E‑maile nie zawsze usprawniają komunikację biznesową. Gdy są nieprzemyślane i chaotyczne mogą ją wręcz utrudniać. Jak pisać je lepiej?
E‑mailowe nieporozumienia są zmorą wielu firm. Powód jest prosty – wiele osób tworzy niechlujne i nieprzemyślane e‑maile. Odbiorcy muszą się wówczas nieźle natrudzić, by wyłuskać kluczowe informacje. Bywają też e‑maile zdawkowe, ich nadawcy są tak oszczędni w słowach, że odbiorcy muszą się długo zastanawiać: „o co chodzi?”, „co ja mam z tym wspólnego?”, „co mam w związku z tym zrobić?”. Owszem, dociekliwi adresaci upewnią się, czy dobrze interpretują to, co przeczytali, i dopytają, jakich zadań mają się podjąć. Duże grono osób jednak postanowi się domyślić, o co chodziło, i na tej podstawie przejdzie do działań, często błędnych.
O tak! E‑maile bywają źródłem nieporozumień, dlatego warto zadbać o ich klarowność, prostotę i zwięzłość. Poniżej znajdziesz siedem wskazówek, które ci w tym pomogą.
1. Przemyśl, co chcesz napisać
Czy lubisz słuchać osób, które mówią, co im ślina na język przyniesie? Bez refleksji, bez zastanowienia, bez sensu? Zapewne nie. Początkujący pisarzy często wpadają w pewną pułapkę – od razu przelewają na papier to, co im wpadnie do głowy. W efekcie powstaje miszmasz, czyli niekonkretny, chaotyczny i często zbyt długi tekst. Unikaj takiego podejścia przy pisaniu e‑maili biznesowych.
Nie bądź w gorącej wodzie kąpany i nim napiszesz wiadomość, zastanów się, co masz do przekazania odbiorcy. Jeśli pójdziesz na żywioł, wystukasz na klawiaturze potok słów, bez ładu i składu, popadniesz w dygresje, odwrócisz uwagę od meritum. Nie o to ci chodzi.
2. Zacznij od tego, co najważniejsze
Czas to pieniądz, dlatego nie zanudzaj swoich odbiorców pięcioakapitowymi e‑mailami, w których gdzieniegdzie ukryjesz ważne kwestie. Litości! Szanuj czas klientów, współpracowników, szefa i podawaj w pierwszej kolejności najistotniejsze informacje.
Zamiast się rozpisywać, wyłóż kawę na ławę. W biznesie docenia się ludzi, którzy mają jasny punkt widzenia. Jeśli piszesz do kogoś z jakąś propozycją, już w pierwszych 2–3 zdaniach określ problem i zaproponuj rozwiązanie. Na rozwinięcie pomysłu przyjdzie jeszcze pora, np. podczas rozmowy.
Szanuj czas klientów, współpracowników, szefa i podawaj w pierwszej kolejności najistotniejsze informacje.
3. Bądź zwięzły
Łatwiej jest powiedzieć, co chcesz, w kilkunastu słowach niż w kilku, ale trudniej to przeczytać. Stań się wyznawcą zasady Davida Ogilvy’ego, uznanego za ojca współczesnej reklamy. Tak jak on używaj krótkich słów, zdań i akapitów. Pozbądź się każdego niepotrzebnego słowa lub zdania, które nie wnosi istotnych informacji. Oto kilka konkretów:
Usuwaj przyimki, takie jak np. bardzo, istotnie, ogromnie, gdyż nie wnoszą żadnej wartości do wypowiedzi, a tylko ją wydłużają. Jeśli coś ci się podobało, wystarczy napisać „podobało mi się”, a nie „bardzo mi się podobało”.
Używaj czasowników w stronie czynnej, np. zamiast pisać: „zadania zostały rozdzielone w moim zespole”, napisz „rozdzieliłem zadania w zespole”.
Czyść swój e‑mail z zawiłych porównań i powtórzeń.
Unikaj wielowyrazowych połączeń charakterystycznych dla stylu urzędowego, np. zamiast „z dniem dzisiejszym” pisz „dzisiaj”, zamiast „w miesiącu sierpniu” – „w sierpniu”, „zamiast „uiściłem opłatę” – „zapłaciłem”.
4. Nie przesadzaj z żargonem
Język biznesowy rządzi się swoimi prawami, wiele w nim zapożyczeń z obcych języków, określeń branżowych i specjalistycznych zwrotów tzw. -izmów, -yzmów. Łatwo ulec pokusie, by naszpikować e‑mail czy prezentacje takimi wyrażeniami, jednak przed tym przestrzegam. Często przynosi to odwrotny skutek od zamierzonego. Zwłaszcza jeśli komunikujesz się z przedstawicielem innej branży, możesz zostać źle zrozumiany, uznany za niekomunikatywnego, a nawet problematycznego. Nie musisz się wymądrzać, by wyjść na profesjonalistę.
PRZECZYTAJ TAKŻE: Nowe zasady komunikacji wewnętrznej »
Sekret skutecznej komunikacji
We współczesnej rzeczywistości biznesowej coraz częściej liczą się sprawność działania i produktywność organizacji. Aby je wzmacniać, potrzeba narzędzi do lepszej komunikacji i integracji działań.
5. Wprowadzaj poprawki
Dla artysty pierwszy szkic to jedynie wstępna wersja dzieła sztuki, którą należy udoskonalić. Tę zasadę stosuj też do swoich listów i zawsze poprawiaj ich pierwszą wersję. Przed wysłaniem wiadomości sprawdź, czy jest poprawnie napisana. Poszukaj literówek, błędów interpunkcyjnych, ortograficznych czy składniowych, pamiętając o tym, że autokorekta bywa podstępna.
Jeśli to szczególnie ważna wiadomość, przeczytaj ją na głos. W ten sposób możesz wyłapać więcej usterek, niż czytając po cichu. W wypadku wyjątkowo ważnych e‑maili warto też skorzystać z pomocy zaufanej osoby i poprosić, aby przejrzała wiadomość. Tak upewnisz się, że niczego nie przegapiłeś.
6. Poczuj się jak architekt… tekstu
Zasadę podwójnego czytania dobrze znają copywriterzy, którzy sprzedają słowem. Ty, pisząc e‑mail, też sprzedajesz swoje pomysły, spostrzeżenia lub dzielisz się stanowiskiem w danej sprawie, chcąc wywrzeć na innych wpływ. Skorzystaj z prostcyh wskazówek, które pozwolą ci wyeksponować najważniejsze elementy twojej wiadomości:
zapisz pogrubioną czcionką kluczowe przesłanie lub skorzystaj z funkcji podkreślenia
stosuj wypunktowania lub numerację, gdy wymieniasz kilka opcji lub zadajesz kilka pytań z rzędu;
w wypadku długich e‑maili dotyczących kilku kwestii możesz różnicować wielkość czcionki czy jej kolor, co pozwoli ci oddzielić poszczególne wątki.
7. Poświęć czas na doskonalenie warsztatu
Aby doskonalić jakąś umiejętność, należy poświęcać na to czas. Podobnie jest z pisaniem. Chcąc poprawić warsztat, musisz i pisać (to gwarantuje ci praca), i krytycznie patrzeć na swoje e‑maile (do tego musisz się zmotywować). Jeśli chcesz udoskonalić swój styl, na początek wygospodaruj chociaż kwadrans. W tym czasie podkręć styl wybranej wiadomości, wybierz wyrazistsze określenia, usuń nieistotne informacje.
Jak podkreśla Steven Pinker (kognitywista i popularyzator nauki), dobre pisarstwo zaczyna się od „smakowania znakomitej prozy innych autorów”. Czytanie jest świetnym sposobem na poprawę pisania, o ile podczas lektury świadomie zwrócisz uwagę na strukturę materiałów i dobór słów, a następnie zastanowisz się, jak możesz zaadaptować wybrane rozwiązania na swoje potrzeby. Możesz też zainwestować w podręcznik dobrego stylu pisania, np. „Piękny styl. Przewodnik człowieka myślącego po sztuce pisania XXI wieku” wspomnianego Pinkera czy „Sztukę projektowania tekstów. Jak tworzyć treści, które podbiją internet” Ewy Szczepaniak.
Pamiętaj, że jak podkreśla Marc Effron, autor wydanej przez ICAN Institute książki „Osiem kroków do wyższej efektywności”, efektywność wynika w dużej mierze z robienia wielu rzeczy dobrze. Czasami trudno to osiągnąć, bo nie wszystko zależy od ciebie, jednak to, jakie e‑maile wysyłasz do innych, jak najbardziej.
PRZECZYTAJ TAKŻE: Poznaj przepis na komunikację w kryzysie »
Małgorzata Bieniaszewska: Dzisiaj silny znaczy zwinny. Teraz jest najlepszy czas na działanie
„Niektórzy mówią, że kryzys spowolnił ich działanie. W mojej firmie jest dokładnie na odwrót. Pracujemy ze zdwojoną siłą” – mówi Małgorzata Bieniaszewska z MB Pneumatyki. Za wszelką cenę chroni miejsca pracy, dywersyfikując klientów, branże, produkty.
