Zwinne metody zarządzania jeszcze do niedawna były stosowane przede wszystkim przy mniejszych projektach informatycznych. Jak pokazuje jednak praktyka, sprawdzają się one również przy zadaniach wymagających współpracy w różnych obszarach biznesu. Czy sprawdzą się w korporacyjnej kulturze?
Strukturę tradycyjnego, inaczej kaskadowego, stylu zarządzania projektem można porównać do wodospadu: kolejne kroki ,,płyną’’ w dół, w tym samym kierunku. W pierwszej kolejności zespół rysuje wizję, w jaki sposób projekt bądź produkt ma zostać stworzony i dostarczony, następnie pozyskuje się i analizuje dane związane z branżą, które zostały uwzględnione w koncepcji. Działania umożliwiają konsultantom konstrukcję i wdrożenie finalnej wersji opracowania problemu. Całość procesu jest nadzorowana przez menedżera, który przydziela poszczególnym osobom zadania do wykonania. Duże firmy coraz częściej jednak odchodzą od kaskadowości na rzecz metod agile, czyli zwinnego zarządzania projektami.
Agile to koncepcja odpowiadająca na wymaganą obecnie w pracy projektowej elastyczność, a także zabezpieczająca przed ewentualną niestabilnością na danym rynku. Pozwala również na szybką reakcję w przypadku zmieniających się oczekiwań czy potrzeb ze strony klienta. Przy takim podejściu nie ma bowiem sztywno określonych zadań przewidzianych na poszczególne dni tygodnia.
Zarządzanie zespołami bez tajemnic »
Interakcje kontra procesy
Przy zwinnym zarządzaniu pracą największe znaczenie mają ludzie tworzący zespół projektowy. Stanowią go osoby o podobnych umiejętnościach i zainteresowaniach, wysoce zmotywowane, aby doprowadzić projekt do szybkiego zakończenia. Nie ma w nim jednak głównego menedżera rozdzielającego zadania – konsultanci sami decydują, jakie działania mają największy priorytet danego dnia. Nad wszystkim czuwa kierownik, który kontroluje przebieg prac, daje sugestie oraz eliminuje powstające przeszkody. Powinien on również nadzorować sytuację rynkową związaną ze zmianami gospodarczymi.
Najpóźniej jak się da
Przy zwinnym zarządzaniu projektem nie tworzy się ściśle określonych planów i harmonogramów dostarczenia poszczególnych części opracowywanych zagadnień. Takie podejście sprzyja nawykowi odkładania pracy na później, tym samym potęgując zagrożenie niedostarczenia materiałów na określony w umowie termin. Według statystyk 95% badanych przyznało, że zdarza im się unikać wykonywania obowiązków w ustalonym czasie, a 40% ankietowanych prokrastynatorów doświadczyła straty finansowej przez swoje podejście. Podczas wprowadzania agile należy nie tylko zadbać o komfort i dobrą atmosferę w zespole, ale też zwrócić uwagę na konieczność odpowiedzialnego zarządzania czasem.
Zalety agile
Największą zaletą stosowania systemu agile jest duża elastyczność zespołu projektowego. Każdego dnia jego członkowie mogą indywidualnie dostosowywać swoje działania do czasu, jakim dysponują, biorąc pod uwagę inne zobowiązania zawodowe czy chociażby mniejszą efektywność wywołaną np. chorobą. Swoboda działania i świadomość możliwości wyboru indywidualnej ścieżki podejścia do problemu mają też wpływ na większe poczucie odpowiedzialności i samodzielności, co przekłada się na większą motywację pracowników. Brak sztywno zdefiniowanych zasad, zakresu i struktury projektu pozwala na wprowadzanie zmian bez konieczności porzucenia dotychczas opracowanych materiałów i wykonanych badań.
Agile jest też narzędziem lepszej komunikacji z klientem. Działając według tradycyjnego systemu zarządzania projektami, zakłada się, że partner biznesowy z góry wie, czego dokładnie oczekuje i w jakiej formie ma to zostać przedstawione. W trakcie prac dochodzi jednak do nieoczekiwanych sytuacji bądź zmian, które często są nie do przejścia dla zespołu. Dzięki elastyczności agile i rozmowie z odbiorcą bardzo szybko mogą mu zostać przedstawione alternatywne sposoby pokonania przeszkody oraz dostosowanie ich do struktury projektu. Tym samym współpraca odbywa się na jasnych, zrozumiałych zasadach pomiędzy dwoma partnerami, a jej wynikiem jest świadoma analiza na podstawie wniosków wyciąganych podczas opracowywania materiału.
Największą zaletą systemu agile jest duża elastyczność, jaką dysponuje zespół projektowy.
Słabe strony systemu
Pomimo wielu zalet podejście agile ma również kilka słabych stron, na które należy zwrócić uwagę podczas implementacji tej metody w swoim przedsiębiorstwie. System adresowany jest głównie do małych firm o niezbyt licznych zespołach projektowych. W dużej grupie utrudniona jest kontrola postępu części prac i dostosowanie ich pod względem chociażby estetycznym czy gramatycznym w finalnym dokumencie. Ponadto współpraca pomiędzy członkami niekoniecznie może okazać się owocna, a swoboda działań stać się projektową kością niezgody. Inna wizja, inne podejście do pracy czy różne poziomy zaangażowania to potencjalne przeszkody w dobrej komunikacji i tworzeniu atmosfery, co przekłada się następnie na efektywność i jakość dostarczonych materiałów.
Zwinne zarządzanie projektami bezsprzecznie sprawdza się w małych, zintegrowanych grupach, których członkowie mają ten sam cel i motywację, aby go wypełnić. Nie oznacza to jednak, że nie ma on szans sprawdzenia się w korporacyjnej kulturze. Możliwe, że właśnie tam - agile w połączeniu z odpowiednią organizacją czasu - okażą się kluczem do sukcesu.
