Sformalizowana struktura powinna możliwie wiernie oddawać relacje realnie zachodzące w organizacji. Inaczej jest tylko martwym rysunkiem w materiałach firmowych. W zespołach TEDx posiłkujemy się ideą wioski. Może być ona użyteczna także dla ciebie.
Przez kilka lat, rekrutując nowe osoby do grona organizatorów TEDxWarsaw, miałem problem z opisaniem struktury zespołu. Naturalnym podziałem wydawał mi się ten przedstawiony w TEDxManual, a w nim m.in. działy Partnerów, Mówców czy Publiczności. Samo rozróżnienie obszarów z uwzględnieniem lokalnej specyfiki nie stanowiło większej trudności. Ale już szczegółowy podział obowiązków i przedstawienie relacji między nimi – tak.
Strukturalny problem
W trakcie wyjaśniania struktury nowym osobom napotykałem na poważne przeszkody. Wiele zadań przekraczało zarysowane granice. Utrudniało to ujęcie całości w hierarchie czy macierze. Tymczasem zrozumienie podziału zadań i wewnętrznej mechaniki zespołu jest niezbędne dla efektywnej współpracy.
Organizatorzy wydarzeń i prawdopodobnie wszyscy menedżerowie wiedzą, że większość problemów rodzi się właśnie na granicach działów. Moim zdaniem bez tych granic praca jest nieuporządkowana i przez brak specjalizacji ma niską wydajność. Jednak gdy podziały te idą zbyt daleko, zespoły przestają się należycie komunikować.
Historia porażek
Wprowadzając do zespołu nowe osoby i mówiąc im, że należą do działu X, Y lub Z – a nie do zespołu TEDxWarsaw, gdzie akurat zajmują się X, Y lub Z – sam byłem źródłem problemu. Nie miałem dobrych narzędzi do należytego przedstawienia relacji zachodzących wewnątrz zespołu. Rodziło to problemy, np. członkowie działu Mówców byli przekonani, że dział Publiczność wydrukuje identyfikatory dla prelegentów. Publiczność była przekonana, że Mówcy by się do nich zgłosili, gdyby to było potrzebne. Nikt nie wyszedł z inicjatywą rozmowy, identyfikatory nie zostały wydrukowane, prelegenci zostali potraktowani jak druga kategoria uczestników.
W naszym wypadku ta historia skończyła się lepiej, ale nie jest to przypadek zmyślony. Podobne problemy w zespołach TEDxowych mogą dotyczyć publikowania nieaktualnych informacji o mówcach (Mówcy/Komunikacja Zewnętrzna), brak logotypu partnera na stronie wydarzenia (Partnerzy/Komunikacja Zewnętrzna) czy trudności techniczne z rozdzielczością slajdów, formatem ich zapisu lub zawartością audio lub wideo pliku (Mówcy/Produkcja). To w większości trywialne kłopoty, których łatwo uniknąć. Mogą jednak zrodzić poważne nieprzyjemności. Najważniejsze, że można ich łatwo uniknąć.
Narodziny idei
„To wina źle zaprojektowanych procesów”, powie osoba mająca minimalną wiedzę z zakresu organizacji pracy i będzie mieć rację. Wdrożenie szczegółowo opisanych procesów nie jest jednak jedynym możliwym rozwiązaniem. Nadmiernego formalizowania i tym samym przekształcania się organizacji w sztywniejącą korporację można uniknąć dzięki kulturze organizacyjnej. Jest to niezwykle istotne, bo delikatny balans między poczuciem dobrej zabawy z pracy i osiągania efektów pracy jest kluczowy dla utrzymania zaangażowania w zespole. Nie tylko w zespole wolontariuszy. Tu wkracza kampong – wioska.
Idea zaczyna się od ogniska – marki. Rozpala je wspólnie kilka osób pośrodku kręgu. O ile dobrze sobie radzą, z czasem dołączają kolejni. Podchodzą oni bliżej ognia i dokładają drewna. Starsi stażem odsuwają się od ogniska i dbają o to, by rosło ono równomiernie. Tymczasowy obóz przekształca się stopniowo w wioskę. W etapie przejściowym klaruje się specjalizacja, podział ról i zachodzące między członkami grupy relacje – wspólne zadania. Finalnie mamy chatki – działy. Co istotne, wódz wioski nie jest w centrum. Przechadza się raczej między chatkami, wzmacnia poczucie wspólnoty, doradza i wybiera się sam lub ze starszymi na pobliskie wzgórze wypatrywać nadchodzących zagrożeń i okazji.
Zalety idei
Jeśli opowieść cię wciągnęła, to świetnie. Ale wróćmy do świata biznesu. Dwa aspekty koncepcji wioski mogą być w nim szczególnie przydatne.
1. Opis struktury pozwalający szybciej ją zrozumieć
W przeciwieństwie do sztucznych, usystematyzowanych tworów służących często za struktury organizacyjne wioska jest czymś organicznym, naturalnym i znanym. Zbudowany w oparciu o nią organogram da się zastosować do wszystkich etapów życia organizacji: od założenia przez rozwój po dojrzałość. Pomaga to wyjaśnić zmieniający się stopień skomplikowania organizacji i jej wewnętrzną dynamikę. Może to być przydatne również w dużych organizacjach do wyjaśniania historii firmy czy przygotowania mentalnego małych zespołów projektowych do rozwoju w duże przedsięwzięcia. W TEDxWarsaw korzystamy z wszystkich tych atutów.
2. Narzędzie kulturotwórcze
Na swoistej analizie etnograficznej organizacji, wyciągnięciu z niej wniosków i dzieleniu się wiedzą nie koniec. Ludzie lubią być przy ognisku. Kojarzy się ono z ciepłem i opowieściami w gronie przyjaciół. Ze wspólnotą. Zostanie bohaterem w kampong jest naturalnym dążeniem. W macierzy niekoniecznie. Ludzka skala wioski daje większe poczucie wpływu na jej kształt, pozwala na łatwiejszą identyfikację. Ułatwia też zrozumienie współzależności i współodpowiedzialności jej członków. Przemyślane wykorzystanie tych zalet pozwala tworzyć i/lub wzmacniać kulturę codziennej komunikacji, wymiany wiedzy i wreszcie efektywnej współpracy.
Wdrożenie idei
Krok 1. Podziel wioskę na chatki
Ten element w jakiejś formie już istnieje, np. w obecnym organogramie. Warto jednak go zrewizytować i zastanowić się, czy aby na pewno jest on dobrym odwzorowaniem obecnego podziału obowiązków. Być może obecny nie jest też optymalny dla realizacji założonych celów biznesowych. Efekt: kołowa struktura składająca się z działów i/lub zespołów.
Krok 2. Rozrysuj połączenia między chatkami
Większość zadań kluczowych dla sukcesu organizacji wymaga zaangażowania przedstawicieli więcej niż jednego działu. Przynajmniej te najważniejsze zadania powinny zostać nazwane i opisane. Przy okazji warto się zastanowić, kto powinien mieć wpływ na ich kształt, a kto nie musi go mieć. Efekt: mapa relacji między działami i/lub zespołami.
Krok 3. Uporządkuj wioskę
Ilość bezpośrednich połączeń sugeruje, które działy powinny najbliżej ze sobą współpracować. Co za tym idzie, np. być fizycznie blisko zlokalizowane. Niektóre działy w całości mogą być bliżej ognia (produkcja, sprzedaż), inne dalej (HR, marketing). Duża firma może się w ogóle składać z kilku wiosek wymieniających się dobrami. Efekt: zoptymalizowana struktura organizacji.
Wioska może nie być idealnym sposobem opisu twojej organizacji. Jej szkic może mieć charakter nie tylko opisowy, ale i aspiracyjny. Niezależnie od przewidywanych efektów proponuję powyższą instrukcję potraktować jako ćwiczenie intelektualne i próbę lepszego zrozumienia własnej firmy. To podejście pomogło zespołom przygotowującym TEDxy na całym świecie – od Ameryki przez Europę po Azję i Australię. Pora na twój.
Przykładowa struktura wioski po uporządkowaniu:
Autorką grafik użytych w tekście jest Adelajda Kołodziejska.
