NIP, czyli Numer Identyfikacji Podatkowej, to jeden z kluczowych rejestrów, z którego każdego dnia korzystają nasi rodzimi przedsiębiorcy. Jak wygląda jego struktura? Czy z NIP korzystają tylko firmy, czy prawo do jego używania jest też zarezerwowane dla innych podmiotów?
Działalności gospodarcze w Polsce w erze pandemii
Zagrożenie związane z COVID‑19 i kolejne obostrzenia wprowadzane w gospodarce dość mocno poturbowały wiele firm działających zarówno w Polsce, jak i w wielu innych państwach na całym świecie. Nie zniechęciło to jednak obywateli naszego kraju do zakładania własnych firm.
Na jesieni 2020 roku, zgodnie z danymi GUS, dynamika wzrostu liczby nowych firm przez pewien moment wynosiła aż 17%. Zwiększyła się też liczba spółek akcyjnych (o około 9%) oraz spółek z ograniczoną odpowiedzialnością (wzrost o 8,2%). Każdy z tych podmiotów już na etapie rejestracji musiał przekazać różnym organom państwowym wiele ważnych danych. Nowe firmy otrzymały własne identyfikatory w bazie REGON, a także numery NIP, które w ich działalności mają bardzo duże znaczenie. Szacuje się, że łączna ilość nadanych numerów NIP przekroczyła już 4,5 miliona.
Najważniejsze informacje o Numerze Identyfikacji Podatkowej
Baza powstała na przełomie 1995 i 1996 roku. Początkowo ustawodawca zakładał, że przedsiębiorcy nie będą jedyną grupą społeczną, jaka będzie uwzględniona w tym zbiorze. Przez kilka lat wszyscy dorośli – w tym także i ci, którzy pracowali na etacie – mieli swój ustawowo nadany NIP.
Służył on do rozliczeń z urzędem skarbowym oraz do załatwiania szeregu innych spraw, za które odpowiadała właśnie ta instytucja. W tym samym czasie z bazy musieli korzystać też przedsiębiorcy. Rodziło to wiele problemów natury formalno‑organizacyjnej, pośród których największym była odmienna zasada pisowni samego numeru.
Osoby cywilne korzystały z formatu 123‑456‑78‑90, a firmy musiały umieszczać myślniki inaczej: 123‑45‑67‑890. Generowało to wiele problemów. Zapewne była to jedna z przyczyn, dla których po pewnym czasie wycofano obowiązkowy NIP dla osób fizycznych i w to miejsce wprowadzono numer PESEL, który dziś jest głównym identyfikatorem dla zdecydowanej większości Polaków.
Jakie dane można znaleźć w bazie NIP?
Akt prawny, który reguluje zasady korzystania z bazy, to Ustawa o NIP z późniejszymi zmianami. Informacje tam zawarte można przeglądać na przykład z poziomu wyszukiwarki ze strony ALEO.com.
Odnajdziemy tam między innymi informacje o adresie, pod jakim mieści się interesująca nas działalność. Jeśli właściciel podał w CEIDG numer kontaktowy, to będzie on widoczny w wynikach wyszukiwania. Dla niektórych rodzajów działalności, w tym choćby spółek z o.o. i stowarzyszeń można też szybko zapoznać się z corocznymi raportami finansowymi.
Kto musi posiadać numer NIP?
Wbrew obiegowej opinii, nie tylko firmy. Jasno reguluje to Ustawa o Numerze Identyfikacji Podatkowej. Jest on obligatoryjny także dla płatników oraz inkasentów podatków. Muszą korzystać z niego przedstawiciele NIK‑u, a także jednostki administracji rządowej i samorządowej, czyli na przykład urzędy gmin.
Na liście podmiotów objętym tym obowiązkiem można też wskazać fundacje, a także stowarzyszenia rejestrowe. NIP jest też obowiązkowy dla pracowników zagranicznych, którzy przyjeżdżają do naszego kraju w celach zarobkowych, chyba że posiadają oni PESEL, o czym stanowi indywidualna interpretacja skarbowa z 2016 roku wydana przez Sąd w Warszawie.
Jak założyć numer NIP?
Istnieją dwa sposoby, by szybko wyrobić sobie ten identyfikator. W niezwykle korzystnej sytuacji są osoby, które chcą założyć firmę przez internet, korzystając w tym celu z platformy CEIDG. Na pewnym etapie tworzenia konta trzeba tylko zaznaczyć opcję „nie posiadam numeru NIP”, a zostanie on nam automatycznie przyznany.
Warto jednak pamiętać o tym, że - z formalnego punktu widzenia - Numer Identyfikacji Podatkowej wciąż jest nadawany przez naczelnika urzędu skarbowego właściwego przez miejsce zamieszkania lub rejestracji firmy. W praktyce oznacza to, że na „aktywację” NIP trzeba poczekać kilka dni. Kiedy nasz numer będzie już przyznany i aktywny, otrzymamy o tym powiadomienie na telefon lub adres e‑mail podany we wniosku CEIDG.
Nieco bardziej tradycyjna metoda, to skorzystanie z ogólnodostępnego formularza NIP‑7. Można go odnaleźć zarówno w sieci, jak i w urzędach skarbowych, a często i w urzędach gmin. Warto pamiętać o tym, że można odesłać wypełniony, zeskanowany wniosek przez sieć, jednak wymaga to użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Można też złożyć go osobiście we właściwym urzędzie.
