W ramach optymalizacji kosztów operacyjnych coraz więcej firm podejmuje decyzję o relokacji pracowników z oddziałów rozproszonych w regionie do jednego, centralnego biura. Zadanie to jest dla osób odpowiedzialnych za inwestycje, utrzymanie obiektów i środowisko pracy ogromnym wyzwaniem. Jak ocenić ilu pracowników zmieści się w nowym biurze? W jaki sposób przydzielić im stanowiska pracy? Jak oszacować współczynnik liczby pracowników do liczby biurek? Poznaj zestaw przydatnych narzędzi.
Partnerem materiału jest Signify.
Z analiz firmy konsultingowej JLL wynika, że większość korporacji zmaga się z trafnym zdefiniowaniem, jakiej wielkości powinno być ich biuro. Badania pokazują, że organizacje średnio wykorzystują swoją przestrzeń biurową tylko w 60%. Z drugiej strony aż 70% firm działających w Europie Środkowo‑Wschodniej przyznaje, że analizuje przestrzeń biurową pod kątem jej optymalizacji. Z czego zatem wynika problem z przeszacowaniem skali biura i płaceniem za niewykorzystane metry?
Zbieranie danych a niewykorzystana przestrzeń biurowa
Trudność tkwi w jakości zbieranych danych. Chociaż firmy śledzą zużycie przestrzeni przez użytkowników, pomiary najczęściej odbywają się poprzez obserwacje. Pracownik przechodzi przez biuro, odwiedza każde pomieszczenie i notuje, ile osób się w nim znajduje. Tak zebrane dane mogą stanowić pewien punkt odniesienia, są jednak łatwe do podważenia. Dlaczego? Po pierwsze nie są prowadzone w trybie ciągłym, a tylko kilka razy w roku. Po drugie biuro to przestrzeń o wysokiej dynamice, ludzie przemieszczają się z miejsca na miejsce, czego nie wychwyci obserwujący pracownik. Po trzecie dane będą uzależnione od dnia, w którym są przeprowadzane i nie jest to tylko kwestia świąt czy dni wolnych od pracy, ale także kalendarza firmowego. Jest wiele powodów, dla których opieranie się na takiej jakości danych przy decyzjach o wielkości najmu nie jest dobrym rozwiązaniem.
Optymalizacja przestrzeni dzięki inteligentnym sensorom
Dużym ułatwieniem są raporty z analizy wykorzystania przestrzeni przygotowywane dzięki informacjom zbieranym przez specjalne sensory, które dokonują pomiaru, wykorzystując do tego technologię podczerwieni. W efekcie są w stanie dokładnie oszacować, ile osób znajduje się w pomieszczeniu, a tym samym analizować dostępność biurek lub sal konferencyjnych w czasie rzeczywistym, jednocześnie dostarczając dane historyczne. Sieć inteligentnych sensorów jest jednym z elementów infrastruktury systemu Interact Office, który powstał, aby wykorzystać potencjał trzech sprawdzonych technologii: LED, Internetu Rzeczy i chmury obliczeniowej. Sercem systemu jest platforma chmurowa, która przechowuje zebrane dane. Drugim istotnym elementem rozwiązania jest infrastruktura oświetleniowa. Każda oprawa LED jest wyposażona w dedykowany sensor, który analizuje zajętość przestrzeni. Oprawy komunikują się ze sobą, tworząc sieć inteligentnych urządzeń, które przesyłają informacje do chmury. Tak działająca instalacja służy kilku celom:
pozwala ograniczyć zużycie energii dzięki zastosowaniu opraw LED
umożliwia dokładne sprawdzenie, jak pracownicy korzystają z biura
ułatwia planowanie przestrzeni, a zebrane dane mogą być wykorzystane przez systemy trzecie, np. aplikacje dla pracowników.
Przekuj wiedzę w oszczędności
Pierwszym budynkiem, który wyposażono w system Interact Office i specjalne sensory mierzące zużycie przestrzeni, był budynek The Edge i biuro firmy Deloitte, ogłoszone najbardziej nowoczesnym na świecie. Zbierając dane o wykorzystaniu biura po trzech latach firma Deloitte zmniejszyła koszt przestrzeni przypadającej na pracownika o 35%, jednocześnie dodając do tego samego biura aż 1000 pracowników więcej niż założono na początku.
Nowoczesne systemu biurowe takie jak Interact Office to szansa na bardziej przemyślane budowanie strategii zarządzania nieruchomościami oraz rozsądniejsze gospodarowanie budżetem inwestycyjnym dzięki wiarygodnym danym.