Firmy coraz częściej odkrywają telepracę jako narzędzie optymalizujące koszty pracy i podnoszące jej efektywność, jednak nadal nie potrafią wykorzystać drzemiącego w niej potencjału.
Warunki ekonomiczne, zmieniające się priorytety biznesowe oraz zaawansowane technologie działają na rzecz upowszechnienia się telepracy. Odpowiednio wdrożony system może obniżyć koszty organizacji, usprawnić ją, poprawić efektywność, zwiększyć dostęp do wysokiej klasy specjalistów. Ze względu na elastyczność telepracy pożądają też młodzi pracownicy, którym zależy na równowadze między życiem zawodowym a prywatnym. Mimo licznych zalet ta forma zatrudnienia jest relatywnie rzadko wykorzystywana. Elastyczne formy pracy, obok systemu premiowego, były elementami motywacyjnymi najczęściej wymienianymi przez polskich pracodawców w badaniu Deloitte „Trendy HRM 2011”, nadal jednak pozostają tylko w sferze deklaracji. Z badania, jakie przed dwoma laty przeprowadziła PKPP Lewiatan, na grupie 500 pracowników z 250 firm, wynika, że telepraca jest wykorzystywana przez niespełna 3% . W rzeczywistości pracowników korzystających z telepracy jest więcej, a wynika to z tego, że osoby pracujące po godzinach z domu nie są świadome bycia telepracownikiem. Jeśli zatem telepracę chcemy upowszechnić, musimy przede wszystkim zmienić mentalność pracodawców i pracobiorców.
Wychodząc naprzeciw trendom
Telepraca, inaczej zwana pracą zdalną, wychodzi naprzeciw kluczowym zmianom, jakim podlega światowa gospodarka i społeczeństwo. Zdaniem profesora Subramaniana Rangana, do głównych trendów kształtujących obecnie gospodarkę należą między innymi: transformacyjna rola technologii w definiowaniu nowych modeli biznesowych, postępująca współzależność i sieciowość gospodarki światowej oraz poszczególnych przedsiębiorstw, wzrost roli kobiet w biznesie i gospodarce, a także rosnąca rola budowy kapitału społecznego opartego na wzajemnym zaufaniu uczestników gry rynkowej. Jeśli dodamy do tego zmiany pokoleniowe i wynikające z nich oczekiwania pracowników generacji Y lub M, otrzymamy pełen zakres uwarunkowań, które tworzą popyt na taką właśnie formę organizacji pracy.
W ostatnich latach panuje moda na bardziej elastyczne podejście do wykonywania obowiązków zawodowych. Dotyczy to przede wszystkim miejsca i czasu pracy. Pracownicy doceniają stanowiska i organizacje, które dają im większą swobodę działania. Tę formę zatrudnienia szczególnie cenią sobie rodzice, którzy wychowują małe dzieci, bo taki rodzaj organizacji pracy pozwala im elastycznie planować zajęcia, oszczędzać czas i godzić karierę z życiem rodzinnym, z korzyścią dla obu tych obszarów. Zdalna praca sprawia też, że młodzi ludzie chętniej decydują się na posiadanie potomstwa, co jest szczególnie ważne ze względu na trendy demograficzne w Polsce.
Telepraca pozwala lepiej wykorzystywać wiedzę ekspertów i współpracować z siecią specjalistów z różnych krajów. Umożliwia też efektywną pracę w czasie wyjazdów służbowych, ale i zmniejsza ich liczbę. Ogranicza też liczbę dojazdów do pracy, obniżając koszty zużycia paliw i emisję dwutlenku węgla, przy okazji sprzyjając wyrównywaniu dysproporcji w dostępie do pracy między terenami wiejskimi a miejskimi.
Formy telepracy
Często można się spotkać ze stereotypem pokazującym telepracę jako pracę wykonywaną w pełnym zakresie czasu z domu pracownika. Taka forma telepracy jest spotykana, jednak nie jest to jedyna forma telepracy ani najbardziej popularna, ani też rekomendowana jako najłatwiejsza do wdrożenia.
W literaturze przedmiotu można wyróżnić pięć form pracy zdalnej: w telecentrach, zamorską, domową, mobilną oraz wahadłową.
Telecentra to jednostki biurowe wyposażone przez prowadzących je przedsiębiorców w niezbędne urządzenia do komunikacji na odległość i oferowane konkretnym pracodawcom oraz ich telepracownikom. Pracodawcy, wynajmując miejsca w telecentrach, zapewniają dostęp do wirtualnego biura osobom, które nie chcą pracować w domu, ale nie mogą szybko dojechać do siedziby.
Telepraca zamorska – tego terminu używa się w sytuacji, kiedy praca jest rozrzucona po różnych krajach i kontynentach, co umożliwia 24‑godzinną pracę nad projektem lub wykorzystanie specjalistów o unikalnych kompetencjach.
Najbardziej znaną formą pracy zdalnej jest telepraca domowa. Fizyczna obecność pracownika w biurze nie jest konieczna albo taka potrzeba występuje bardzo rzadko. Kontakt z przełożonymi czy współpracownikami odbywa się za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.
Telepraca mobilna polega na wykonywaniu zadań w różnych miejscach, z dala od siedziby firmy i domu pracownika. Jest rodzajem formy pośredniej między wcześniej zaprezentowanymi.
Upowszechnienie telepracy na polskim rynku wymaga zmiany mentalności pracodawców i pracowników. Przede wszystkim niezbędne jest nowe podejście do zarządzania i wdrożenie innych niż osobista form kontroli pracownika.
W większości przedsiębiorstw jednak najlepsze efekty przynosi telepraca wahadłowa. Pracownicy część zadań i obowiązków wykonują w domu, u klienta lub w podróży, a część w siedzibie pracodawcy, dzięki czemu mają elastyczność i nie tracą przy tym kontaktu z pozostałymi członkami zespołu, przełożonymi i organizacją.
Telepraca wahadłowa i mobilna to najczęściej spotykane formy pracy zdalnej. O ich zaletach przesądzają: elastyczność, łatwość wdrożenia i utrzymywania równowagi pomiędzy pracą na odległość a bezpośrednimi kontaktami z przełożonym, zespołem i współpracownikami. Te formy są bardzo popularne w międzynarodowych firmach informatycznych z powodu pełnego zrozumienia korzyści stosowania technologii i niewielkich barier wdrożenia.
Moim zdaniem, ta forma telepracy oferuje największe korzyści i jest najłatwiejsza do zastosowania w organizacjach. Pozwala zachować proporcje między czasem spędzanym w biurze i poza nim, umożliwiając zdobycie odpowiednich kompetencji niezbędnych do uzyskania najlepszych efektów pracy.
Korzyści
Pracodawca przy wyborze telepracy jako formy zatrudnienia największą wagę przywiązuje do oszczędności. Wprawdzie ponosi koszty wyposażenia telepracownika w dostęp do internetu oraz zapewnienia zdalnej obsługi technicznej, jednak w końcowym rachunku ma niższe łączne koszty zorganizowania i utrzymania stanowisk w siedzibie firmy lub wyższą produktywność.
Dzięki telepracy pracodawca może lepiej zarządzać powierzchnią biurową, łatwiej stosować współdzielenie biurek, podnosić komfort pracy w środowisku open space czy opóźnić decyzję o przeniesieniu się do nowego biura do momentu uzyskania odpowiedniej efektywności dodatkowo zatrudnionych ludzi. Pracownik z kolei powinien przygotować miejsce do pracy w domu w taki sposób, żeby móc wygodnie, bez zakłóceń i wydajnie pracować.
Praca poza siedzibą firmy pozwala zatrudnionym lepiej organizować czas. Bez szkody dla wykonywanych obowiązków godzić życie zawodowe z rodzinnym, co obniża stres. Przekłada się też na większą lojalność względem pracodawcy, obniża koszty pozyskania, szkolenia i wdrożenia nowych pracowników.
Telepraca zmniejsza ilość absencji chorobowych pracowników. W tradycyjnych jesiennych i wiosennych okresach zwiększonej zachorowalności na infekcje pracownicy mogą więcej pracować z domu, ograniczając ryzyko kontaktu z osobami zarażonymi lub ryzyko rozprzestrzeniania się choroby. Jest to ważne zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika, któremu pozwala lepiej chronić zdrowie własnej rodziny.
Telepraca pozwala też obniżyć koszty funkcjonowania organizacji w sytuacjach ekstremalnych, kiedy na przykład utrudniony jest dojazd do siedziby firmy lub jej bezpieczne funkcjonowanie. Takie sytuacje zdarzają się w trakcie nasilonych opadów śniegu, powodzi, organizacji imprez masowych w miastach czy zdarzeń zaburzających organizację ruchu drogowego.
Główne wyzwania
Upowszechnienie telepracy na polskim rynku wymaga zmiany mentalności pracodawców i pracowników. Przede wszystkim niezbędne jest nowe podejście do zarządzania i wdrożenie innych niż osobista form kontroli pracownika – praca powinna być mierzona produktywnością, a nie liczbą godzin spędzonych za biurkiem. Przełożeni powinni nauczyć się delegować zadania i dawać więcej samodzielności telepracownikom. Muszą też wypracować dobry system komunikacji, kompensujący mniejszą liczbę bezpośrednich kontaktów.
Telepraca wymaga również rozwinięcia określonych kompetencji pracownika – oprócz odpowiedniej wiedzy merytorycznej i technicznej kandydat na telepracownika musi prezentować określone predyspozycje i cechy osobowości, m.in. samodzielność, nastawienie na wyniki oraz umiejętność zarządzania własnym czasem.
Dobre narzędzia to podstawa
Dla pełnej implementacji telepracy konieczne jest zastosowanie zestawu kluczowych technologii obejmujących: bezpieczny, szerokopasmowy dostęp do internetu, obsługę poczty elektronicznej, stosowanie narzędzi do pracy grupowej, dostęp do konferencji internetowych i wzbogaconych narzędzi medialnych, jak wideokonferencje. Podstawowymi narzędziami są komputery przenośne – ultrabooki, netbooki i inne urządzenia mobilne. Obowiązkowym warunkiem jest gwarancja bezpieczeństwa pracy w sieci komputerowej.
Przy obecnym rozwoju technologii możliwe jest zapewnienie zdalnego wsparcia technicznego urządzeń mobilnych, włączając naprawy awarii oprogramowania i systemów operacyjnych.
Niespełna 3% firm korzysta z telepracy jako alternatywnej formy organizacji pracy w przedsiębiorstwie – wynika z badań PKPP Lewiatan.
Technologia Intel vPro to doskonały przykład takiego rozwiązania. Pozwala na zdalną pomoc w przypadku awarii oprogramowania, sprzętu czy aktualizacji oprogramowania pracowniczego komputera. Wystarczy, że pracownik podłączy firmowy komputer do sieci, a technik zdalnie usunie usterkę.
Oszczędności czasowe oraz finansowe nie mogą jednak wiązać się z kompromisem dotyczącym bezpieczeństwa firmowego sprzętu i cennych danych przechowywanych w jego pamięci. Te zagrożenia można wyeliminować, stosując technologie zabezpieczeń antykradzieżowych, na przykład Intel Anti‑Theft.
Dostęp do aplikacji i systemów firmowych staje się łatwiejszy dzięki ich migracji w chmurę, np. w stronę rozwiązań typu SaaS (Software as a service – jeden z modeli chmury obliczeniowej, który polega na dystrybucji oprogramowania poprzez internet).
Pracę grupową można usprawnić, korzystając z aplikacji takich jak np. Microsoft Lync, która pozwoli prowadzić prezentację przed internetowym audytorium bez konieczności spotykania się w biurze. Z kolei koszty rozmów telefonicznych czy wideokonferencji można ograniczyć dzięki komunikatorom internetowym. Bezpieczeństwo komunikacji z firmową siecią zagwarantuje połączenie VPN.
Uwarunkowania prawne
Sytuacja prawna jest lepsza, niż się powszechnie sądzi. Po zmianach w kodeksie pracy z 24 sierpnia 2007 roku praca zdalna, nazywana w kodeksie telepracą, jest możliwa. Prawa i obowiązki telepracowników nie różnią się od praw innych zatrudnionych. Dodatkowo pracownik ma prawo się zgodzić na pracę zdalną, a pracodawca powinien dostarczyć pracownikowi i ubezpieczyć sprzęt potrzebny do wykonywania pracy, pokryć koszty jego instalacji, naprawy, serwisu i konserwacji. Powinien też zapewnić pracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia dotyczące obsługi sprzętu. Pracodawca może też przygotować odpowiednie zmiany w regulaminie pracy, opisując wymagania względem osób pracujących zdalnie, np. określić nieuciążliwe dla pracownika zasady kontroli stanowiska pracy i jego wymagane wyposażenie. Rekomendowaną formą rozliczania czasu pracy telepracowników jest zadaniowy czas pracy.
Implementacja w organizacji
Telepraca wychodzi naprzeciw podstawowym trendom współczesnego świata. Warunki ekonomiczne, zmieniające się priorytety biznesowe oraz zaawansowane technologie działają na rzecz upowszechnienia się tej formy zatrudnienia. Dla pełnej implementacji w organizacji jest potrzebny podstawowy zestaw sprzętu i technologii, który obejmuje chociażby szerokopasmowy dostęp do internetu i bezpieczny dostęp do aplikacji.
Odpowiednio wdrożony system telepracy może wniknąć w fundamentalną strukturę organizacji i wpłynąć na jej kształt i funkcjonowanie na wiele pozytywnych sposobów, prowadząc do usprawnienia systemu działania, poprawy produktywności, lojalności, lepszej równowagi pomiędzy pracą i życiem prywatnym pracowników, a także zwiększenia możliwości zatrudnienia wysokiej klasy specjalistów niedostępnych w tradycyjny sposób. Ze względu na swoją elastyczność telepraca jest wysoko ceniona przez grupę młodych pracowników, wychodząc naprzeciw ich oczekiwaniom generacyjnym.
Za parę lat telepraca wtopi się w tradycyjne formy organizacji pracy, tak że prawie każda będzie zawierała jej elementy. Przedsiębiorstwa, które szybciej wykorzystają przewagę, jaką daje w kilku obszarach telepraca, będą sprawniejsze i lepiej dostosowane do wyzwań przyszłości.
Tomasz Klekowski jest dyrektorem firmy Intel na region Europy Centralnej i Wschodniej.