Udzielanie informacji zwrotnej

Czemu służy informacja zwrotna: jakie jest znaczenie informacji zwrotnej w zarządzaniu? Dlaczego feedback jest taki ważny?

Efektywne zarządzanie, zarówno procesami i produktami jak zespołem pracowników, nie może odbywać się bez profesjonalnego operowania informacją zwrotną i wymianą opinii. Skuteczny menedżer wykorzystuje informację zwrotną jako narzędzie motywowania pracowników oraz monitorowania postępów i rezultatów bieżących działań.

Kiedy udzielać informacji zwrotnej?

Niestety, niewiele osób zadaje sobie to pytanie. Tymczasem zanim nauczymy się tego, w jaki sposób udzielać informacji zwrotnej, koniecznie należy nauczyć się tego, kiedy należy to robić. Nie każdy czas i nie każde okoliczności są odpowiednie do prowadzenia takiej rozmowy. Moment, który wybierzemy na poinformowanie kogoś o naszej ocenie jego pracy, ma kluczowe znaczenie dla efektywności takiej rozmowy.

Reguły udzielania informacji zwrotnej: jak skutecznie przekazywać informację zwrotną?

Istnieje wiele koncepcji, które kodyfikują zasady udzielania informacji zwrotnej w zależności od sytuacji i kontekstu. Zgłębiając tę wiedzę, warto stosować zasadę „od ogółu do szczegółu”. Najlepszą praktyką jest stopniowe wprowadzanie w życie kolejnych wskazówek, począwszy od tych najbardziej podstawowych jak zasada asertywności i pewności siebie aż do bardziej zniuansowanych zagadnień jak łączenie komunikacji werbalnej i niewerbalnej oraz techniki perswazji i wywierania wpływu.

Błędy w udzielaniu informacji zwrotnej: jaka informacja zwrotna jest wartościowa?

Nie każda informacja zwrotna jest ważna, potrzebna i wartościowa. Błędem jest nadużywanie tego narzędzia komunikacji. Informacja zwrotna powinna służyć przede wszystkim osobie, do której jest kierowana. Jeśli celem wyrażenia opinii jest jedynie zrzucenie z siebie emocjonalnego ciężaru albo personalna uwaga – lepiej jest się od tego powstrzymać.

Rodzaje informacji zwrotnych: jak dostosować informację zwrotną do odbiorcy?

Ludzie różnią się od siebie: każdy potrzebuje innego rodzaju motywacji i feedbacku. Zadaniem menedżera jest rozpoznawanie, który pracownik najlepiej skorzysta z danego rodzaju informacji zwrotnej. W zależności od sytuacji i rozmówcy, feedback może być mniej lub bardziej osobisty, nacechowany w mniejszym lub większym stopniu emocjami. Czasem lepiej sprawdzą się ostre słowa i bezpośrednie polecenia. Mówiąc najprościej: informacja zwrotna w zarządzaniu zespołem może spełniać funkcję kija lub marchewki.

Efektywne wykorzystywanie informacji zwrotnej: jak przyjmować informację zwrotną?

Aby feedback był wartościowy i pożyteczny, nie wystarczy by został odpowiednio sformułowany i zakomunikowany. Dużo zależy tutaj również od drugiej strony czyli od tego, z jaką reakcją spotka się dana informacja zwrotna i w jaki sposób osoba przyjmująca ocenę wykorzysta ją w swoim działaniu. Ważne jest, aby wysłuchując recenzji własnej pracy, nie traktować komunikatu osobiście jako personalnej krytyki. Należy raczej skupić się na traktowaniu krytyki jako coachingu, a konkretnych uwag jako wskazówek i cennych lekcji, dzięki którym można dalej się rozwijać i osiągać jeszcze lepsze rezultaty.

Więcej cennej wiedzy i praktycznych wskazówek na temat udzielania informacji zwrotnej znajdziesz w publikacjach ze zbiorów HBRP.pl.