W najbliższym czasie czeka Cię rozmowa ewaluacyjna? Musisz mieć świadomość, że bez odpowiedniego przygotowania, takie spotkanie nie przyniesie oczekiwanych rezultatów i po prostu okaże się stratą czasu. Ocena okresowa ma być uznana za priorytetowe zadanie zarówno przez poszczególnych członków zespołu, jak i przez szefa. Przyjęcie takiego podejścia sprawi, że powstanie dogodna przestrzeń do opracowania oraz wdrożenia usprawnień na poziomie jednostek, ale też całej struktury organizacyjnej. Podpowiadamy, co zrobić, żeby dobrze wypaść na zaplanowanej z wyprzedzeniem rozmowie rocznej. Sprawdź wskazówki dla pracownika i pracodawcy!
Czym jest rozmowa oceniająca i dlaczego warto się do niej przygotować?
Rozmowa oceniająca, znana również jako ocena okresowa, to rodzaj regularnie przeprowadzanego spotkania, w którym bierze udział pracownik oraz jego przełożony. Częstotliwość jego przeprowadzania jest ustalana indywidualnie – najczęściej ma to miejsce co kwartał, w cyklach półrocznych albo raz na rok. Za główny cel uznaje się tutaj zidentyfikowanie, przeanalizowanie oraz ocenienie wydajności, jakości pracy, osiągnięć oraz postępów zaobserwowanych u konkretnej osoby w wyznaczonym przedziale czasowym. Weryfikuje się też, w jakim stopniu zostały zrealizowane wyznaczone wcześniej cele.
Na tej podstawie wspólnie tworzy się plan rozwoju zawodowego pracownika, ukierunkowany przede wszystkim na stopniowe udoskonalenie obszarów wymagających poprawy. Podwładny dostaje wtedy wartościową informację zwrotną o odniesionych sukcesach oraz poniesionych porażkach. Spotkanie o takiej tematyce stwarza okazję do podjęcia decyzji dotyczących ewentualnych zwolnień lub awansów oraz przyznania podwyżki lub premii. Widać więc, że rozmowa ewaluacyjna ma nie tylko funkcję informacyjną, ale również motywacyjną i mobilizującą do nieustannego podnoszenia kwalifikacji oraz rozwoju kariery zawodowej. To przestrzeń do dialogu, z której należy mądrze korzystać, aby nie stać w miejscu, tylko uczynić krok do przodu.
Jakie czynniki są argumentami przekonującymi do tego, że należy przygotować się do rozmowy okresowej z pracownikiem? Przyjęcie takiej postawy jest oznaką profesjonalizmu, co bez dwóch zdań zostanie dobrze przyjęte przez drugą stronę. Skorzystanie z czasu na dokładne przemyślenie sytuacji, zwiększa prawdopodobieństwo tego, że na spotkaniu zostaną przedstawione wszystkie niezbędne informacje i nie zapomni się o żadnej ważnej kwestii. Wcześniejsze zorganizowanie własnych myśli oraz zebranie argumentów przekłada się na płynną i efektywną komunikację, prowadzącą do wypracowania satysfakcjonujących wniosków. Dodatkowo mając opracowany wstępny plan przebiegu rozmowy rocznej, zyskuje się więcej pewności siebie. W rezultacie wzrastają szanse na to, że uda się wykreować atmosferę sprzyjającą współpracy oraz swobodnej i szczerej wymianie zdań.
Przygotowanie do rozmowy rocznej z szefem – instrukcja dla pracownika
Co powinien zrobić pracownik, żeby zmniejszyć stres wynikający z rozmowy ewaluacyjnej? Podstawowym składnikiem przepisu na sukces w tym zakresie jest odpowiednie przygotowanie się do tego spotkania. Ma ono uwzględniać powrót do zdarzeń, jakie miały miejsce w przyszłości i stwierdzenie, które z nich można nazwać porażkami, a które sukcesami. Jednocześnie liczy się patrzenie w przyszłość i rozważenie, jakie ma się potrzeby oraz plany dotyczące rozwoju zawodowego i osobistego. Podczas spotkania warto przyjąć proaktywną postawę – uzasadniać zajmowane stanowisko, w razie potrzeby prosić o doprecyzowanie oraz zadawać pytania i proponować rozwiązania pojawiających się problemów, traktując je nie jako przeszkody, ale wyzwania, którym zamierza się stawić czoła. Nikt nie jest idealny, zatem trzeba też być gotowym na przyjęcie z godnością konstruktywnej krytyki. Podczas spotkania należy skupić się na omawianym temacie, dlatego warto być wypoczętym, aby na wszystko spojrzeć ze spokojem i trzeźwym umysłem.
Jak pracodawca powinien przygotować się do rozmowy ewaluacyjnej?
Jednocześnie warto zastanowić się, na co musi zwrócić uwagę szef, który w wyniku oceny kompetencji pracowników chce lepiej poznać swój zespół i jego możliwości. Po pierwsze, liczy się obiektywność – należy koncentrować się na faktach, a nie na opiniach, nie można też ulegać stereotypom. Po drugie, trzeba uważać nie tylko na to, co się mówi, czy też praktykować aktywne słuchanie, ale i skupiać się na komunikatach niewerbalnych, jakie wysyła się rozmówcy. Po trzecie, warto odnosić się do konkretnych sytuacji – godne pochwały lub niewłaściwe zachowania należy ilustrować przykładami z życia. Przyczyni się to do tego, że rozmowa będzie bardziej rzeczowa. Po czwarte, ważna jest otwarta postawa i chęć usłyszenia, co ma do powiedzenia podwładny. Po piąte, w związku z tym, że ocena kompetencji pracownika może wydawać się skomplikowana i czasochłonna, trzeba szukać metod na uproszczenie tego procesu – na przykład poprzez stawianie na nowoczesne technologie.
Jeśli pracownik i pracodawca będzie trzymał się tych zasad, rozmowa roczna, półroczna lub kwartalna przyniesie oczekiwane skutki, a więc: pozytywnie wpłynie na wydajność pracy, pozwoli wypełnić luki kompetencyjne pomiędzy osobami na tych samych stanowiskach, przyczyni się do udrożnienia komunikacji wewnętrznej, pomoże odszukać pracowników wyróżniających się największym potencjałem rozwojowym oraz stanie się punktem wyjścia dla przeprowadzenia zmian kadrowych, które uzdrowią organizację.
SEKCJA FAQ
Na czym polega ocena pracownika?
Okresowa ocena pracownika, odbywająca się na przykład podczas rozmowy rocznej z szefem, to proces, w którym pracodawca weryfikuje osiągnięcia, kompetencje oraz postępy konkretnego członka zespołu. Polega ona na szczegółowej analizie jakości pracy wykonywanej przez zatrudnionego w odniesieniu do ustalonych celów i standardów. To kluczowy element efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi we współczesnych organizacjach.
Jakie są kompetencje pracownika?
Kompetencje zatrudnionego, które pracodawca może ocenić podczas rozmowy rocznej z pracownikiem, to na przykład: efektywne komunikowanie się, skuteczne rozwiązywanie konfliktów, zdolność do działania w grupie, dobra organizacja pracy własnej, hierarchizacja priorytetów, krytyczne myślenie, otwartość na ludzi, kreatywność, wykazywanie inicjatywy, chęć ciągłej nauki oraz odporność na stres. Widać więc, że jest to zestaw umiejętności (twardych oraz miękkich), wiedzy i postaw niezbędnych do skutecznego wykonywania zawodowych obowiązków wynikających z zajmowania danego stanowiska.
Jak mierzyć kompetencje?
Na rozmowie oceniającej pracownika prezentowane są wyniki badań, w trakcie których kompetencje były mierzone na wiele sposobów. Najczęściej stosowane techniki to: testy (wiedzy i predyspozycji), wywiady (biograficzne, sytuacyjne i behawioralne), ankiety, metoda 360 stopni oraz Assessment Center i Development Center. Dobór konkretnego sposobu mierzenia kompetencji trzeba dopasować do okoliczności.
