Przemiany rynkowe i oczekiwania pracowników coraz częściej wymuszają na pracodawcach zapewnienie dogodnych warunków do współpracy zdalnej. Młodzi ludzie i utalentowani specjaliści stawiają na elastyczność. Tymczasem model ten niekoniecznie jest optymalny z punktu widzenia innowacyjności. Jak sobie poradzić z tym wyzwaniem?
Partnerem materiału jest MDD.
Praca zdalna stała się w ostatnich latach niemal synonimem elastyczności, nie bezzasadnie zresztą. Możliwość decydowania o miejscu i czasie wykonywania obowiązków stanowi najczęściej wymienianą zaletę pracy w charakterze wolnego strzelca. Tymczasem pracodawcy nadal wspierają i promują tradycyjny, stacjonarny model zatrudnienia. Dążenia te wynikają ze świadomości, że to biuro jest czynnikiem tworzącym zespół, a przestrzeń do interakcji oraz szybka komunikacja i zakorzenienie w kulturze organizacyjnej firmy stanowią niekwestionowane atuty. Analizy firm headhunterskich wskazują natomiast, że wielu respondentów wyżej ceni elastyczność oraz możliwość rozwoju zawodowego niż atmosferę panującą w firmie.
Stworzenie biura atrakcyjnego i pożądanego przez pracownika jest uwarunkowane z jednej strony dopasowaniem jednostki do organizacji, z drugiej zaś dostosowaniem miejsca pracy do potrzeb zespołu. Taka sytuacja umożliwia budowanie lojalności, a w długofalowej perspektywie utrzymuje wysoki poziom zaangażowania i wysoką efektywność zatrudnionego. To szczególnie cenne, gdy z czasem maleje skuteczność zewnętrznych czynników motywacyjnych, takich jak wynagrodzenie czy poczucie stabilności.
Otwarta przestrzeń bez otwartych konfliktów
Efektywna współpraca jest pochodną sytuacji, w której pracownicy tworzą zgrany zespół. „Zgrany” nie oznacza jednak homogeniczny. Pracujący obok siebie ludzie różnią się m.in. zakresem obowiązków. Wspólna przestrzeń, w której funkcjonują przez kilkadziesiąt godzin w tygodniu, powinna pogodzić preferencje i oczekiwania wszystkich pracowników Taki efekt można osiągnąć, zapewniając prywatność i poczucie komfortu, m.in. akustycznego.
Badania realizowane w miejscach pracy jednoznacznie wskazują, że hałas jest największą bolączką respondentów niezadowolonych z warunków, w jakich pracują. To problem, któremu trzeba poświęcić więcej uwagi, szczególnie w biurach typu open space. „Ważne, aby organizować je z uwzględnieniem użytkownika ostatecznego – wyjaśnia Dymitr Malcew, który zaprojektował dla MDD m.in. budki akustyczne. – Realizując wcześniejsze projekty, zauważyłem, że kiedy wprowadziliśmy budki do biur, nie spotkały się z zainteresowaniem, choć wcześniej zgłaszano taką potrzebę. Pracownicy nie korzystali z nich. Przeprowadziłem sondę i dowiedziałem się, że przyczyną był tzw. efekt akwarium. Szklany boks wyrwany z biurowego kontekstu nie spełnił swojej roli. Tworząc budki, zaproponowałem więc dwa warianty, w tym jeden modułowy, pozwalający na rozbudowę konstrukcji w zależności od potrzeb”.
Pojedyncza budka Hana zapewnia więcej prywatności niż inne produkty na rynku. Zaprojektowana została, by tworzyć enklawę ciszy w gwarnym środowisku biura. Z kolei modułowa budka Hako pozwala swojemu użytkownikowi, aby sam zdecydował o jej ostatecznym kształcie. Najmniejszy model sprzyja pracy w ciszy, a wariant rozbudowany – spotkaniom w wąskim gronie. Łatwo je złożyć i przenieść w inne miejsce, co podkreśla elastyczność leżącą u podstaw projektu.
Kreatywność indywidualna
Przyjęło się uważać, że koniecznymi warunkami kreatywnego działania są burza mózgów, gwar i dynamika. Z przekonaniem tym postanowili zmierzyć się naukowcy z Institute of Personality Assesment and Research, działającego na Uniwersytecie Kalifornijskim w Berkeley. Wybrali grupę specjalistów z różnych dziedzin, wyróżniających się inicjatywą i twórczym podejściem, a następnie przeprowadzili szereg eksperymentów. Na ich podstawie wykazano, iż pełnemu zaangażowaniu i doskonaleniu projektów sprzyjają cisza i samotność. Wprowadzane podczas takiego procesu korekty i zmiany są bardziej trafne. Okazało się również, że zespoły złożone z dziewięciu pracowników przedstawiały słabsze pod względem skuteczności pomysły niż mniej liczne grupy. Psycholog pracy Adrian Furnham stwierdził nawet, że te dowody mogą podważyć skuteczność stosowanej w biznesie metody grupowej burzy mózgów.
Kluczem do sukcesu jest stworzenie pracownikom odpowiednich warunków. „Oferując ludziom pracę w biurze open space, powinieneś zapewnić im alternatywę w postaci prywatnej przestrzeni” – wyjaśnia Dymitr Malcew.
Różnorodność i współpraca
Rozwiązaniem nie jest popadanie w przesadę i całkowite zarzucenie pracowniczych interakcji. Należy się skupić na ulepszeniu warunków, w jakich ta współpraca ma się odbywać. Chodzi przede wszystkim o znalezienie równowagi pomiędzy oczekiwaniami ludzi o ekstrawertycznej i introwertycznej osobowości, ciszą i głośną debatą, odpoczynkiem i intensywnym działaniem.
Jedną z największych barier na drodze do wysokiej wydajności są nieintencjonalne wzajemne przeszkadzanie i wymuszone przerwy. Dzisiaj wiemy już także, że – wysławiana przez całą dekadę – umiejętność skupiania się na wielu zadaniach jednocześnie to mit. Ludzki mózg nie funkcjonuje w ten sposób. To, co potocznie nazywamy wielozadaniowością, jest w istocie szybkim przerzucaniem uwagi pomiędzy czynnościami, co obniża wydajność i zwiększa ryzyko błędów. Bycie wśród ludzi i we wspólnej przestrzeni może być jednak cenną inspiracją.
Oferując ludziom pracę w biurze open space, powinieneś zapewnić im alternatywę w postaci prywatnej przestrzeni.
W jednym i drugim przypadku pomocne okażą się produkty akustyczne, w szczególności systemy budek. Pojedyncze kabiny są przeznaczone do pracy jednoosobowej, a wariant Meeting – do zespołowej, pozbawionej niepożądanych zakłóceń z zewnątrz.
Ciszej, proszę
Duże, pozbawione ścian działowych przestrzenie biurowe nie służą ani pracownikom, ani firmom. Ponadto sytuacja ekonomiczna znacznie pogarsza warunki pracy. W Stanach Zjednoczonych w latach siedemdziesiątych ubiegłego wieku na jednego pracownika przypadało powyżej 45 mkw. biura, po pierwszym dziesięcioleciu XXI wieku już tylko 18 mkw.
Dziś truizmem jest stwierdzenie, że open space obniża ogólną wydajność i zdolność zapamiętywania. Menedżerowie wyższego szczebla coraz częściej pracują w otwartej przestrzeni, co sprawia, że ich podwładni odczuwają silne napięcie i mają wrażenie, że są ciągle kontrolowani. Taka sytuacja nie tylko nie stwarza warunków do budowania zgranego zespołu, ale także zakłóca codzienną wydajność.
Ludzie reprezentujący różne typy osobowości tworzą najbardziej efektywne zespoły. Potwierdzają to zarówno badania, jak i dane na temat rodzaju struktur przywódczych wielu przedsiębiorstw. Istotne jest także środowisko pracy zapewniające zarówno swobodne interakcje społeczne, jak i możliwość wycofania się do przestrzeni prywatnej, gdy tylko zajdzie taka potrzeba. Prócz typowych sal konferencyjnych ważne są kantyny, centra rekreacyjne, tereny zielone. Umożliwiają one spotkania w swobodnej, nieformalnej atmosferze, która bardzo często stanowi źródło inspiracji. Coraz więcej przedsiębiorstw rozumie wartość, jaką daje taka równowaga. Stąd wynika rosnąca popularność produktów akustycznych oraz podział biur na strefy, nawet jeśli dominuje w nich układ otwarty.
Przeczytaj pozostałe artykuły raportu »
Twoje nowe narzędzie
Biuro to nie tylko przestrzeń, w której pracujemy. Rozplanowanie budynku, zagospodarowanie powierzchni, ergonomia i estetyka są skutecznymi narzędziami do zarządzania organizacją.
Miejsce dla każdego
Pracownik powinien mieć elastyczne podejście do klienta i do wykonywania swoich zadań. W ogłoszeniach o pracę często pisze się też o elastycznych godzinach pracy.
Poznawać, rozumieć i udoskonalać
Wiele osób uważa, że gdy w ekspresie jest świeża kawa, drukarki zostały podłączone, a każdy pracownik ma przy czym i na czym usiąść, kończy się projekt nowego biura.
Pięć głównych błędów w oświetleniu miejsca pracy
Właściwe oświetlenie biura to jeden z kluczowych czynników decydujących o komforcie wykonywania codziennych obowiązków.
Człowiek w centrum
Przez dekady architekci i deweloperzy koncentrowali się na tworzeniu biurowców maksymalnie oszczędnych i z najbardziej efektywnie wykorzystaną przestrzenią.
Z myślą o pracowniku
Biuro to nie tylko przestrzeń do pracy, ale coraz częściej także narzędzie do rywalizacji o najbardziej poszukiwanych pracowników
