Czy znany od lat 50. XX w. japoński system zarządzania Kaizen to antidotum na skutki obecnego kryzysu?
Międzynarodowej publiczności filozofię Kaizen przedstawił japoński „Lean Guru” Masaaki Imai, za pośrednictwem swojej książki Kaizen: The Key to Japan's Competitive Success. Dowiadujemy się z niej, że jej źródłem była metoda kontroli jakości importowana ze Stanów Zjednoczonych po II Wojnie Światowej. Zaadaptowany system szybko rozprzestrzenił się wśród tamtejszych przedsiębiorstw, w tym w wielu małych i średnich przedsiębiorstwach, aby następnie trafić do koncernów produkujących samochody, sprzęt IT czy innowacyjne produkty RTV i AGD. Jak podkreśla Imai, Kaizen nie jest wyłącznie techniką zarządzania, ale przede wszystkim filozofią, która uczy, jak człowiek powinien prowadzić swoje życie. Kaizen skupia się na tym, jak ludzie podchodzą do swojej pracy. Pokazuje m.in. w jaki sposób zarówno kierownictwo, jak i pracownicy, mogą wspólnie zmienić sposób myślenia, tak by poprawić swoją wydajność.
Filozofia Kaizen zakłada, że nasz sposób życia, czy to w pracy, w życiu społecznym, czy w domu, powinien koncentrować się na stałych wysiłkach na rzecz poprawy... Moim zdaniem, Kaizen w znacznym stopniu przyczyniło się do sukcesu konkurencyjnego Japonii”. – Masaaki Imai, japoński „Lean Guru” oraz pionier filozofii Kaizen
Kaizen polega głównie na ulepszaniu poprzez niwelowanie problemów, gdy tylko takowe się pojawią. Japończycy wierzą, że dzięki drobnym zmianom, można osiągnąć duże efekty. Dlatego w firmach, gdzie stosuje się tę filozofię kładzie się nacisk nie tylko na poprawę produktywności, jakości, bezpieczeństwa, usprawnieniu dostaw, polepszeniu satysfakcji klienta czy obniżenie kosztów, ale zorganizowanie wykonywania obowiązków zawodowych w taki sposób, aby stały się łatwiejsze i przyjemniejsze.
Warto wspomnieć, że technika ta jest mocno kojarzona z Toyotą, gdzie wdrożył ją, w ramach lean managementu, Taiichi Ohno – w celu zwiększenia jakości produkcji firmy poprzez stosowanie procedury ciągłego doskonalenia.
Małymi kroczkami ku wielkim zmianom
Japońskie podejście do wydajności oparte jest na założeniu, że małe, codzienne wysiłki i udoskonalenia prowadzą do wielkich zmian. Samo słowo Kaizen możemy tłumaczyć jako „ciągłe doskonalenie”. Jednak aby ta metoda przynosiła rezultaty, musi być stosowana przez wszystkich członków zespołu. Pracownicy powinni kierować się w niej eliminowaniem problemów i optymalizacją procesu pracy. Jak podkreśla Edwards C. Johnson III, dyrektor generalny Fidelity Investment, choć istnieje wiele strategii sukcesu w zarządzaniu, Kaizen jest inny, ponieważ pomaga skupić się w bardzo podstawowy sposób na tym, jak ludzie wykonują swoją pracę.
Podstawowe zasady Kaizen:
Traktuj problemy jak nowe możliwości.
Pytaj i szukaj odpowiedzi (5 × Dlaczego)
Czerp pomysły od innych.
Stosuj rozwiązania, które jesteś w stanie zrealizować.
Odrzucaj ustalony porządek rzeczy.
Zapomnij o wymówkach.
Stosuj proste rozwiązania zamiast bezowocnie szukać tych idealnych.
Użyj sprytu zamiast pieniędzy.
Od razu naprawiaj błędy.
Pamiętaj o tym, że zawsze można coś ulepszyć.
Jeśli zatem odniesiemy się do pierwszej zasady Kaizen i potraktujemy kryzys jako szansę, np. na przejście firmy na zdalny model pracy, przeprowadzenie w niej transformacji cyfrowej lub podniesienie efektywności organizacji, możemy śmiało stwierdzić, że filozofia ta jest przydatna w czasach załamania gospodarczego i warto z niej korzystać. Szczególnie gdy przyjrzymy się kolejnym wartościom, które stanowią fundament tej metody.
Kaizen – lekarstwo na kryzys?
90% czynności w najlepszych organizacjach to procesy, które nie tworzą bezpośrednio wartości, czyli w rozumieniu Kaizen są marnotrawstwem. Innymi słowy – to Muda.
Do siedmiu głównych rodzajów Muda zaliczamy:
czas oczekiwania;
zbędne ruchy;
zbędny transport;
nadprodukcję;
zapasy;
błędy w systemie produkcyjnym;
braki/naprawa braków.
Wszystkie Muda powodują zbędne koszty, zamrożenie kapitału, marnotrawienie pracy ludzkiej, wydłużanie procesów. Firmy które podejmują działania je eliminujące mogą zatem osiągać lepsze rezultaty, a zatem m.in. redukcję kosztów i powierzchni, redukcję czasu wytworzenia produktu czy zwiększenie jakości towarów. Aby wdrożyć ów proces w przedsiębiorstwie warto skorzystać z „Kaizen Management System”.
Kolejnym fundamentalnym elementem filozofii Kaizen są praktyki 5S. Ich celem jest poprawa miejsca pracy i dobrego samopoczucia (własnego lub zespołu) w celu zwiększenia wydajności, zmniejszenia strat czasu i energii czy zmniejszenia ryzyka wypadków, a co za tym idzie – poprawy jakości produkcji.
Praktyka 5S wywodzi się od pięciu japońskich słów:
Seiri: sortowanie, tworzenie lżejszego miejsca pracy;
Seiton: porządkowanie, optymalizacja przestrzeni roboczej;
Seiso: czyszczenie miejsca pracy;
Seiketsu: układanie, przewidywanie brudów i bałaganu;
Shitsuke: bycie rygorystycznym, zachęcanie do samodyscypliny.
Warto zauważyć, że powyższe zasady można zastosować również w odniesieniu do radzenia sobie z negatywnymi bodźcami, które mają związek z trwającą pandemią. Przykładowo Seiri możemy rozumieć jako sprawdzenie wiarygodności źródeł informacji o COVID‑19, a Seiso jako zachętę do stworzenia dla siebie odpowiedniego miejsca pracy w domu.
Stale pytaj „dlaczego”?
Według Masaaki Imai, aby dotrzeć do źródła problemów, w celu znalezienia trwałego rozwiązania, należy zapytać pięć razy „dlaczego”. Załóżmy zatem, że jednym z problemów w firmie X jest obecnie opóźnienie danego projektu w stosunku do założonego wcześniej harmonogramu.
Dlaczego? Ponieważ jeden z wykonawców nie dotrzymał terminu.
Dlaczego? Bo nie miał potrzebnych materiałów.
Dlaczego? Bo nie zostały dostarczone na czas.
Dlaczego? Bo zamówiono je za późno.
Dlaczego? Ponieważ osoba odpowiedzialna za zakupy była nieobecna i nie miała zastępstwa.
Okazuje się zatem, że źródłem danego problemu były braki kadrowe, natomiast stałym jego rozwiązaniem byłoby zatrudnienie dodatkowego personelu. Stosowanie tej metody daje zatem szybkie efekty oraz – co istotne – możliwość zastosowania podejścia ad hockowego w zarządzaniu przedsiębiorstwem, co podczas kryzysu jest niezbędne.
Oczywiście to nie wszystkie podstawy Kaizen, którym warto byłoby się przyjrzeć podczas kryzysu, jednak to dobry początek potencjalnych zmian, jakie możemy wprowadzić w swojej firmie. Mówi się, że Japończycy z niemal każdego załamania potrafią wyjść obronną ręką, być może właśnie dlatego, że zamiast się załamywać – analizują, a później wyciągają odpowiednie wnioski i dostosowują się do bieżącej sytuacji rynkowej. Traktują każdą przeszkodę jak inspirację do wyznaczenia innej, lepszej drogi. Warto z tej nauki korzystać.
PRZECZYTAJ TAKŻE: Inne materiały pomocne w kryzysie »
Uwaga! Ten kryzys może pracować dla ciebie
W ciągu ostatnich kilku tygodni otoczenie rynkowe zmieniło się nie do poznania. Praktycznie każdy budżet i wszystkie plany na 2020 i nadchodzące lata są dzisiaj nieaktualne. Jak w tej nowej i niezwykle trudnej sytuacji dostrzec szansę biznesową?
Lekcje z poprzednich kryzysów finansowych
Czy wyciągnęliśmy prawidłowe wnioski z poprzednich kryzysów finansowych? Ten, z którym obecnie mamy do czynienia, będzie testem osiągnięć współczesnych ekonomistów. Mniej więcej za rok dowiemy się, czy przez ostatnie lata szli właściwą drogą.
Oko w oko z czarnym łabędziem
Pandemia COVID-19 boleśnie uderzyła w polskie przedsiębiorstwa, choć te, jak pokazuje badanie ICAN Research, w większości nie poddają się bez walki. Dowiedz się, jakie strategie okazały się skuteczne w pierwszym starciu z pandemią i jakie kompetencje stają się bezcenne dla liderów i menedżerów.
