Czy odpowiedzią na zachodzące zmiany w środowisku pracy jest koncepcja Activity Based Working, w centrum której znajduje się pracownik i jego potrzeby? Czy polskie firmy gotowe są na taką rewolucję?
Już minęły czasy, kiedy pracę biurową utożsamiano z siedzeniem za biurkiem i skrupulatnym wykonywaniem powierzonych zadań. Dziś wymaga ona znacznie większej aktywności i wielozadaniowości.
W zmianie, która dokonała się w ciągu ostatnich lat, poważny udział miała rewolucja mobilna. Dzięki wszechobecnemu dostępowi do internetu realizacja powierzonych zadań okazała się możliwa w każdym miejscu i o dowolnej porze. Zmieniający się charakter pracy w naturalny więc sposób wpłynął na oczekiwania i potrzeby komunikowane przez pracowników. Niestety, w ślad za tymi szybko dokonującymi się zmianami nie nadążają współczesne biura, których aranżacja odbiega od aktualnych wzorców pracy – tego, co robimy, w jaki sposób i czego w związku z tym potrzebujemy, by efektywnie realizować zadania.
Odpowiedzią na wyzwania współczesnego środowiska pracy, a jednocześnie podpowiedzią dla tych firm, które nie doceniły jeszcze roli biura w kreowaniu własnego biznesu, może stać się koncepcja Activity‑Based Working. Zgodnie z jej założeniami biuro, oferując wiele rodzajów przestrzeni odpowiadających różnym potrzebom, stanowi narzędzie do efektywnego zarządzania zróżnicowanym zespołem, dzięki wykorzystaniu pełnego potencjału jego członków oraz możliwości komunikacji mobilnej.
PRZECZYTAJ TAKŻE: Jak dostosować biuro do zmieniających się oczekiwań rynku? »
Tak będziemy pracować w przyszłości
Nieustannie zmieniające się oczekiwania rynku oraz rozwój nowych technologii wymuszają zmiany w myśleniu o projektowaniu i aranżacji środowiska pracy.
Elastyczne podejście do zmiany
Aby przybliżyć ideę Activity‑Based Working, czyli elastycznego projektowania biura, trzech liderów rynku środowiska pracy – Hays, Kinnarps oraz Skanska – opublikowało obszerny raport „Nie bój się Activity‑Based Working” na temat polskich doświadczeń dotyczących wdrażania tej koncepcji. W publikacji, oprócz omówienia wyników wspólnego badania „Biuro a potrzeby organizacji” (przeprowadzonego na próbie blisko 100 firm zatrudniających łącznie ponad 50 tys. pracowników), przedstawiono szeroki kontekst zjawiska ABW uzupełniony komentarzami ekspertów. Celem projektu było dostarczenie narzędzi i wskazówek, w jaki sposób podejść do zmiany organizacji pracy we własnej firmie.
Jednym z ważniejszych wniosków płynących z badania jest konieczność dostosowania do szybko zmieniającej się rzeczywistości biznesowej. W najbliższym czasie to właśnie elastyczność zadecyduje o kształcie rynku pracy. Pracownicy chcą mieć możliwość wyboru zarówno czasu pracy, miejsca jak i narzędzi. Zwłaszcza najmłodsi, którzy są przyzwyczajeni do wielozadaniowości i różnorodności wykonywanych zadań. Zmiana sposobu myślenia o miejscu pracy sprawia, że pracodawcy stoją przed wyzwaniem pogodzenia oczekiwań różnych pokoleń w organizacji. Firmy, które chcą nie tylko pozyskać, ale i zatrzymać najlepszych pracowników, powinny rozpocząć wprowadzanie zmian ukierunkowanych na lepsze dopasowanie środowiska pracy do potrzeb swoich pracowników – mówi Paula Rejmer, dyrektor zarządzająca Expert Perm w Hays Poland.
Element strategii biznesowej
Ze względu na dynamikę zmian zachodzących w sposobach i środowisku pracy wyzwaniem stojącym przed wieloma organizacjami jest stworzenie biura, które będzie spełniało ich oczekiwania w dłuższej perspektywie. Biuro dostosowane do odmiennych wzorców pracy, stwarza odpowiednie warunki realizacji zadań, zwiększając efektywność pracowników, ich poczucie przynależności do zespołu oraz motywację i satysfakcję. ABW zakłada stworzenie przestrzeni pracy odpowiadającej poziomowi koncentracji, jakiego akurat wymagają realizowane zadania. Przewiduje zatem analizę czasu i sposobów pracy w danym przedsiębiorstwie i, stosownie do jej wyników, wykorzystanie w aranżacji biura takich typów przestrzeni, które będą wspierać dominujące wzorce. W celu określenia charakteru pracy wystarczy odpowiedzieć na kilka pytań: ile czasu w ciągu dnia poświęcamy na spotkania, rozmowy telefoniczne, pracę indywidualną wymagającą skupienia? Jak często do pracy potrzebujemy focus roomów, budek telefonicznych, stref kreatywnych, miejsc do spotkań ad hoc? Jak ważna jest dla nas przestrzeń do kreatywnego myślenia, pracy w skupieniu, regeneracji sił?
Zgodnie z koncepcją ABW przestrzeń, w której pracują ludzi ma pobudzać ich kreatywność i potencjał, dzięki czemu firma będzie mogła uzyskać przewagę nad konkurencją. Koncepcja ABW nie ogranicza się do aranżacji wnętrz, lecz stanowi element strategii osiągania celów biznesowych, zakładający gruntowną znajomość wzorców pracy w danej organizacji, które obejmują technologię, zarządzanie, kulturę organizacyjną opartą na zaufaniu oraz fizyczną przestrzeń – komentuje Beata Rejkowska, Sales Operation Director w Kinnarps Polska.
Przestrzeń dla wielu pokoleń
Mimo że pod wpływem Activity‑Based Working miejsca pracy stają się coraz bardziej wielofunkcyjne i elastyczne, badanie dowodzi, że do upowszechnienia tej koncepcji daleka jeszcze droga. Respondenci ocenili, że obecnie zaledwie 30% biur wspiera kreatywność i pracę zespołową – a więc cechy, których pracodawcy najczęściej poszukują u potencjalnych pracowników. Zarazem w podobnym odsetku biur sytuacja jest odwrotna – miejsce pracy nie wspiera pracowników we współpracy oraz realizacji ich potencjału. Najwięcej firm znajduje się natomiast w „połowie drogi”, co oznacza, że ich biuro zawiera pewne elementy, które wspierają pożądane postawy.
Nigdy wcześniej biuro nie pełniło tak ważnej roli w rozwoju biznesu. Dziś to, gdzie pracujemy, musi wspierać karierę profesjonalistów, być skutecznym narzędziem rekrutacyjnym, i tym samym wzmacniać strategiczne procesy biznesowe w firmie. Biuro ma być miejscem odpowiadającym na potrzeby pracowników różnych pokoleń. I na to właśnie doskonałą receptą jest koncepcja Activity Based Working, zgodnie z którą to pracownicy wskazują jak najczęściej pracują, a pracodawca dostarcza im powierzchnię w pełni dostosowaną do aktywności – komentuje Ewelina Kałużna, dyrektor ds. wynajmu i zarządzania wartością budynków w Skanska Property Poland.
Polska: elastyczne biuro, open space czy gabinety?
Chociaż obecnie wiele biur wciąż zorganizowanych jest zgodnie z koncepcjami wypracowanymi w minionych latach, to organizacje w coraz większym stopniu starają się kształtować przestrzeń biurową w taki sposób, aby nawiązywała ona do pożądanych przez firmę cech i kompetencji. Coraz ważniejsze stają się przestrzenie, w których ludzie mogą się spotykać i pracować nad projektami. Praca nie jest już definiowana jako miejsce, w którym przebywamy 40 godzin tygodniowo, lecz jako zespół wykonywanych czynności.
Jak pokazuje badanie w Polsce 72% firm pracuje w biurach typu open space, wzbogaconych o pewne udogodnienia, 21% korzysta z przestrzeni podzielonej na gabinety, a 7% deklaruje korzystanie z modelu Activity Based Working. Choć elastyczne biura jak na razie stanowią niewielki odsetek, to koncepcja biura uwzględniającego potrzeby pracowników wzbudza coraz większe zainteresowanie.
Elastyczne biuro będzie szybko ulegać przemianom wraz z nowymi technologiami i postępującą automatyzacją procesów. Uwolnieni od powtarzalnych zadań pracownicy w coraz większym stopniu będą zajmować się pracą twórczą, a ich nowe potrzeby będą wspierać coraz bardziej zindywidualizowane biura – uważa Karina Kreja, Dyrektor Działu Strategii Środowiska Pracy i Projektowania Architektonicznego w CBRE.
PRZECZYTAJ TAKŻE: Jak w ramach jednego projektu połączyć ludzi, procesy i przestrzeń? »
Trzy główne czynniki w projektowaniu biur
Kompleksowy projekt dobrze urządzonego biura powinien w optymalny sposób połączyć trzy elementy: ludzi, przestrzeń i procesy.
Obawy i wyzwania
Choć koncepcja ABW znajduje wielu zwolenników, spotyka się też z głosami krytyki. Przede wszystkim budzi obawy menedżerów związane z utratą kontroli nad pracownikami, którzy w tak przyjaznym środowisku mogą spędzać czas na rozrywce i prywatnych rozmowach zamiast na pracy. Choć atmosfera pewnego rozluźnienia może budzić wątpliwości, warto pamiętać, że pożądane zachowania powinna określać i normować kultura organizacyjna firmy. Ponadto trzeba wziąć też pod uwagę, że jeśli oczekujemy od pracowników kreatywności i innowacyjnych rozwiązań, nie możemy ograniczać ich przestrzeni pracy do samego biurka. Najlepsze, często niekonwencjonalne rozwiązania przychodzą do głowy podczas nieplanowanych spotkań, spontanicznie nawiązywanych konwersacji i wymiany opinii wśród współpracowników o różnym doświadczeniu oraz poglądach.
Krytycy zwracają uwagę także na hałas, trudny do ograniczenia szczególnie w otwartej przestrzeni. Tę kwestię rozwiązują jednak nie tylko nowoczesne systemy akustyczne, ale również sam projekt biura. Wyzwaniem może okazać się też odpowiednie, zadaniowe ocenianie pracowników. W większości firm obecność w miejscu pracy nadal pozostaje podstawową przesłanką do wystawienia pozytywnej oceny. Taka postawa wymaga jednak weryfikacji, szczególnie w sytuacji, gdy elastyczny czas pracy i możliwość wykonywania zadań zdalnie są dziś głównymi pozapłacowymi oczekiwaniami kandydatów.
Biuro jako element employer brandingu
Choć model elastycznego biura przynosi wymierne korzyści pracodawcom, faktem jest, że rozwiązanie to nie sprawdzi się w każdej firmie. Na niepowodzenie narażone jest szczególnie w tych organizacjach, gdzie zadania wszystkich pracowników oparte są na pracy indywidualnej lub gdy ma ona charakter powtarzalny. Badanie Hays, Kinnarps i Skanska wskazuje jednak, że aż 88% respondentów zainteresowanych jest zmianą przestrzeni biurowej w celu dostosowania jej do zmieniających się potrzeb pracowników, ale również wykorzystania jej jako narzędzia do budowania wizerunku atrakcyjnego pracodawcy. Biuro przestało być bowiem jedynie miejscem, w którym wykonuje się pracę, a stało się jednym z narzędzi wspomagających strategię firm i odpowiedzią na wyzwania współczesnego rynku pracy.
6 powodów, dla których nie należy bać się Activity Based Working:
Celem ABW nie jest zabranie pracownikom biurek, a zbadanie w jaki sposób wykonują oni codzienne czynności zawodowe i wybranie tych elementów koncepcji, które są im najbardziej potrzebne.
W biurach nie chodzi o zmieszczenie jak największej grupy pracowników na określonej powierzchni, ale o to, aby z określonej liczby metrów kwadratowych wydobyć potencjał pracowników oraz efektywnie wykorzystywać ich czas.
W biurze zaaranżowanym w modelu ABW mamy do czynienia z elastycznym modelem pracy, w którym pracownik w ciągu dnia wielokrotnie zmienia miejsce wykonywania czynności, stosownie do ich charakteru, własnych preferencji albo samopoczucia.
Wdrożenie koncepcji ABW nie wymaga wynajęcia większego biura. Zmiana rozplanowania i aranżacji przestrzeni sprawia, że dostępna powierzchnia jest po prostu lepiej zagospodarowana.
Biuro w koncepcji ABW nie jest droższe od biura w tradycyjnej aranżacji. Jego elastyczna i wielofunkcyjna przestrzeń w dłuższej perspektywie pozwala na oszczędności związane z rozwojem firmy.
Pełne wykorzystanie możliwości tak zaprojektowanej przestrzeni jest możliwe dzięki kulturze organizacyjnej opartej na zaufaniu ze strony kadry zarządzającej firmy.
Ten tekst jest częścią projektu Biuro: nowa definicja przestrzeni. Poznaj trendy i najlepsze praktyki związane z zarządzaniem miejscem pracy!
