Komunikacja wewnętrzna w organizacji jest uzależniona od tego, jakie role przejmie osoba za nią odpowiedzialna i jak bedzie między nimi manewrować. Kiedy powinna być pisarzem, animatorem czy też twórcą?
Magda stwierdziła w jednym ze swoich wpisów:
Jeżeli zmiany są źle przeprowadzone, nie pomoże im nawet najlepsza komunikacja wewnętrzna, która nie kreuje rzeczywistości w firmie, ale jest po to, żeby ją właściwie i rzetelnie opisać.
Postanowiłam odnieść się do drugiej części tego zdania.
Czy komunikacja wewnętrzna rzeczywiście tylko opisuje rzeczywistość i nie ma nic do powiedzenia? To zależy. Zależy od tego, jaka jest rola osób za nią odpowiedzialnych.
PRZECZYTAJ TAKŻE: Skutecznie zarządzaj komunikacją wewnetrzną »
Komunikacja wewnętrzna i jej miejsce w firmie
Powierzyć ją jakiemuś działowi czy stworzyć osobną komórkę?
Pisarz, animator, twórca
Załóżmy, że naszym celem jest uporządkowanie zasad spotkań w organizacji.
Pisarz informuje i przekazuje wiadomości. Zanotuje ustalone przez osoby decyzyjne zasady, czyli jednostronnie poda instrukcję spotkaniowego działania do przestrzegania przez pracowników, np. należy wyznaczyć osobę, która sporządzi notatkę i roześle ją do uczestników. Pisarz zadba o ładną formę, kreatywny przekaz i błyszczący papier oraz o pojawienie się zasad w widocznych miejscach w biurze, np. w salach konferencyjnych.
Animator może nie nadaje tonu, ale modyfikuje komunikaty tak, żeby aktywizować odbiorcę. Nie zmienia przekazów, ale dba o to, aby furtka do reagowania i wypowiadania się była otwarta. Zaplanuje konkurs lub akcję specjalną, poprosi pracowników o komentarz lub o ich sprawdzone pomysły na usprawnienie spotkania. Nie zmienia rzeczywistości, a jednak aktywizuje, dbając o żywą narrację. Tworzy szum wokół informacji z możliwością wyrażenia opinii w danym temacie.
Twórca przekona osoby decyzyjne, aby zasady zostały wypracowane przez pracowników, były przez nich zaakceptowane i wprowadzane w życie. Zaproponuje ramy, w których będą mogli działać i nagrodzi za zaangażowanie w tworzenie wspólnych reguł. Sam zadba o moderowanie tych ram, na przykład poda najlepsze przykłady spotkaniowych zasad z innych firm czy podsyci temat, przesyłając inspiracje (książkowe, cytatowe czy wideo) na temat organizacji spotkań. Zaprosi do dyskusji tak zwanych spotkaniowych stałych bywalców – menedżerów, którzy dużą część czasu spędzają na spotkaniach – i otworzy drogę komentarzom i dzieleniu się przemyśleniami.
Twórca zbierze też wypracowane przez ludzi pomysły, uruchomi w sobie pisarza i zadba o komentarz i akceptację osób decyzyjnych, wiedząc, jaka jest oczekiwana reakcja organizacji na nowe normy i na jakim poziomie powinien działać.
Przywództwo komunikacyjne w firmie kształtuje się latami
Poziomy działania
Schemat: informuj – zachęcaj do działania – angażuj to praktyczny model do przemyśleń. Jak można się domyślać, pisarz informuje, animator aktywuje, a twórca prawdziwie angażuje.
Osoba formalnie odpowiedzialna za komunikację w firmie manewruje między tymi poziomami, określając, na ile może sobie pozwolić na kształtowanie rzeczywistości w zgodzie z potrzebami biznesowymi. Rola komunikującego zależy od wielu czynników, na przykład od umocowania decyzyjnego w firmie, roli w strukturze i ogólnego podejścia zarządu do komunikacji.
Jeśli firma jest w trakcie dużej zmiany kulturowej, proponuję skupić się na roli pisarza. Przy stabilnej sytuacji biznesowej możemy odważyć się na bardziej śmiałe akcje zachęcające do działania m.in. wolontariat, grupy zainteresowań czy bardziej zaawansowane mechanizmy współtworzenia komunikacyjnej rzeczywistości.
Trzeba też rozważyć, czy nasi pracownicy są gotowi do współkreowania. Jeśli przez lata żyli w opisywanej przez pisarzy korporacyjnej rzeczywistości, to hasło no, to teraz piłeczka po waszej stronie – macie zielone światło do tworzenia może nie wystarczyć. Przywództwo komunikacyjne w firmie kształtuje się latami.
CCO – czyli co?
Żeby przeobrazić się z pisarza w twórcę, warto poznać zasadę CCO (CCO Principle – Communication Constitutes Organization), nazwaną tak przez François Cooren w 2010 roku. Zakłada ona, że komunikacja składa się z szeregu interakcji, np. rozmów, spotkań, zdarzeń…
Skoro mamy wpływ na tworzenie tych mikrozdarzeń – współtworzymy większe interakcje, które potem wpływają na nas. Koncepcja ta zakłada aktywną rolę pracownika i wskazuje jego odpowiedzialność za indywidualne przekazy dotyczące firmy.
Komunikacyjna odpowiedzialność z urzędu
Wracamy do zdania: komunikacja wewnętrzna, która nie kreuje rzeczywistości w firmie. Komunikacja wewnętrzna jako abstrakcyjny system sama w sobie może niewiele, za to ile do powiedzenia ma osoba formalnie za nią odpowiedzialna w firmie! To ona formalnie, z racji urzędu, koordynuje mechanizmy, dobiera narzędzia i określa ramy, w których poruszają się pracownicy. I projekt po projekcie przekonuje osoby decyzyjne, że warto tworzyć i modelować działania komunikacyjne w firmie. Jak myślicie – warto?
PRZECZYTAJ TAKŻE: Pobudź zespół do innowacji »
Społecznościowa komunikacja wewnętrzna
Firmy wciąż nie mają dobrego pomysłu, jak za pośrednictwem wewnętrznych mediów społecznościowych wykorzystać kreatywność pracowników.
