Pandemia nauczyła nas, że praca z domu jest możliwa i może być efektywna, ale na dłuższą metę nie zastąpi biura. A ono, podobnie jak wiele innych miejsc, w obecnych realiach musi się zmienić. Jak to wpłynie na naszą pracę i jakich zmian możemy się spodziewać? Swoimi prognozami podzielił się Nowy Styl – ekspert w zakresie aranżacji przestrzeni biurowej i publicznej.
Partnerem materiału jest Nowy Styl.
Nasz zespół stara się zrozumieć i oszacować wpływ koronawirusa na nadchodzące zmiany – mówi Karolina Manikowska, Workplace Research & Consulting Department Director w Nowym Stylu. – Coraz więcej klientów, dyrektorów administracyjnych i facility managerów prosi nas, aby wesprzeć ich w przygotowywaniu biur do powrotu pracowników. Prowadzimy szerokie badania i mamy już pierwsze wnioski i przypuszczenia, dotyczące spodziewanych zmian w biurach.
Co więc zastaną pracownicy po powrocie do swoich miejsc pracy?
Po pierwsze bezpieczeństwo – biura bardziej higieniczne
To, co jeszcze niedawno było nietypowym widokiem, teraz w biurach stanie się standardem. Wiele osób po powrocie zauważy specjalne stacje z płynami do dezynfekcji. Również takimi, do których można zbliżyć czoło i zmierzyć temperaturę. Wszystko po to, by zwiększyć bezpieczeństwo, jednocześnie pozwalając na komunikację między pracownikami, spotkania i płynną pracę.
Temat higieny pojawi się w jeszcze jednym wymiarze. Zmienią się materiały wykończeniowe, które będą stosowane na powierzchniach mebli. Łatwość usuwania z nich ewentualnych drobnoustrojów stanie się kluczowa. Już teraz zaobserwować można wzrost zainteresowania meblami z powłokami higienicznymi, które wcześniej dedykowane były przede wszystkim placówkom opieki zdrowotnej. Firmy produkujące meble już zwiększają swoje portfolio produktowe pod tym kątem.
– Nasza marka Kusch+Co od wielu lat ma w ofercie specjalną linię produktów medycznych, wykonanych z materiałów o właściwościach antybakteryjnych. Jej know‑how w tym obszarze jest ogromny – opowiada Karolina Manikowska. – Spodziewamy się, że zwiększone zapotrzebowanie na produkty antybakteryjne to nie chwilowa potrzeba, a dłuższa konieczność. Dlatego już pracujemy nad wprowadzeniem tapicerek z segmentu Kusch HealthCare do naszego wzornika wykończeń mebli biurowych.
Biura – tak, ale w nowej roli
Antybakteryjne powłoki to tylko jeden z czynników, który wpłynie na bezpieczeństwo pracowników. Zmian, przed jakimi stanie biuro, jest znacznie więcej. W wielu miejscach zmieni się jego plan, tak by możliwe było zachowanie większych przerw pomiędzy stanowiskami pracy. Możliwe, że z tych samych przyczyn zredukowana zostanie liczba miejsc w salach spotkań. Wiele film pracuje nad opracowaniem optymalnych rozwiązań. Popularna i bardzo przejrzysta jest koncepcja Cushman & Wakefield „6‑Feet Office”, której podstawową zasadą jest zapewnienie wymaganej bezpiecznej odległości. Nowy Styl pracuje nad własnym zbiorem rozwiązań i konkretnym programem wdrożeniowym, który zwiększy bezpieczeństwo podczas pracy w przestrzeniach biurowych.
Również nasze myślenie o biurze prawdopodobnie się zmieni. To nie będzie już przestrzeń, do której przychodzimy, by usiąść przed monitorem i wykonywać rutynowe czynności. Biuro stanie się przede wszystkim miejscem spotkań. Będziemy je odwiedzać, by budować społeczność wokół konkretnego projektu, omawiać go, zderzać i łączyć myśli. Będzie miejscem, gdzie znajdują się narzędzia technologiczne, których brakuje w domu. Biuro pomoże w walce z uczuciem odizolowania i przyniesie ze sobą jeszcze jedną zaletę: choć nasza produktywność często wzrasta w domu, to innowacyjność rośnie w biurze. Zgodnie ze słowami Johna Sullivana z Uniwersytetu w San Francisco – „Jeśli chcesz innowacyjności, to musisz zadbać o interakcje”. Właśnie dzięki nim w biurze nasze umiejętności do wymyślania i wprowadzania nowych rzeczy rosną.
Ewolucja w kierunku elastyczności
À propos pracy z domu. Pandemia pokazała, że wielu z nas potrafi z niego pracować, a niektórzy radzą sobie z tym zadaniem lepiej niż nieźle. To sprawia, że część przedsiębiorców zastanawia się nad systemem pracy dzielonym pomiędzy biurem a domem, przynajmniej na czas zagrożenia, a może i dłużej. To w dalszej konsekwencji może sprawić, że praca w Polsce, na wzór niektórych europejskich państw, przyjmie bardziej elastyczną formę. W Niderlandach, Belgii czy Finlandii kwestia pracy spoza biura jest uregulowana prawnie. Mieszkańcy tych krajów mogą pracować z dowolnego miejsca – na przykład domu, kawiarni czy parku – przez określony prawnie czas.
Zmiany nie powinny jednak ewoluować w kierunku pracy wyłącznie zdalnej. Mimo że są osoby, które świetnie odnajdują się w takim stylu pracy, to dla większości pracowników biuro jest potrzebne, aby wskoczyć w pewnego rodzaju rytm i oddzielić obowiązki zawodowe od prywatnego życia. Każdy z nas potrzebuje po prostu wyjść z domu, spotkać się z innymi. Leży to w obszarze naszych podstawowych potrzeb socjalnych. Elastyczna forma pracy, czyli dzielenie jej czasu pomiędzy pracą w biurze i poza biurem, wydaje się długofalowo najlepszym rozwiązaniem. Z jednej strony pomaga ono utrzymać pracownikowi rytm pracy, z drugiej dostosować ją do obecnej sytuacji.
Już nie „moje”, a „nasze” biurko
Jeśli zakładamy, że popularniejsza będzie elastyczna forma pracy, to utrzymywanie dużej liczby pustych biurek nie będzie miało sensu. Pogłębi tylko poczucie zapaści i pozostanie niewykorzystaną przestrzenią. Racjonalnym rozwiązaniem w takiej sytuacji wydaje się desk‑sharing, czyli koncepcja oparta na współdzieleniu przestrzeni pracy. Zgodnie z nią efektywna i komfortowa praca w biurze nie polega na posiadaniu własnego biurka, ale dostępie do różnych miejsc, w których można zrealizować dane zadanie. Dlatego przy wdrażaniu takiej koncepcji trzeba zaprojektować dodatkowe strefy do pracy – miejsca do rozmów telefonicznych, pokoje do pracy w ciszy, strefy spotkań nieformalnych, sale przeznaczone do małych spotkań, strefy kreatywne czy miejsca pracy projektowej. Stworzone w ten sposób biuro oparte na aktywnościach pomaga pracownikom w skupieniu się na konkretnych zadaniach.
Desk‑sharing poprawia komunikację między ludźmi i działami, ale niesie ze sobą także kilka wyzwań, głównie w temacie higieny. I tu wracamy do tematu wykończeń antybakteryjnych, tym bardziej niezbędnych w biurze oraz odpowiednich nawyków higienicznych, które pracownicy muszę w sobie utrwalić.
Przyśpieszenie tego, co nieuniknione?
Ewoluujące znaczenie wspólnej przestrzeni, desk‑sharing i wreszcie – miks pracy stacjonarnej i mobilnej. To zmiany, które wydają się nieuniknione nie tylko z powodu pandemii. Już za kilka lat większość społeczeństwa będzie stanowić generacja flex, składająca się z millenialsów i pokolenia Z. Są to grupy, które oczekują elastycznego stylu pracy, takiego, który nie zamyka się w 8 godzinach pracy w biurze. Wiele wskazuje na to, że pandemia przyspieszyła proces zmian, które i tak by nadeszły. W najbliższym czasie może on jednak nabrać tempa, na które warto przygotować się już teraz.