafnej oceny większej liczby kandydatów i identyfikacji tych najlepszych;

5. możliwość pozytywnego wyróżnienia się na rynku w przypadku wprowadzenia odpowiednich zmian i zaprezentowania firmy jako pracodawcy, który w szybki i efektywny sposób potrafi przeprowadzić proces rekrutacji, zachowując profesjonalizm w kontakcie ze wszystkimi kandydatami.

Mając świadomość, jak wiele firm jest obecnie w bardzo trudnym momencie, trzymam kciuki za to, aby jak najwięcej z nich było w stanie z dumą potwierdzić realizację ostatniego punktu.