Podstawową zaletą rozwiązań zintegrowanej komunikacji jest optymalizacja kosztów zarówno wewnątrz przedsiębiorstwa, jak i w jego otoczeniu – jedna sieć teleinformatyczna może obsłużyć naraz: połączenia telefoniczne, dostęp do internetu i transmisję danych. Jeszcze do niedawna wymagało to trzech osobnych sieci i oddzielnych urządzeń telekomunikacyjnych, a także stałego powiększania zespołu odpowiedzialnego za ich funkcjonowanie. Koszt utrzymania jednej sieci zamiast trzech może przynieść firmie spore oszczędności.
To jednak nie wszystko! Nowoczesne rozwiązania komunikacyjne umożliwiają integrację sieci IP z aplikacjami biznesowymi. W ten sposób przestają praktycznie istnieć dotychczasowe ograniczenia infrastruktury telekomunikacyjnej. Jedyną barierą, która stanowi wyzwanie dla całkowitej integracji środowiska, pozostaje zdolność firmy do skutecznej analizy i usprawnienia własnych procesów biznesowych oraz techniczne ograniczenia we wprowadzaniu zmian.
Najlepszym źródłem potencjalnych usprawnień w biznesie, wynikających z zastosowania rozwiązań zunifikowanej komunikacji (unified communication), są procesy związane z wewnętrzną i zewnętrzną komunikacją biznesową firmy, na przykład z usprawnieniem komunikacji pomiędzy oddziałami i ograniczeniem liczby podróży służbowych czy też integracją telefonii stacjonarnej i komórkowej.
Podczas analizy możliwości integracji narzędzi do komunikacji z aplikacjami biznesowymi należy brać pod uwagę przede wszystkim oczekiwany wzrost efektywności procesów biznesowych.
Sama integracja narzędzi do komunikacji z aplikacjami biznesowymi przybiera różny charakter. Może polegać na instalacji odpowiednio przygotowanych prostych programów umożliwiających wyświetlanie na ekranie telefonów podstawowych, potrzebnych w pracy informacji (bieżących kursów walut, kursów akcji, prognozy pogody, listy zadań), przyłączeniu do systemu telefonicznego aplikacji biurowych (firmowego kalendarza, książki adresowej), a nawet złożonych systemów do zarządzania relacjami z klientami CRM.
Analizując wartość systemów zunifikowanej komunikacji, należy brać pod uwagę przede wszystkim spodziewany i oczekiwany wzrost efektywności biznesu, wynikający na przykład z rozszerzenia i usprawnienia komunikacji, oddania zdalnej administracji systemem teleinformatycznym w ręce wyspecjalizowanego operatora czy usprawnienia procesów planowania i rozbudowy infrastruktury zgodnie z wymaganiami wynikającymi z rozwoju biznesu.
