Nowoczesne systemy druku są dostosowywane do rzeczywistych potrzeb firmy, dlatego pozwalają nie tylko zoptymalizować jej pracę, ale też wygenerować oszczędności.
Dzięki dodatkowym aplikacjom oraz oprogramowaniu dostarczanym razem z urządzeniami firma zyskuje pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów, gwarancję bezpieczeństwa oraz poprawia efektywność. Właśnie połączenie sprzętu i oprogramowania powoduje, że operacje pobierania, dystrybucji, zarządzania dokumentami i druk są znacznie prostsze, bardziej wydajne i finalnie mogą przynieść zmniejszenie wydatków związanych z firmowymi wydrukami nawet do 30%. O wdrożeniu tego rodzaju technologii opowiadają nam Łukasz Rojek, regionalny menedżer sprzedaży OKI Systems Polska, oraz Dariusz Kurczewski, prezes zarządu Grupy Marcova Polska Solutions sp. z o.o., dilera urządzeń firmy OKI.
Klient docelowy, u którego przeprowadzono wdrożenie, to europejski lider produkcji, projektowania i montażu gotowych konstrukcji do przechowywania zboża, producent silosów, ale też wysokiej klasy urządzeń do suszenia i transportu ziarna. Jest firmą wielooddziałową z kilkunastoletnim doświadczeniem w swojej branży. Wraz z rozwojem firmy znacznie wzrosła liczba generowanych przez nią dokumentów, zarówno w wersji drukowanej, jak i w postaci elektronicznej. Coraz ważniejsze stały się więc optymalizowanie procesów drukowania, ograniczanie kosztów związanych z serwisem urządzeń, zagwarantowanie bezpieczeństwa obiegu dokumentów oraz ułatwienia archiwizacji dokumentów w wersji cyfrowej w folderach sieciowych. Dlatego szukano rozwiązania, które będzie odpowiedzią na te wyzwania.
Rozwiązaniem, które wraz ze sprzętem drukującym OKI zostało wdrożone u klienta, jest program Sendys Explorer, którego producentem jest portugalska firma ALiData. Sendys Explorer to aplikacja napisana i przeznaczona dla urządzeń wielofunkcyjnych OKI, która pozwala usprawnić procesy biznesowe i zmaksymalizować wydajność pracy z dokumentami. Ułatwia ona przechowywanie i konwertowanie dokumentów oraz ich dystrybucję lub przesyłanie do wybranej lokalizacji, zapewniając w ten sposób większą elastyczność w zakresie edycji, drukowania, odzyskiwania i współdzielenia plików, a także uzyskiwania do nich dostępu. Sendys Explorer pozwala zoptymalizować więc czas i koszty wydruku. Ponadto umożliwia wydruk tylko po przyłożeniu karty magnetycznej (poufny), dzięki czemu osoby niepowołane nie mają wglądu w wysłane do druku dokumenty, których treść nie powinna być upubliczniana. Z jej pomocą w łatwy sposób można zmienić skany w formę edytowalną dokumentów do formatów Microsoft PowerPoint, Microsoft Word, Microsoft Excel, TIFF oraz przeszukiwalny PDF i PDF/A. Aplikacja pozwala również na skanowanie bezpośrednio do różnych lokalizacji, takich jak: system zarządzania dokumentami, e‑mail, folder sieciowy, serwer faksowy i dowolna chmura przechowująca dokumenty. Zeskanowane dokumenty można przesyłać do: Dropbox, OneDrive, Dysk Google czy Microsoft Share Point.
Implementacja nowego systemu polegała nie tylko na wykorzystaniu możliwości, jakie daje Sendys Explorer, ale również na wymianie wszystkich urządzeń drukujących na urządzenia wielofunkcyjne OKI oparte na otwartej architekturze sXP oraz zainstalowaniu oprogramowania sterującego.
Zanim firma klienta zdecydowała się na nowe rozwiązanie, mogła skorzystać z programu demonstracyjnego. Otrzymała do testów sprzęt i oprogramowanie w podstawowej wersji, aby zbadać, które funkcje danego rozwiązania będą najbardziej potrzebne: druk poufny, autoryzacja za pomocą kart, bilingowanie wydruków na dział lub na użytkownika czy inne funkcje pozwalające zwiększyć kontrolę kosztów w firmie.
Wcześniej firma klienta posiadała wiele urządzeń, różnych producentów. Były one dosyć wyeksploatowane, więc generowały sporo incydentów serwisowych oraz niepotrzebnych kosztów. Starsze urządzenia miały też duże ograniczenia, jeśli chodzi o możliwość integracji z jakimkolwiek systemem. Dlatego klient po przetestowaniu urządzeń OKI z systemem Sendys Explorer zdecydował się właśnie na to rozwiązanie.
Kiedy już zapadła decyzja o wdrożeniu, to pewnym wyzwaniem okazało się przekonanie niektórych końcowych użytkowników (pracowników) do pokonania przyzwyczajeń i zrezygnowania z nabiurkowych drukarek. Szybko jednak okazało się, że nowe rozwiązania korytarzowe mają dodatkowe funkcje, nieobecne w starych drukarkach, które znacząco usprawniają codzienną pracę, więc grono nieprzekonanych zmniejszało się każdego dnia. Samo wdrożenie nowego systemu przebiegło bezproblemowo. Architektura oprogramowania umożliwia synchronizację danych z active directory. Pozwala to wręcz automatycznie „zassać” całą listę użytkowników, wraz z opisem ich uprawnień do świeżo zainstalowanego oprogramowania. Właśnie dlatego implementacja, a więc uruchomienie i skonfigurowanie nowego rozwiązania, trwała dość krótko, bo zaledwie kilka godzin. Jedyną prawdziwą przeszkodą był brak windy w budynku klienta, co przy gabarytach nowoczesnych drukarek wolnostojących A3 było pewnym utrudnieniem. W efekcie wniesienie oraz fizyczna instalacja samych urządzeń oraz konfiguracja integracja czytników i kart zbliżeniowych zajęła dwa dni robocze.
Wdrożenie przyniosło największe korzyści w trzech obszarach. Pierwszy z nich to bezpieczeństwo gwarantowane systemem indywidualnych kart, drugi to oszczędność czasu i kosztów, wynikająca stąd, że dzięki nowej technologii firma ma pełną kontrolę nad tym, kto korzysta z urządzenia i jak zużywają się materiały eksploatacyjne, trzeci to uproszczony obieg dokumentów. Uproszczenie obiegu dokumentów bierze się na przykład stąd, że wprowadzono druk mobilny. W efekcie każdy pracownik może drukować z dowolnego miejsca.
Dzięki wdrożeniu w firmie klienta udało się zmniejszyć ilość urządzeń. Początkowo było ich 20 i były to głównie drukarki nabiurkowe. W tej chwili jest 8 wolnostojących urządzeń wielofunkcyjnych. Dzięki temu udało się zredukować koszty, a klient ma u siebie mniej zbędnych materiałów eksploatacyjnych, bo te dostarczane są na bieżąco, kiedy tylko się kończą. To rozwiązanie gwarantuje płynność pracy biura i sprawia, że przestoje zdarzają się sporadycznie.
Wciąż jest pole na rozszerzenie wdrożenia. „Firma klienta intensywnie się rozwija, nie tylko w kraju, ale również poza granicami. Istnieje na rynku ponad 15 lat i jest zadowolona z rozwiązania wdrożonego przez naszego partnera, firmę Marcova. Spodziewamy się więc, że będzie kontynuować współpracę z nami zarówno w zakresie urządzeń, jak i oprogramowania” – mówi Łukasz Rojek z OKI.
Ten tekst jest częścią projektu How to do IT. To twój sprawdzony przewodnik po cyfrowej transformacji i technologiach dla biznesu. Zapisz się na newsletter projektu!
