W miarę przeistaczania się organizacji na bardziej globalne i złożone zwiększają się wymagania co do efektywnej pracy zespołowej. Jak mawia Jim Collins, autor książki „Good to great”, pierwszy krok budowania zespołu to dobór odpowiednich ludzi na odpowiednie miejsca oraz usunięcie tych, którzy do niego nie pasują. Budowanie zespołu i działania zmierzające do poprawy jego funkcjonowania mają wpływ na psychologiczne uwarunkowania, w których jest on osadzony. W tym artykule przyjrzymy się kilku elementom psychologii pracy zespołowej, które wpływają na efektywność działań grupy.
Kolektywizm
Kolektywizm jest rozumiany jako przekonanie jednostki o tym, że dobro grupy i społeczeństwa powinny być wartością nadrzędna względem interesów jednostki. Charakteryzuje się on skłonnością do koncentrowania się na poczuciu solidarności. Przeciwieństwem kolektywizmu jest indywidualizm, który zakłada, że potrzeby, cele i aspiracje jednostki są pierwszorzędne. Nasilenie którejś z tych cech wśród pracowników wpływa na zachowania i relacje w zespole. Kolektywistyczne wartości, takie jak preferencja pracy zespołowej czy stawianie celów grupowych przed osobistymi, stanowią czynnik motywujący do adaptacji w grupie.
Kolektywizm w grupie
Zespoły, w których występuje wysoki poziom kolektywizmu, są zmotywowane do angażowania się w działania, które maksymalizują potencjał grupy do osiągnięcia wspólnie wypracowanego sukcesu. Dla zespołów realizujących projekty te działania obejmują przede wszystkim wymianę wiedzy i informacji. Wartości są fundamentem zachowania, dlatego budowanie zespołu zawsze powinno uwzględniać ten psychologiczny aspekt. Wzmocnienie postaw kolektywistycznych w zespole można realizować poprzez budowanie zaufania (regularne spotkania, otwarte dyskusje, wspólne rozwiązywanie problemów), ustalanie wspólnych celów, czemu przyjrzymy się bliżej w dalszej części artykułu, modelowanie otwartej komunikacji (do czego możemy zaliczyć regularny feedback), a także szkolenia z zakresu pracy w grupie i rozwoju osobistego.
Zdolności poznawcze
Są to zdolności predysponujące do rozumienia skomplikowanych idei, wyciągania wniosków na podstawie zdobytego doświadczenia oraz do efektywnego rozwiązywania problemów. Są one kluczowe dla zespołów projektowych z rozproszoną wiedzą specjalistyczną. Dzięki nim członkowie zespołu są zdolni do szybkiej adaptacji do nowych sytuacji, ponieważ szybko się uczą i są w stanie szybko rozpoznawać i rozwiązywać problemy. W związku z tym, budowanie zespołu powinno uwzględniać rozwijanie zdolności poznawczych członków zespołu, co przekłada się na lepszą wydajność i zdolność adaptacji.
Analiza SWOT jako narzędzie rozwoju umiejętności pracowników
Warto przyjrzeć się umiejętnościom każdego z pracowników. Czy są oni odpowiednio przygotowani, aby skutecznie wykonywać swoją pracę? Prawdopodobnie nawet doświadczeni specjaliści mogą zyskać na możliwości doszlifowania swoich umiejętności. Korzystne dla efektywności zespołu będzie zaadresowanie ewentualnych braków lub potrzeb rozwojowych, szczególnie w oparciu o indywidualną analizę mocnych i słabych stron. Jednym z narzędzi, które usprawnią proces poszukiwań jest analiza SWOT. Ten enigmatyczny akronim to termin utworzony z następujących angielskich słów: strenghts (mocne strony), weaknesses (słabe strony), opportunities (szanse) i threats (zagrożenia). Taka analiza z pewnością nie zajmie dużo czasu, może natomiast być kamieniem milowym w rozwoju pracowników i usprawnieniu funkcjonowania zespołu. Oto przykładowy scenariusz, w jakim można ją przeprowadzić:
1. Strenghts
· Jakimi konkretnymi umiejętnościami, zarówno miękkimi (interpersonalnymi, intrapersonalnymi, poznawczymi), jak i twardymi, specjalistycznymi wyróżnia się pracownik?
· Jakie doświadczenie zawodowe posiada pracownik, które może być wykorzystane w bieżących projektach?
· Jakie osiągnięcia zawodowe pracownik może przedstawić jako dowód swojego zaangażowania i skuteczności?
2. Weaknesses
· Czy są obszary, w których pracownik mógłby zwiększyć swoje kompetencje?
· Jakie umiejętności wymagają poprawy?
· W jaki sposób, dostosowany do potrzeb i możliwości pracownika można zwiększyć jego produktywność?
3. Opportunities
· Z jakich dostępnych możliwości szkoleniowych i rozwojowych mógłby skorzystać pracownik, aby poszerzyć swoje kompetencje?
· W jakie nowe projekty lub zadania warto zaangażować pracownika w celu zdobycia przez niego nowego i użytecznego doświadczenia?
· Czy inwestycja w programy mentoringowe lub coachingowe przyniosłaby wymierne korzyści pod względem wzrostu produktywności i motywacji pracownika?
4. Zagrożenia
· Czy umiejętności pracownika odpowiadają potrzebom zmieniającego się środowiska branżowego?
· Czy pracownik jest narażony na stres lub ryzyko wypalenia zawodowego, które mogą wpłynąć na jego efektywność?
· Czy pracownik posiada aktualne i adekwatne kompetencje technologiczne?
Określanie celów
Definiowanie osiągalnych kroków prowadzących do osiągnięcia wspólnego celu pozwala zespołom zgromadzić odpowiednie zasoby i wyznaczyć osoby, których predyspozycje w największym stopniu będą odpowiadać wymaganiom poszczególnych zadań. Precyzyjne określenie celu pozytywnie wpływa na zrozumienie interesu grupy, który dotyczy każdego z jej członków oraz przekłada się zwiększenie wydajności zespołu. Cel powinien lekko przekraczać dotychczasowe możliwości grupy. Te określane jako „trudne” są związane ze zwiększeniem produktywności i efektywności w grupie. Należy być precyzyjnym w definiowaniu celów, ponieważ w przypadku, kiedy nie są one specyficzne mogą zostać niezrozumiane i nieskuteczne. Dodatkowo warto formułować cele grupowe, aniżeli indywidualne.
Wsparcie społeczne
Funkcjonalne problemy, które mogą wystąpić w grupie dotyczą utrzymania pozytywnych relacji między członkami zespołu. Jest to istotny czynnik zachowania ciągłości grupy. Promuje on satysfakcjonujące interakcje między jednostkami. Wzmacnianie relacji może odbywać się poprzez wsparcie społeczne, które jest wzajemnie udzielane przez członków zespołu. Może ono przyjmować dwie formy: emocjonalne lub instrumentalne. Wsparcie emocjonalne polega na zredukowaniu dyskomfortu psychicznego jednostki poprzez np. rozmowę, wysłuchanie czy po prostu towarzyszenie jej w trudnych momentach. Wsparcie instrumentalne polega na dostarczeniu wiedzy na temat procedur wykonywania danego zadania. Wsparcie emocjonalne zwiększa motywację jednostki, która go doświadcza, natomiast wsparcie związane z wykonywaniem zadań usprawnia koordynacje, czyli organizacje i synchronizacje działań członków zespołu.
Monitorowanie postępów i system informacji zwrotnej
Systematyczna ocena postępów i rezultatów oraz dostarczanie feedbacku członkom zespołu pozwala ocenić rozbieżności między kierunkiem działań obecnych a oczekiwanym ich rezultatem. Zespoły mogą być tak samo produktywne, jednak to regularne dostarczanie informacji zwrotnej rozróżnia je pod względem efektywności. Feedback zwiększa wydajność zespołów oraz zwiększa motywację i satysfakcje jego członków.
Podczas budowania zespołu warto zwrócić uwagę na kilka aspektów psychologii pracy zespołowej. Kształtowanie wartości kolektywistycznych, rozwijanie zdolności adaptacyjnych, precyzyjne definiowanie celów oraz zapewnienie wsparcia emocjonalnego i instrumentalnego prowadzi do zwiększenia motywacji i efektywności pracy w grupie. Pamiętajmy, że lider ma istotną rolę w integrowaniu tych elementów. Jeżeli chcesz rozwinąć swoje umiejętności menedżerskie w zarządzaniu firmą, zespołem i własną efektywnością, warto stale podnosić swoje umiejętności, korzystając z dostępnych na ten temat kursów. Jednym z nich jest kurs Management™ Dzięki niemu możesz zyskać wiedzę i narzędzia gotowe do wdrożenia, a także zdiagnozować własny styl przywództwa, co pozwoli Ci być lepszym liderem i zyskać większe zaufanie i szacunek zespołu.
