Aby efektywnie zarządzać zespołem pracującym na odległość, trzeba nie tylko łączyć sprawdzone metody zarządzania z dobrymi technologiami. Musisz się również uzbroić w dużo empatii, wyrozumiałości i zaufania. Tylko jak to zrobić?
Partnerem materiału jest Microsoft.
Nadszedł wielki sprawdzian dla firm, menedżerów i ich zespołów. Osoby zazwyczaj pracujące w biurach z dnia na dzień przeniosły się do swoich domów, skąd wykonują zadania, komunikują się ze współpracownikami i klientami, a także opiekują się swoimi rodzinami. Z powodu zamknięcia przedszkoli, szkół i uniwersytetów w domach i mieszkaniach wielu pracowników buzuje życie. Może to im utrudniać oddzielenie spraw prywatnych od zawodowych i skupienie się na bieżących priorytetach. Jak pomóc pracownikom w trudach pracy zdalnej?
Przede wszystkim uświadom sobie, że praca zdalna może być problematyczna, choć do niedawna była przez większość pracowników postrzegana jako benefit i miła odskocznia od pracy stacjonarnej. Dziś stała się jednak koniecznością, zmieniając życie milionów ludzi w Polsce i na świecie. Wiele osób nie jest przygotowanych do pracy zdalnej i szuka wskazówek, jak zadbać o swoją efektywność podczas home office, jak utrzymać dobre relacje bez bezpośredniego kontaktu z zespołem, jak uniknąć nieporozumień komunikacyjnych, jak radzić sobie z poczuciem niepewności i braku kontroli. Według analizy monitoringu internetu SentiOne w marcu 2020 roku o 2739% więcej mówiło się w internecie o pracy zdalnej niż miesiąc wcześniej. Zainteresowanie tematem nieustannie rośnie i trudno się dziwić, skoro wypracowanych przez lata zasad pracy biurowej nie da się przenieść jeden do jednego do wirtualnej przestrzeni. A teraz brakuje lat, by wypracowywać nowy model pracy. Trzeba się na niego przestawić tu i teraz.
Technologia na dobry początek
Kluczem do efektywnej współpracy jest sprawna i skuteczna komunikacja, wspierana dobrymi narzędziami technologicznymi. Najlepiej postawić na ich kompleksowość. W większości organizacji sprawdzą się tak zwane narzędzia all‑in‑one, które pozwalają na intuicyjne nawigowanie poprzez wykorzystanie mechanizmów dobrze znanych z sieci społecznościowych. Pomagają one utrzymać transparentność komunikacji oraz zredukować liczby spotkań i e‑maili. W obecnej sytuacji najbardziej potrzebne i zarazem najchętniej wykorzystywane są rozwiązania chmurowe pozwalające na wspólne edytowanie dokumentów czy organizacje wirtualnych spotkań z dowolnego miejsca pobytu pracowników.
Takich narzędzi jest jednak sporo na rynku, dlatego – chcąc faktycznie usprawnić, a nie utrudnić komunikacje zespołową - warto podporządkować wybór poniższym dobrym praktykom. Wybierając narzędzie, upewnij się, czy będziesz mógł dzięki niemu wcielić wszystkie zasady w życie. Na co zwrócić szczególną uwagę?
1. Zapewnij dostęp do plików
Płynność pracy wynikająca z wymiany informacjami i plikami jest nie do przecenienia w każdych warunkach, jednak podczas pracy zdalnej staje się kluczowa. To, czego nie można fizycznie położyć na biurku czy zapisać na dysku firmowym, najwygodniej i najbezpieczniej umieszczać w przestrzeni chmurowej. Tak, by każdy uprawniony pracownik miał dostęp do ważnych dokumentów bez konieczności uzyskiwania dodatkowych dostępów, co bywa żmudne i spowalnia pracę.
Pamiętaj też, że wymienianie się mailami z załącznikami zawierającymi kolejne uwagi nie sprzyja współpracy i efektywności, może wręcz prowadzić do chaosu i narastania frustracji. Warto przy okazji pracy zdalnej porzucić takie praktyki. O wiele łatwiej i przyjemniej pracować wspólnie nad materiałami, gdy mamy dostęp do ich najnowszej wersji w czasie rzeczywistym. Takie możliwości daje między innymi aplikacja Microsoft Teams, umożliwiając sprawny obieg dokumentów, pobieranie ich czy bezpiecznie przechowywanie plików i udostępnianie ich uprawnionym do tego osobom.
2. Bądź w stałym kontakcie
Komunikacja to podstawa w tych trudnych czasach. Zadbaj o to, by w miarę możliwości nawet wirtualne rozmowy stanowiły namiastkę kontaktów, jakie wszyscy pamiętamy z biura. Pisząc wprost – postaw na wideokonferencje. Pomagają one ograniczyć liczbę maili czy rozmów telefonicznych i mają dużą zaletę – ułatwiają interpretację przekazywanych informacji. Mimika, gesty, ton głosu to cenne wskazówki interpretacyjne, które dopełniają twój przekaz oraz podkreślają twoją autentyczność.
Wideokonferencje stanowią nową forma spotkań twarzą w twarz, ale dla niektórych pracowników udział w nich może być źródłem dyskomfortu, chociażby z powodu braku odpowiedniej przestrzeni do odbycia rozmowy, bałaganu czy uczących się w tle dzieci. W Microsoft Teams rozwiązano tę bolączkę, umożliwiając uczestnikom wirtualnych spotkań rozmycie tła, a także wytłumienie dźwięków pojawiających się za ich plecami. Wszystko po to, by członkowie zespołu mogli skupić się tylko na sobie, a nie na odszyfrowywaniu tytułów książek na regale za plecami kolegi czy koleżanki. Z myślą o osobach , które nie mogą być obecne na wideokonferencji, powstała funkcja nagrywania, dzięki której każdy może nadrobić swoją nieobecność i zorientować się w najważniejszych kwestiach.
Nie wszystko jednak załatwisz podczas wideokonferencji, dlatego obowiązkowo należy wykorzystać inne narzędzia do podtrzymania relacji w zespole czy bieżącego informowania się o postępach w pracy. Do tego z powodzeniem można wykorzystać narzędzie do współpracy Microsoft Teams umożliwiający wysyłanie wiadomości prywatnych i grupowych. Gdy rozmawiasz w ten sposób, korzystaj z emotikonek, co ułatwi wychwycenie kontekstu emocjonalnego wypowiedzi. Ponadto dbaj o to, by cały zespół był dostępny w ramach określonego przedziału czasowego, na przykład od 10:00 do 15:00, a resztę zadań pozwól wykonywać w dowolnych porach. Taką możliwość docenią osoby, które mogą być zmuszone do funkcjonowania w innym trybie pracy ze względu na obowiązki rodzicielskie. Ustal z nimi, by komunikowały swoje ograniczenia czasowe na przykład poprzez oznaczenie swojego statusu w komunikatorze.
3. Zorganizuj wirtualną przestrzeń dla zespołu
To istotne, by mimo odległości w twoim zespole nadal panowała atmosfera współpracy. Zadbaj o transparentność zadań w ramach poszczególnych projektów, dzięki czemu każdy będzie miał świadomość swojego wpływu na efekt finalny zespołowej pracy. Wielu osobom pomoże to również w określeniu najpilniejszych zadań, z czym niektórzy mogą mieć problem w sytuacji braku bezpośredniego kontaktu z szefem. Zachęcaj swoich pracowników do dzielenia się postępami prac, co pozwoli wszystkim zorientować się w sytuacji. Takie podejście do organizacji pracy dodatkowo sprzyja budowaniu poczucia wspólnotowości, które pozytywnie wpływa na morale zespołu.
Przede wszystkim pamiętaj o tym, że zespół nie samą pracą żyje. Bardzo ważne, zwłaszcza w tak niepewnych i niestabilnych czasach, są też inicjatywy integrujące oraz motywacyjne. W biurze często pojawiają się one naturalnie, w przestrzeni wirtualnej trzeba je zaplanować i skrupulatnie zrealizować. Jak ułatwić sobie to zadanie? Można na przykład:
wprowadzić zwyczaj dzielenia się informacjami o ważnych świętach takich jak imieniny czy urodziny oraz celebrowania ich w jakichś nieszablonowy sposób;
rozpoczynać wideokonferencję od rozmowy towarzyskiej służącej rozładowaniu napięcia i lepszemu poznaniu się członków zespołu,
stworzyć przestrzeń wirtualną do publikowania linków do ciekawych artykułów branżowych, chwalenia się sukcesami czy rozśmieszania się filmikami.
W nowych realiach pracy zdalnej bezsprzecznie liczy się umiejętność łączenia dobrych wirtualnych praktyk z technologicznymi narzędziami typu Microsoft Teams oraz duża elastyczność ze strony lidera. Mimo że praca w wirtualnym świecie ma własną specyfikę, sprawdzi się w niej jedna tradycyjna zasada zarządzania brzmiąca „przywództwo zaczyna się od zaufania”. Jeśli liderom zabraknie zaufania do członków zespołu, a pracownikom zabraknie zaufania do swoich menedżerów, nawet najlepsza technologia nie rozwiąże tego problemu. Pamiętaj jednak, że może ci ona wiele ułatwić, wspierając cię w tworzeniu dobrej atmosfery i skutecznym komunikowaniu się z zespołem, które stanowią klucz do osiągniecia wspólnych sukcesów nawet w trudnych czasach.
