Doba jest za krótka? Nie pamiętasz, kiedy udało ci się zrealizować wszystkie zaplanowane zadania? Pracujesz po godzinach, a wciąż masz coraz więcej do zrobienia? Jeżeli na wszystkie pytania odpowiedziałeś „tak”, to czas, żebyś przeczytał ten artykuł. Dowiesz się z niego, że zdrowa produktywność jest możliwa, oraz nauczysz się, jak mądrze zarządzać swoim czasem.
Moje dążenie do nieustannego poprawiania własnej efektywności wzięło się ze specyfiki branży, w której pracuję, i osobistych doświadczeń związanych z prowadzeniem własnego biznesu. Od ponad dziesięciu lat zajmuję się marketingiem. Blisko sześć lat temu założyłem agencję digital marketingu – adCookie – która czwarty rok z rzędu jest jedną z najlepiej ocenianych przez klientów w Polsce.
Na początku starałem się robić wszystko sam. Od planowania i realizacji kampanii reklamowych, sprzedaży, administracji i finansów, przez zarządzanie projektami, aż po rekrutację. Praca zajmowała mi 12–14 godzin dziennie, a i to często nie wystarczało. Potem przyszedł kolejny etap rozwoju firmy. Konieczne było powiększenie zespołu, dołączały kolejne osoby, rosła liczba projektów, a ilość mojej pracy nie malała. Wręcz przeciwnie.
Praca wypełniała moje życie coraz szczelniej. Firma się rozwijała, byliśmy skuteczni, klienci chętnie nas polecali. Pojawiało się więc sporo szans na nowe kooperacje. Starałem się wykorzystywać wszystkie pojawiające się szanse, rozwijać firmę i siebie jako lidera. Wszystko na 110%. Co się udawało, ale w pewnym momencie swój pracoholizm przypłaciłem problemami ze zdrowiem. Od tego momentu nie było wyjścia. Musiałem coś zmienić, jeżeli chciałem wznieść firmę na kolejny etap, a nie mogłem już zwiększyć ilości jednostek czasu poświęcanych na pracę.
Co zrobiłem? Zacząłem pracować nad swoją produktywnością, zastanawiać się, co dotychczas robiłem źle, że wciąż brakowało mi czasu. Czytałem książki, chłonąłem dziesiątki artykułów, podcastów, rozmawiałem z ekspertami i innymi przedsiębiorcami. Wszystko, co wydawało się sensowne, testowałem na sobie, żeby zbudować właściwe nawyki, a następnie wdrażałem w naszym zespole, by był efektywny, a przy tym zdrowy.
Po kilku miesiącach przygotowywania firmy, po raz pierwszy od 10 lat, wyjechałem na dłuższe, 3‑tygodniowe, wakacje, odcinając się całkowicie od pracy operacyjnej. Oczywiście stresowałem się, jak firma sobie poradzi beze mnie, co, jeżeli pojawi się jakiś problem, co, jeżeli nie będą wiedzieli, co zrobić. Okazało się, że zespół ekspertów adCookie nie tylko poradził sobie ze wszystkim, to jeszcze nie wymagało to żadnej mojej ingerencji!
Wówczas zdałem sobie sprawę, że nie tylko już nie muszę pracować od świtu do nocy, ale przede wszystkim mogę skupić się na pracy nad firmą, a nie w firmie!
Zdobytą wiedzę i doświadczenie zebrałem w osiem zasad produktywności, które pomogły mi i naszej organizacji.
Zasada 1. Wszystkie zadania trzymaj w jednym miejscu!
Podnoszenie własnej efektywności warto zacząć od stworzenia jednej listy zadań. To bardzo ważne, aby zarządzać wszystkimi zadaniami poprzez jedną aplikację lub – dla tradycjonalistów – jeden notes. Polecam zapisywanie w jednym miejscu wszystkich zadań, zarówno tych zawodowych, jak i prywatnych.
Słowo „wszystkich” jest tu kluczowe. Dlaczego? Gdy część zadań zapisujesz w telefonie, na komputerze, notesie i na karteczkach samoprzylepnych, to nie jesteś w stanie nimi zarządzać. Jak w takim chaosie wybrać priorytet, przejrzeć listę aktualnych zadań czy zaplanować pracę? W efekcie, kiedy jesteś w domu, w aucie czy na siłowni, nagle uświadamiasz sobie: „O rany, jeszcze to trzeba zrobić”, i najczęściej przypominasz sobie o tym w momencie, kiedy akurat nie możesz zrealizować tego zadania.
Tymczasem, gdy zapisujesz wszystko w jednym miejscu, systematycznie przeglądasz listę zadań, szeregujesz je i wiesz, że wszystko, co masz zrobić, znajduje się na tej liście. Korzyść? Uwalniasz się od przykrego przymusu pamiętania o każdym drobiazgu i unikasz poczucia ciągłej frustracji, że coś ci umknęło.
Zarządzając zadaniami, powinieneś pamiętać o kilku regułach:
Zasada podstawowa – w jednym miejscu kumuluj wszystkie zadania.
Zadania, które zajmą ci mniej niż dwie minuty, rozwiązuj od razu. Szkoda czasu na ich zapisywanie.
