Spotkania biznesowe są nieodłączną pozycją w kalendarzu menedżerów i właścicieli firm, a zachowanie i dobre maniery bez wątpienia mogą pozytywnie wpłynąć na ich przebieg. Znajomość zasad etykiety biznesowej, poza oczywiście samym tematem rozmowy, to drugi najważniejszy czynnik, który determinuje podpisanie kontraktu czy osiągnięcie zamierzonego celu.
Czy na pewno jednak wiesz, jak zachować się przy stole? Co zamówić, jakie miejsce zająć i jak okazać szacunek swojemu kontrahentowi? Niezależnie od odpowiedzi oraz strony, którą zajmujesz w rozmowie, znajomość tych zasad ukaże twoją osobę w dobrym świetle. Nie zapominajmy oczywiście o tym, że po to spotykamy się poza biurem, aby wprowadzić nieco luźniejszą i mniej sztywną atmosferę, która powinna różnić się od tej z sali konferencyjnej czy gabinetu prezesa.
Czytaj, inspiruj się, twórz. Daj sobie szansę na rozwój dzięki solidnej dawce harvardzkiej wiedzy. Prenumerując, masz pewność, że na bieżąco będziesz poznawać tajniki najlepszych ekspertów biznesowych. Kup teraz!
1. Zaplanowanie i przygotowanie spotkania
Aby lunch nie zamienił się w poobiednią drzemkę, a rozmowa odbywała się w energicznej atmosferze, postaraj się, aby godzina rozpoczęcia spotkania nie przekroczyła przedziału pomiędzy 12:00 a 14:00.
Oczywiście zrób wszystko, aby przybyć na spotkanie na wyznaczoną godzinę. Nic się nie stanie, jeśli przyjdziesz do restauracji kilka minut wcześniej. Jeżeli wiesz, że się spóźnisz, postaraj się z maksymalnym wyprzedzeniem poinformować o tym swojego gościa. Zadbaj przy tym, aby czekał na niego stolik, a kelner poinformował, że niedługo przybędziesz – w przeciwnym wypadku okażesz brak szacunku osobom uczestniczącym w biznesowym lunchu. Nie zapomnij o tym, że przed rozpoczęciem posiłku to gość czeka na wskazanie mu miejsca przez gospodarza.
Mimo że spotkania biznesowe organizowane są zazwyczaj wczesnym popołudniem, nie musi to być przecież regułą. Niestandardowe spotkanie przy stole i lekkim posiłku można zaaranżować na wieczór lub wczesny poranek. Biznesowe śniadanie, brunch, regularny obiad z dwoma daniami, kolacja czy wreszcie po prostu kawa – to tylko kilka mniej standardowych przykładów.
Wybór miejsca spotkania powinien także pozostać nieprzypadkowy. Łatwy dojazd, bezproblemowe miejsce parkingowe, neutralne wnętrze i profesjonalna obsługa to absolutne minimum. Miejsce powinno być eleganckie, niezatłoczone oraz zapewniające komfort rozmowy, np. na tyle duży stolik, aby nie ograniczał możliwości położenia laptopa.
Aby uniknąć krępującej ciszy lub poruszania niemających znaczenia tematów, do spotkania biznesowego należy się dobrze przygotować. Jeszcze przed spotkaniem rozpisz krótką agendę: listę tematów oraz listę celów, jakie chcesz osiągnąć.
Przed spotkaniem wycisz i schowaj telefon. Jeżeli z jakichś względów musisz go mieć przy sobie, nie kładź go obok talerza i bezwzględnie wycisz dzwonek.
Stań się lepszym negocjatorem w życiu prywatnym i zawodowym »
2. Wybór jedzenia
Biznes lunch nie powinien trwać dłużej niż 1,5 godziny, dlatego też nie zastawiaj stołu jak na wigilię i nie zastanawiaj się zbyt długo nad wyborem potrawy. Jedzenie nie powinno wprawiać ani ciebie, ani twojego gościa w zakłopotanie. Wyobraź sobie negocjowanie kontraktu podczas zajadania się spaghetti.
Unikaj najdroższych dań i w razie wątpliwości zapytaj gospodarza spotkania, jaką potrawę mógłby ci polecić. Posiłek może być bogaty w białko, czyli obejmować chude mięso oraz węglowodany w postaci produktów zbożowych, co zagwarantuje ci większą wydajność w godzinach popołudniowych.
Niezależnie od tego, czy twój gość zamówił drinka lub szklankę whiskey, ty unikaj spożywania trunków podczas rozmowy. Spożywanie alkoholu w ciągu dnia może zostać odebrane jako niepoważne traktowanie swojej pracy. Poza tym lepiej nie ryzykować, że po wypiciu czegoś mocniejszego będziemy przesadnie szczerzy w stosunku do innych osób siedzących przy stole. Wyjątkiem jest kieliszek szampana po podpisaniu ważnej umowy czy drink podczas wieczornego spotkania, gdy jesteśmy już po pracy. Niezależnie od pory pamiętajmy jednak o stosownym zachowaniu.
3. Maniery
Tym, co odróżni cię od innych gości i ma zaprocentować w tworzeniu twojego profesjonalnego wizerunku, są maniery. W czasie jedzenia nie trzymaj łokci na stole, używaj odpowiednich sztućców, pamiętaj o tym, że szklanka z wodą stoi po prawej stronie, a pieczywo po lewej. Jeżeli jeden z twoich sztućców spadnie na podłogę, nie podnoś go. Poproś o to kelnera, który po podniesieniu sztućca powinien go wymienić.
Mam nadzieję, że o zakazie siorbania, mówienia z pełnymi ustami czy wycierania talerza chlebem wiedzą wszyscy. Pamiętajmy także o serwetce na kolanach (zawsze przed rozpoczęciem jedzenia, ale dopiero, kiedy kelner odejdzie z zamówieniem). Aktówkę czy torbę połóż obok swojego krzesła, wyjątkiem jest damska torebka, którą można zostawić na swoich kolanach. Nigdy nie kładź jej na stole. Jeśli odchodzisz na chwilę od stołu, serwetkę połóż lewą stroną na krześle. Po zakończeniu lunchu połóż serwetkę na stole po swojej prawej stronie. Nigdy nie sięgaj po coś, nachylając się nad cudzym talerzem. W takim przypadku lepiej poprosić osobę siedzącą najbliżej o podanie potrawy.
Unikaj eksponowania czynności związanych z higieną. Przy stole możesz jedynie dyskretnie poprawić włosy lub szminką usta. Każda inna czynność – jak poprawa fryzury czy popryskanie się perfumami – powinna być wykonana w toalecie. Kiedy siedzisz przy stole, nie dłub w zębach wykałaczką i nie oblizuj palców.
Nie wkładaj do ust zbyt dużych kawałków jedzenia, potrawę krój na małe kawałki, które bez problemu pogryziesz i połkniesz. Jeśli chcesz przestrzegać zasad savoir‑vivre, zamiast odgryzać kawałki pieczywa powinieneś je odrywać rękoma. Po oderwaniu kawałka możesz go włożyć do ust.
4. Tematy rozmowy
To prawdopodobnie najważniejszy element spotkania. Jak wspominałem wcześniej, powinien zostać zaplanowany z wyprzedzeniem. Jeżeli rozmówca obdarował cię swoją wizytówką, poświęć chwilę na jej przeczytanie, staraj się trzymać ją oburącz i odwróć na drugą stronę, wykazując zainteresowanie. Odwdzięcz się oczywiście swoją.
Nie dominuj gościa własnymi wypowiedziami i słuchaj go uważnie. Nie tylko dobry rozmówca, ale także dobry słuchacz jest pozytywnie odbierany przez towarzystwo. Spotykając się przy posiłku, nieco uchylamy naszą zawodową zasłonę, obdarzamy partnera zaufaniem. Trzeba jednak uważać, by nie dać się ponieść i nie zacząć nagle rozmawiać o problemach z żoną czy klientem niepłacącym faktur. Zakazane tematy to również religia i polityka. Jeśli jednak okaże się, że z daną osobą łączą cię wspólne pasje, nic nie stoi na przeszkodzie, by umówić się ponownie — już na gruncie przyjacielskim.
Unikajmy wyłącznie tematów związanych z firmą. Rozmowy dotyczące interesów zaczynamy dopiero przy kawie i deserze, wcześniej poruszamy tematy niezobowiązujące i przyjemne. W dobrym tonie jest, aby gość mówił odczuwalnie więcej niż my.
5. Zakończenie spotkania
Koniecznie przed spotkaniem należy ustalić, kto płaci za posiłek. Savoir‑vivre mówi, że ten, kto zaprosił. Podczas umawiania się na lunch biznesowy można jednak z góry ustalić, że np. każdy płaci za siebie. Gospodarz spotkania wykaże się gestem, jeżeli pod jakimś pozorem wstanie od stołu i dyskretnie zapłaci.
Kiedy biznes lunch dobiegł końca, uściśnij każdemu dłoń i podziękuj gospodarzowi spotkania. Po powrocie do biura poświęć klika minut na napisanie maila z podziękowaniem. Im szybciej to zrobisz, tym lepiej.
Przestrzeganie tych kilku prostych zasad etykiety lunchu biznesowego będzie miało duże znaczenie oraz może okazać się jednym z ważnych czynników przyczyniających się do osiągnięcia sukcesu. Takt i właściwa atmosfera spotkania pozwolą nie tylko przeforsować ważny projekt, ale też sprzyjają nawiązaniu cennych, nieformalnych kontaktów. Całość przełoży się na stworzenie kontrahentom możliwości poznania nas z najlepszej strony.
