Więcej niż aranżacja przestrzeni

Biuro idealne nie istnieje, ale firmy mają do dyspozycji wiele rozwiązań umożliwiających zbliżenie się do przestrzeni spełniającej oczekiwania wszystkich pracowników. Na polskim rynku działają podmioty, które dzięki multidyscyplinarnym zespołom architektów, projektantów czy socjologów są w stanie odpowiedzieć na potrzeby organizacji zabiegających o pozyskanie jak najlepszych kadr.

Partnerem materiału jest HB Reavis.

Każdy proces planowania nowego biura powinien rozpoczynać się od zbadania stanu zastanego. Może się to odbywać m.in. poprzez obserwacje uczestniczące w aktualnej siedzibie firmy. Jest to uważne przyglądanie się, jak jej pracownicy wykonują codzienne obowiązki, z jakich przestrzeni korzystają, jakie są ich przyzwyczajenia i biurowe rytuały. Dodatkowej wiedzy dostarczają ankiety, wywiady i warsztaty w modelu „design‑thinking” z pracownikami różnego szczebla – od zarządu, poprzez liderów działów, po szeregowych specjalistów. „Punktem końcowym jest raport obrazujący styl i kulturę pracy w danej organizacji, definiujący mocne strony oraz słabości aktualnej siedziby. To najlepszy wstęp do planowania nowego miejsca, które będzie szczerze lubiane przez pracowników” – mówi Adam Jaszkowski, Workplace Consultant w Origameo, dziale firmy HB Reavis doradzającym w planowaniu przestrzeni pracy. „Przykładem klienta, dla którego przeprowadziliśmy obszerną fazę diagnostyczną, jest firma logistyczna Panalpina. Na podstawie naszej obserwacji i pomiarów dokonanych w trakcie badania byliśmy w stanie na nowo stworzyć plan siedziby firmy Panalpina, skutecznie odpowiadający potrzebom pracowników i pracodawcy” – dodaje.

Czas na strategię

Strategia miejsca pracy stanowi funkcjonalne i projektowe ramy nowego biura. Dokument taki powinien definiować kluczowe założenia dotyczące czterech opisanych poniżej obszarów. W telegraficznym skrócie: taka mapa drogi do nowego biura wskazuje, w jaki sposób nowa przestrzeń wesprze realizację celów biznesowych firmy.

1. Perspektywa zarządcza – cele planowanej przeprowadzki, opis stylu pracy w firmie, opis najważniejszych potrzeb interesariuszy, a także główne założenia dotyczące logicznej organizacji biura.

2. Rozwiązania przestrzenne – sposób rozsadzenia zespołów, wielkość i rodzaj przestrzeni, a także wstępne sugestie dotyczące rozwiązań projektowych.

3. Czynniki technologiczne i kulturowe – rekomendacje rozwiązań zgodnych z kulturą korporacyjną i firmowymi obyczajami, w tym analiza szans i zagrożeń związanych z planowanymi zmianami.

4. Zarządzanie zmianą – analiza nastawienia pracowników względem planowanej przeprowadzki, w tym strategia komunikacji zmiany wewnątrz organizacji.

„Dobra strategia miejsca pracy zawiera odpowiedzi na szereg pytań. Od fundamentalnych, takich jak: czy moja firma potrzebuje przestrzeni typu open space, zamkniętych gabinetów, a może połączenia obu modeli? Po te związane ze zmianą stylu pracy, jak np.: czy moi pracownicy są gotowi na korzystanie z nowoczesnych technologii w biurowcu lub na wprowadzenie polityki tzw. hot desks” – mówi Adam Jaszkowski z Origameo.

Od strategii do działania

Każdy doświadczony menedżer wie, że od strategii do jej wdrożenia prowadzi długa i kręta droga. W przypadku przestrzeni biurowej kluczową rolę odgrywa realistyczne dostosowanie rekomendacji i planów do charakterystyki wynajętej powierzchni oraz możliwości konkretnego budynku. Pomocne w tej kwestii jest korzystanie z doradztwa wewnętrznych działów dewelopera danego obiektu – takim jest np. wspomniane wcześniej Origameo.

Na początek powstaje tzw. space plan, a więc przełożenie strategii na konkretną przestrzeń. W praktyce to dokument obrazujący rozkład każdego piętra i każdej strefy biura. Kolejnym krokiem jest opracowanie projektu koncepcyjnego, w którym zwizualizowane zostają wszystkie elementy rekomendowane do zastosowania – na tej podstawie nawet osoby z nieco mniejszą wyobraźnią mogą poczuć, w jakiej przestrzeni wkrótce przyjdzie im pracować. Wreszcie tworzony jest finalny projekt (execution design), w którym można znaleźć każdy szczegół i konkretne rozwiązania, nawet tak szczegółowe jak lokalizacja i model każdego gniazdka elektrycznego.

Przeprowadzenie całego procesu z pomocą doradcy, dobrze znającego budynek i będącego jednocześnie autorem strategii nowego miejsca pracy, daje zatem najlepszą gwarancję spójności założeń z rzeczywistszymi możliwościami, również finansowymi.

Zarządzanie zmianą

Od strachu przed utratą własnego biurka po obawy związane z dojazdem do nowego biura – pracownicy nie zawsze będą podchodzili do planowanej zmiany w sposób entuzjastyczny. Monitorowanie nastawienia załogi bywa ważniejsze od wyboru koloru wykładziny. Doświadczeni konsultanci są w stanie doradzić, jak poprowadzić działania komunikacyjne dotyczące przeprowadzki, tak aby wszyscy pracownicy poczuli się częścią całego projektu.

„Przykładem tego typu aktywności była nasza własna przeprowadzka – przenosiny całego polskiego oddziału HB Reavis do budynku przy ul. Postępu 14. Poprzez ulotki, mailingi i SMS‑y nasi pracownicy stopniowo dowiadywali się, jak będzie zorganizowane nowe biuro. Przygotowaliśmy dla nich też konkursy oraz kurs pakowania, a w nowej siedzibie zadbaliśmy o zestawy powitalne i uroczyste śniadanie – opowiada Adam Jaszkowski. – Również we wspomnianym biurze Panalpiny nasza rola nie skończyła się w momencie zaprojektowania i zrealizowania aranżacji według pomysłu zaakceptowanego przez klienta. Zaplanowaliśmy też stosowną komunikację wewnętrzną – pracownicy Panalpiny otrzymali m.in. prezentacje opisujące sposoby dojazdu do nowego biura, a specjalne oznaczenia na szybach i ścianach zachęcały do korzystania z wszystkich nowości” – dodaje Adam Jaszkowski.

Już po przeprowadzce

Kartony rozpakowane, łącze internetowe działa jak trzeba, kawa z ekspresu nawet lepsza niż w starym biurze. Mimo to fizyczne zakończenie przeprowadzki nie oznacza końca procesu. W nowej siedzibie warto przeprowadzać regularne ankiety oraz inne badania, które wykażą, czy nowa przestrzeń spełnia pokładane w niej nadzieje. „To najczęściej bardzo satysfakcjonujący etap naszej pracy. W przypadku wspomnianych projektów, np. w firmie Panalpina, aż 95% jej pracowników stwierdziło, że są dumni z nowego biura, a 85% uznało, że ma ono pozytywny wpływ na ich efektywność. Z kolei w biurze HB Reavis w sześć miesięcy po przenosinach 87% osób zadeklarowało, że są co najmniej zadowoleni z wyglądu nowego biura, 80% uznało, że jest ono atrakcyjne dla młodego pokolenia pracowników, a ponad 90% było przekonanych, że wyróżnia nas na tle konkurencji” – podsumowuje Adam Jaszkowski.

Jeśli jest coś, co można poprawić niewielkim nakładem sił i kosztów, warto to wdrożyć, zanim skargi pracowników zaczną się mnożyć. Efektywność nowego biura można też sprawdzać za pomocą danych dostarczanych poprzez nowoczesne technologie budynkowe, np. czujniki zliczające ludzi poruszających się w określonych strefach biura lub korzystających z wybranych pomieszczeń. Planowanie przestrzeni pracy stało się zatem procesem bardziej angażującym, jednak potraktowanie go serio pozwala na uniknięcie przykrych i kosztownych rozczarowań.